In questo articolo su come essere efficaci al lavoro, condivido con voi consigli che vi aiuteranno a ottenere almeno due risultati.
In primo luogo, diventerete più produttivi. In secondo luogo, migliorerete il vostro benessere sul lavoro.
Se volete sapere come ottenere questi due risultati, vi invito a scoprire subito i miei consigli.
7 consigli su come essere efficaci al lavoro
1 – Pianificate la giornata in modo pessimistico
Invece di pianificare la giornata in modo ottimistico, pensando che tutto andrà bene e che riuscirete a portare a termine tutti i compiti della vostra lista di cose da fare, vi suggerisco di pianificare la giornata in modo più pessimistico. In altre parole, pianificate un numero ridotto di compiti importanti.
I vantaggi sono molti, ma il più importante è che avrete maggiori probabilità di portare a termine i vostri impegni.
Questo non farà che aumentare la vostra motivazione a svolgere altri compiti e vi aiuterà a essere ancora più efficienti durante la vostra giornata lavorativa.
Se invece organizzate il vostro lavoro programmando troppe attività, è più probabile che non riusciate a portarle a termine tutte e questo diventerà una fonte permanente di demotivazione.
Come sapete, non è raro imbattersi in circostanze impreviste al lavoro ed essere costretti a riprogrammare la vostra giornata lavorativa.
Pianificando in modo meno ottimistico, sarete in grado di rimanere efficienti durante la giornata.
Per approfondire il tema della pianificazione, vi invito a leggere il mio articolo su come organizzare la giornata.
Adesso passiamo al prossimo consiglio: fare prima ciò che è importante.
2 – Fate prima ciò che è importante
Probabilmente conoscete già strumenti di gestione del tempo come la matrice di Eisenhower, che sottolinea l’importanza di fare prima ciò che è importante.
Questa è una buona idea se avete un cronotipo mattutino, ma non lo è se avete un cronotipo diverso.
Per poter fare ciò che è importante al lavoro, è necessario pianificare queste attività in momenti specifici della giornata.
L’ideale è cercare di svolgere questi compiti quando i colleghi non vi disturbano. Ad esempio, potete iniziare la giornata lavorativa mezz’ora prima se vi sentite più in forma la mattina. Se invece avete un cronotipo serale, potete restare 30 minuti in più la sera. Se non conoscete il vostro cronotipo, vi consiglio di fare questo test per scoprirlo.
Le emergenze degli altri possono impedirvi di fare ciò che è importante. Se vi succede spesso, potreste aver bisogno di un coach per la gestione del tempo, che vi aiuti a sviluppare una strategia su misura per migliorare la vostra efficienza e diventare più assertivi sul lavoro.
La procrastinazione è un altro ostacolo allo svolgimento di queste attività essenziali. Può essere dovuta alla difficoltà dell’attività, alla stanchezza, alla difficoltà nel gestire efficacemente le vostre emozioni, ecc. Se vi capita spesso di incorrere in questo problema, vi invito a leggere il mio articolo approfondito su come smettere di procrastinare.
Potrete fare un elenco dei motivi che vi impediscono di portare a termine queste attività importanti e trovare le soluzioni che vi aiuteranno a progredire.
Passiamo subito al prossimo consiglio: pianificare le attività per il giorno successivo la sera.
3 – Pianificate le attività per il giorno successivo la sera
Pianificare i vostri impegni per il giorno successivo la sera presenta una serie di vantaggi. Innanzitutto, vi fa risparmiare tempo al lavoro perché sapete già cosa fare quando iniziate a lavorare.
Inoltre, il vostro cervello non ha bisogno di utilizzare le risorse mentali per ricordare ciò che dovete fare, quindi potete ridurre il vostro carico di lavoro mentale.
Inoltre, vi sentite più rilassati e tranquilli, quindi meno stressati.
In secondo luogo, avrete più risorse mentali per affrontare altre situazioni sul lavoro e, di conseguenza, diventerete più efficienti, porterete a termine più compiti e vi sentirete più motivati ogni giorno.
La combinazione di tutti questi vantaggi vi permetterà di lavorare meglio, di migliorare la vostra soddisfazione quotidiana e di raggiungere più facilmente i vostri obiettivi lavorativi.
Provate a pianificare la vostra giornata la sera per una settimana e vi renderete conto di tutti i vantaggi di questa scelta.
Passiamo ora al prossimo consiglio: bloccare delle fasce orarie.
4 – Bloccate delle fasce orarie
Bloccare delle fasce orarie solo per voi è essenziale per migliorare la vostra produttività.
Si tratta di stabilire dei momenti di durata variabile in base alle vostre esigenze, in modo da potervi organizzare al meglio sul lavoro.
Ad esempio, potete utilizzare questi momenti per riflettere e trovare soluzioni adeguate ai problemi che non riuscite a risolvere.
In questo modo, troverete soluzioni a problemi importanti e questo vi permetterà di progredire nella vostra carriera se siete dipendenti o di sviluppare la vostra impresa nel caso siate imprenditori.
