Vi siete mai chiesti come organizzare la vostra scrivania per aumentare l’efficienza e il benessere?
Organizzare la scrivania può sembrare un compito arduo, soprattutto quando il disordine si è accumulato nel tempo.
Tuttavia, è possibile trasformare questo spazio in un luogo di lavoro piacevole e funzionale seguendo alcuni semplici passaggi.
In questo articolo, vi propongo una guida passo dopo passo per organizzare la vostra scrivania con consigli basati su riferimenti scientifici.
Secondo uno studio dell’Università di Princeton, un ambiente disordinato può ostacolare la concentrazione e la produttività (McMains e Kastner, 2011).
Pertanto, una scrivania ben organizzata può aiutarvi a essere più efficienti nel vostro lavoro.
7 passaggi per organizzare la scrivania
Passo 1: Fate ordine ed eliminate il superfluo
Per prima cosa, è essenziale prendersi il tempo per fare ordine tra gli oggetti che ingombrano la vostra scrivania.
Gettate o riciclate i fogli inutili, le penne che non scrivono più e gli altri materiali di cancelleria di cui non avete più bisogno.
Conservate solo ciò che è essenziale per il vostro lavoro e sistemate
gli oggetti personali in un cassetto o uno spazio dedicato.
Fare ordine è un passo importante per ridurre lo stress legato al disordine e facilitare il ritrovamento degli oggetti e documenti di cui avete bisogno (Vohs e al., 2013).
Passo 2: Organizzate documenti e cartelle
Una volta fatto ordine, è il momento di occuparsi dell’organizzazione di documenti e cartelle.
Se lavorate con documenti cartacei, utilizzate raccoglitori e separatori per organizzarli per categoria o progetto.
Per i documenti digitali, create cartelle sul vostro computer e archiviate i file in modo logico.
Secondo uno studio dell’Università della California, passiamo in media 11 ore alla settimana a cercare informazioni (Whittaker, 2011).
Un’organizzazione efficace dei documenti può quindi farvi risparmiare tempo prezioso.
Passo 3: Adottate un sistema di archiviazione funzionale
Per evitare che il disordine ritorni, è importante adottare un sistema di archiviazione funzionale.
Investite in soluzioni di archiviazione adatte alle vostre esigenze, come portariviste, scatole di conservazione o cassetti.
Ogni oggetto deve avere il suo posto, facilitando così il mantenimento dell’ordine sulla vostra scrivania.
Uno studio dell’Università dell’Arizona ha dimostrato che l’utilizzo di sistemi di archiviazione efficaci può ridurre le distrazioni e migliorare la concentrazione (Nejati e al., 2017).
Passo 4: Ottimizzate lo spazio di lavoro
Ora che la vostra scrivania è libera dal superfluo, è il momento di ottimizzare lo spazio di lavoro per renderlo il più ergonomico possibile.
Posizionate il vostro schermo del computer a una distanza confortevole e all’altezza giusta per evitare tensioni agli occhi e al collo.
Regolate anche l’altezza della vostra sedia affinché i piedi tocchino piatti a terra e i gomiti siano ad angolo retto quando digitate sulla tastiera.
Uno studio dell’Università Cornell ha mostrato che l’adozione di una postura ergonomica al lavoro può ridurre il rischio di disturbi muscolo-scheletrici e aumentare la produttività (Hedge e Ray 2004).
Considerate quindi di investire in mobili ergonomici per migliorare il vostro comfort e la vostra efficienza sul lavoro.
Passo 5: Personalizzate il vostro spazio di lavoro
Organizzare la propria scrivania non significa che debba essere impersonale. Al contrario, è importante personalizzare il vostro spazio di lavoro affinché rispecchi la vostra identità e vi motivi.
Aggiungete alcuni tocchi personali, come foto dei vostri cari, piante verdi o oggetti che vi ispirano.
Ricerche condotte dall’Università di Exeter hanno dimostrato che personalizzare il proprio spazio di lavoro può aumentare la soddisfazione lavorativa e la produttività (Knight e Haslam, 2010).
Quindi, non esitate a decorare la vostra scrivania secondo i vostri gusti e le vostre esigenze.
