Metodo organizzativo: la guida completa per una maggiore efficienza e benessere

Creare il tuo metodo organizzativo personalizzato è essenziale per il tuo benessere e il successo professionale.

In questo articolo, ti propongo 7 passaggi essenziali che ti aiuteranno a gettare le basi per la costruzione del tuo sistema di organizzazione personale.

Se desideri riprendere il controllo del tuo tempo, ti invito a scoprire ora i miei consigli.

7 passaggi per creare il tuo metodo di organizzazione su misura

1 – Identifica il tuo attuale sistema organizzativo

La gestione del tempo è un’arte che richiede una comprensione chiara della tua attuale routine quotidiana.

Identificare il tuo attuale sistema di organizzazione è un passo cruciale per determinare le aree di miglioramento.

Il tuo compito è annotare come si svolge la tua giornata lavorativa abituale, rimanendo obiettivo, cioè descrivendo:

• le attività svolte
• il tempo necessario per completare ciascuna attività
• il tempo trascorso tra la scelta di un’attività e l’inizio della sua esecuzione
• le difficoltà incontrate nell’esecuzione delle attività

Per iniziare a migliorare il tuo attuale sistema di organizzazione, puoi testare metodi di organizzazione conosciuti per verificare se ti aiutano a diventare più produttivo.

Sia che si tratti di un semplice calendario o di un sistema più sofisticato che incorpora metodi di organizzazione personali come il metodo GTD o il metodo ZTD, la valutazione del tuo sistema attuale è fondamentale.

Usa questa valutazione per individuare i punti deboli e sviluppare una strategia di miglioramento.

Il metodo GTD

Il metodo GTD, o “Getting Things Done”, è un metodo di organizzazione personale sviluppato da David Allen. Lo scopo di GTD è liberare la mente dell’individuo dal carico mentale associato alla gestione delle attività, spostando questo carico su un sistema esterno, affidabile e facile da mantenere. Ecco i principi fondamentali di questo metodo:

1. Cattura: Raccogli tutte le cose che richiedono la tua attenzione. Questo include compiti, idee, progetti e impegni. L’obiettivo è liberare la mente dal dover ricordare questi elementi.
2. Chiarificazione: Elabora ciò che hai catturato. Determina quali azioni devono essere intraprese per ciascun elemento. Se non è necessaria alcuna azione, scartalo, archivialo o mettilo in una lista “un giorno/forse”.
3. Organizzazione: Categorizza e organizza le azioni nelle liste appropriate. Puoi avere liste per diverse situazioni, come “a casa”, “in ufficio”, “chiamate da fare”, “email da inviare”, ecc.
4. Riesame: Rivedi regolarmente le tue liste per assicurarti che siano aggiornate e rispecchino le tue attuali priorità. David Allen consiglia una revisione settimanale per mantenere il sistema.
5. Azione: Scegli un’azione in base al contesto, al tempo disponibile, all’energia disponibile e alla priorità, quindi eseguila.

Applicare il metodo Getting Things Done (GTD) alla gestione del tempo può essere un ottimo modo per migliorare la tua produttività. Tuttavia, ecco alcuni errori comuni da evitare durante l’applicazione di questo metodo:

1. Ignorare la fase di chiarificazione: Nel metodo GTD, dopo aver raccolto tutto ciò che richiede la tua attenzione, è cruciale chiarificare questi elementi. Se ignori questa fase, rischi di ritrovarti con un elenco di compiti confuso e poco chiaro, il che può portare alla procrastinazione.
2. Non rispettare la regola dei due minuti: Una delle regole chiave di GTD è che se un compito richiede meno di due minuti per essere completato, fallo subito. Ignorare questa regola può portare all’accumulo di piccoli compiti che avrebbero potuto essere eliminati rapidamente.
3. Negligere la revisione regolare: Il metodo GTD raccomanda vivamente di rivedere regolarmente le tue liste di compiti e progetti. Se salti questa fase, rischi di perdere di vista i tuoi obiettivi e di sentirti sopraffatto.
4. Cercare di fare tutto contemporaneamente: Una delle trappole comuni di GTD è cercare di fare tutto contemporaneamente. È importante ricordare che l’obiettivo di GTD è aiutarti a scegliere cosa fare in un determinato momento, non a fare tutto in una volta.
5. Negligere l’istituzione di un sistema affidabile: Un sistema GTD si basa sulla fiducia che hai in esso. Se non istituisci un sistema di organizzazione affidabile per gestire i tuoi compiti, rischi di sentirti stressato e sopraffatto.

Evitando questi errori, puoi utilizzare il metodo GTD in modo più efficace per migliorare la tua gestione del tempo e la produttività.

Per approfondire ulteriormente l’argomento della procrastinazione, ti invito a leggere i seguenti due articoli: 10 consigli fuori dal comune per smettere di procrastinare e 11 consigli per combattere la procrastinazione sul lavoro e a casa.