In quest’ultimo caso, potete anche avvalervi del supporto di un business coach per sviluppare la vostra impresa più rapidamente.
Potete anche utilizzare questi momenti per diventare consapevoli di come vi sentite fisicamente ed emotivamente. In questo modo potrete usare le vostre emozioni a vostro vantaggio ed evitare conflitti sul lavoro. Questo è particolarmente importante se gestite un team.
Bloccare delle fasce orarie è molto utile anche quando dovete dedicarvi a un compito urgente o importante e avete bisogno di rimanere concentrati per portare a termine il lavoro.
Come vedete, ritagliarvi del tempo è essenziale per migliorare la vostra produttività e tutelare il vostro benessere sul lavoro.
Passiamo ora al prossimo consiglio: collaborare efficacemente con gli altri.
5 – Collaborate efficacemente con gli altri
Collaborare efficacemente con gli altri è essenziale per migliorare la vostra efficacia sul lavoro. Per farlo, è necessario essere in grado di comprendere le loro esigenze. Un modo per farlo è ascoltarli attivamente.
La pratica dell’ascolto attivo consente di ascoltare per capire, anziché di ascoltare per esprimere il vostro punto di vista.
Se imparate a usare l’ascolto attivo, sarete in grado di capire le esigenze di chi vi circonda e questo vi permetterà di creare con loro relazioni di qualità.
Se siete manager, imparare a comunicare efficacemente con i membri del vostro team è essenziale per rinforzare la squadra e raggiungere gli obiettivi fissati dai dirigenti dell’azienda.
Se siete degli imprenditori, dovete capire le esigenze dei vostri clienti se volete sviluppare la vostra attività.
Lavorare efficacemente con gli altri significa anche delegare alcuni dei vostri compiti a colleghi o ad altre persone che possono fare il lavoro bene quanto voi.
Se avete difficoltà a delegare, vi consiglio di leggere il mio articolo su come imparare a delegare.
Ma collaborare efficacemente con gli altri richiede anche di condividere efficacemente le informazioni con le persone con cui si lavora. Per farlo, è necessario avere sufficiente fiducia in se stessi e autostima.
Passiamo ora al prossimo consiglio: disattivare le notifiche.
6 – Disattivate le notifiche
Disattivare le notifiche sul computer e sullo smartphone è essenziale per svolgere in modo efficiente le attività più impegnative.
Se non lo fate, sarete esposti a molteplici interruzioni che vi faranno perdere tempo e quindi ridurranno la vostra produttività.
Bloccare tutte le distrazioni è importante anche quando si lavora con gli altri, perché concentrandovi totalmente su di loro dimostrate che sono importanti. In questo modo, manterrete ottime relazioni lavorative.
Se avete problemi con lo smartphone, vi invito a leggere il mio articolo in cui parlo della dipendenza da smartphone.
Tutte queste distrazioni possono farvi perdere tempo sui social network e rendervi ancora più stressati.
Tutte queste notifiche, unite ad abitudini improduttive, possono avere un impatto sulla qualità del vostro sonno e di conseguenza sulla vostra concentrazione e sulla vostra salute. Una conseguenza è che alcune persone soffrono di procrastinazione del sonno.
Vi invito a sviluppare l’abitudine di disattivare tutte le notifiche dei vostri dispositivi elettronici.
Per aiutarvi a sviluppare una nuova abitudine, vi suggerisco di leggere il mio articolo su come cambiare le vostre abitudini.
Passiamo ora al prossimo consiglio: pianificare del tempo per rispondere alle esigenze degli altri.
7 – Pianificate del tempo per gli altri
Programmare del tempo per le esigenze degli altri è fondamentale, perché ascoltando i loro bisogni, aumenterete il loro benessere e la loro efficacia.
Questo è particolarmente importante se gestite un team e tendete a concentrarvi troppo sui vostri compiti senza essere consapevoli delle dinamiche di gruppo che avvengono intorno a voi.
Non limitatevi a programmare riunioni di gruppo. Organizzate anche colloqui individuali con ciascuno dei vostri colleghi, per consentire loro di esprimere le loro emozioni.
Dato che è molto probabile che vi dimentichiate di organizzare questi incontri individuali a causa di tutti gli altri impegni, vi invito a pianificare questi appuntamenti individuali nella vostra agenda.
Ricordate che tutto ciò che pianificate ha maggiori probabilità di essere realizzato.
Conclusione su come essere efficaci al lavoro
In questo articolo ho condiviso con voi alcuni consigli su come migliorare il vostro benessere, la vostra produttività e quella degli altri.
Se siete interessati al tema della produttività, vi invito a scoprire tutti i miei articoli sulla produttività.
Per avvalervi delle competenze di un coach per la gestione del tempo, scriveteci utilizzando il nostro modulo di contatto o chiamateci telefonicamente o su WhatsApp al numero +33 6 69 46 03 79.
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Questo articolo è disponibile anche in altre lingue
English: How to be efficient at work: 7 strategies that make a difference
Français : Comment être efficace au travail : 7 stratégies qui font la différence