Passo 6: Mantenete l’ordine quotidianamente
Una volta organizzata la vostra scrivania, l’obiettivo è di mantenere questo ordine ogni giorno.
Dedicate qualche minuto alla fine di ogni giornata lavorativa per riordinare documenti e oggetti utilizzati.
Ciò vi consentirà di iniziare ogni giornata in uno spazio di lavoro pulito e organizzato, favorendo concentrazione e produttività.
Uno studio pubblicato sul Journal of Applied Psychology ha rivelato che la pulizia e l’ordine della scrivania hanno un impatto positivo sulla soddisfazione lavorativa e sulla percezione dell’organizzazione (Becker e al., 1983).
Passo 7: Valutate e aggiustate regolarmente
Infine, è fondamentale valutare regolarmente l’efficacia della vostra organizzazione e apportare gli aggiustamenti necessari.
Ogni tanto, prendetevi il tempo per riflettere su ciò che funziona bene e su cosa potrebbe essere migliorato.
Forse un nuovo progetto richiede la creazione di una nuova cartella, o avete bisogno di più spazio per i vostri materiali.
Una ricerca condotta dall’Università dell’Oregon suggerisce che la valutazione e l’aggiustamento periodici dell’organizzazione della scrivania possono favorire una migliore adattabilità ai cambiamenti e una maggiore flessibilità nel lavoro (Sundstrom e al., 1982).
Guida pratica agli oggetti per organizzare la tua scrivania
Ecco una guida pratica per aiutarti a organizzare meglio la tua scrivania investendo in oggetti utili e funzionali:
Organizzatore da scrivania: scegliete un supporto multifunzionale per riporre le vostre forniture da ufficio come penne, matite, forbici e graffette.
Raccoglitori: utilizzate i raccoglitori per archiviare e organizzare i vostri documenti importanti.
Vassoio per lettere: con un vassoio per lettere potete ordinare e organizzare i documenti in entrata e in uscita.
Scatole portaoggetti: conservate i piccoli oggetti e le forniture per ufficio in scatole portaoggetti.
Portariviste: archiviate e organizzate riviste, opuscoli e cataloghi con i portariviste.
Supporto per computer portatile o monitor: sollevate il vostro monitor a un livello ergonomico e create uno spazio di archiviazione aggiuntivo con un supporto adatto.
Poggiapiedi: migliorate la postura e il comfort installando un poggiapiedi sotto la scrivania.
Lampada da scrivania: per garantire un’illuminazione ottimale per le vostre attività, utilizzate una lampada da scrivania adatta.
Lavagna bianca o sughero: scrivete le vostre idee, i vostri promemoria e i vostri obiettivi, oppure visualizzate gli elementi visivi importanti su una lavagna bianca o sughero.
Gestore di cavi: organizzate e nascondete i vostri cavi e fili con un sistema di gestione dei cavi.
Tappetino per mouse con supporto per i polsi: per rendere più confortevole l’uso del mouse, scegliete un tappetino con supporto per i polsi.
Piante da interno: aggiungete un tocco di colore e migliorate la qualità dell’aria nel vostro spazio di lavoro con delle piante da interno.
Orologio da parete o da scrivania: tenete d’occhio l’ora e gestite il vostro tempo in modo efficiente con un orologio da parete o da scrivania.
Scaffali a muro o modulari: ottimizzate lo spazio di archiviazione verticale e tenete gli oggetti a portata di mano installando scaffali a muro o modulari.
Sedia ergonomica: investite in una sedia ergonomica per migliorare la vostra postura e ridurre la tensione e il dolore associati alla posizione seduta.
Quali sono le migliori applicazioni per la gestione del tempo?
Le applicazioni per gestire il tempo sono numerose poiché ogni applicazione soddisfa esigenze diverse ed è per questo che ho redatto un articolo completo su questo argomento. Scopri ora le migliori applicazioni per gestire il tempo.
Conclusione su come organizzare la propria scrivania
Seguendo questi consigli e investendo in questi oggetti, puoi creare un ambiente di lavoro più organizzato, confortevole e funzionale, il che può migliorare la tua produttività e il tuo benessere generale.
Un estratto della mia partecipazione a Radio Notre Dame
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