Il Metodo ZTD

Il Metodo ZTD, o “Zen To Done”, è un metodo di organizzazione personale sviluppato da Leo Babauta. È concepito come una risposta semplificata e più realistica al metodo GTD, incentrato sull’abitudine e la consapevolezza. Ecco i principi principali di questo metodo:

1. Raccolta: Come nel metodo GTD, il primo principio di ZTD è raccogliere tutto ciò che richiede la tua attenzione in un sistema di gestione delle attività.
2. Elaborazione: Prendi una decisione immediata su ogni attività raccolta: fallo ora, delega, rimanda, elimina o archivia.
3. Pianificazione: Stabilisci le tre attività più importanti (MPI) da completare ogni giorno. Inizia con queste attività prima di passare alle altre.
4. Azione: Concentrati su un’attività alla volta senza distrazioni. Il metodo ZTD incoraggia la pratica della mindfulness e della concentrazione durante il lavoro.
5. Organizzazione: Crea un luogo per ogni cosa e mantieni un ambiente di lavoro pulito e organizzato.
6. Revisioni regolari: Come il GTD, ZTD raccomanda revisioni regolari. Rivaluta i tuoi sistemi e i tuoi obiettivi per assicurarti che siano sempre allineati.
7. Semplicità: Tieni un numero limitato di progetti in corso alla volta per evitare la dispersione.
8. Instaurazione di abitudini: ZTD mette l’accento sull’instaurazione di abitudini sostenibili. Ogni mese, cerca di adottare una nuova abitudine.
9. Organizzazione: ZTD sottolinea l’importanza di definire un sistema di organizzazione che ti sia congeniale e di mantenerlo in ordine.
10. Impegno: Prendi impegni chiari e portali a termine.

Il Metodo ZTD è più personale e flessibile rispetto al GTD e può essere più adatto a coloro che cercano un approccio più minimalista e consapevole alla gestione del tempo.

Applicare il Metodo Zen To Done (ZTD) alla gestione del tempo può essere un ottimo modo per aumentare la tua produttività, ma ci sono alcuni errori comuni che devi evitare per utilizzare questo metodo in modo efficace:

1. Cercare di fare tutto contemporaneamente: Uno dei principi fondamentali del Metodo ZTD è adottare una nuova abitudine alla volta. Tentare di adottare tutte le abitudini contemporaneamente rischia di sovraccaricarti e di fallire nell’implementazione del metodo.
2. Negligere la pianificazione: Il Metodo ZTD sottolinea l’importanza di pianificare le tue attività e i tuoi obiettivi a lungo termine. Se ignori questo passaggio, potresti perdere di vista i tuoi obiettivi e diventare meno produttivo.
3. Dimenticare di fare il bilancio: Un altro principio chiave del Metodo ZTD è la revisione regolare dei tuoi obiettivi e dei tuoi progressi. Se trascuri questo passaggio, potresti non apportare le modifiche necessarie e non raggiungere i tuoi obiettivi.
4. Sottostimare l’importanza della concentrazione: Il principio di fare una cosa alla volta è al centro del Metodo ZTD. Se cedi alla tentazione della multitasking, rischi di ridurre la tua efficienza e la tua produttività.
5. Non rispettare i tuoi impegni: Il Metodo ZTD sottolinea l’importanza di impegnarsi a completare un’attività. Se non rispetti i tuoi impegni, potresti perdere fiducia nelle tue capacità di gestire il tempo e raggiungere i tuoi ob iettivi.

Evitando questi errori, puoi utilizzare il Metodo ZTD in modo più efficace per migliorare la tua gestione del tempo e la tua produttività.

Per approfondire ulteriormente l’argomento dell’organizzazione, ti invito a leggere il mio articolo su come essere più organizzati.

Consiglio pratico

Tieni un diario delle tue attività per una settimana per identificare dove trascorri più tempo e cosa potrebbe essere migliorato. Successivamente, identifica l’azione più facile da mettere in atto per iniziare a diventare più efficiente.

Poi, pianifica ed esegui quest’azione. Infine, passa all’azione successiva più semplice da eseguire e continua così fino a perfezionare tutto ciò che puoi.

2 – Definisci i tuoi obiettivi più importanti dell’anno

La pianificazione e la prioritizzazione sono competenze essenziali nella gestione del tempo e nell’organizzazione del lavoro.

Una volta che hai una visione generale del tuo sistema attuale, definisci i tuoi obiettivi più importanti per l’anno a venire. Questi obiettivi, che siano professionali o personali, devono guidare tutte le tue azioni e decisioni.

Ma ciò richiede che inizialmente tu abbia definito:

• le tue valori più importanti e il loro ordine di priorità
• i tuoi obiettivi a lungo termine più importanti
• le tue qualità innate e tutte le tue risorse

Creare un sistema di organizzazione su misura richiede una attenta considerazione di diversi fattori chiave. I tuoi valori più importanti e il loro ordine di priorità devono essere la base del tuo sistema di organizzazione, poiché guideranno le tue azioni e decisioni. Se non conosci i tuoi valori, ti invito a leggere il mio articolo su come conoscere i tuoi valori.

Inoltre, i tuoi obiettivi a lungo termine più importanti devono essere integrati nel tuo sistema. Questi obiettivi ti forniscono una chiara direzione e ti aiutano a rimanere concentrato e motivato. Inoltre, le tue qualità innate svolgono un ruolo cruciale nella determinazione del tuo approccio all’organizzazione. Ad esempio, se sei naturalmente una persona mattiniera, avrebbe senso pianificare le tue attività più impegnative al mattino.

Infine, tutte le tue risorse – compreso il tempo, il denaro, le competenze e l’aiuto degli altri – devono essere prese in considerazione. Devi organizzare le tue risorse in modo da ottimizzare la tua efficienza e produttività. Considerando tutti questi elementi, puoi creare un sistema di organizzazione perfettamente adatto alle tue esigenze e al tuo stile di vita.

Per aumentare le tue possibilità di raggiungere i tuoi obiettivi più importanti dell’anno, puoi fare affidamento sulla legge di Pareto.

Il principio di Pareto

Il principio di Pareto, anche conosciuto come la regola dell’80/20, è una teoria proposta dall’economista italiano Vilfredo Pareto. Secondo questo principio, circa l’80% degli effetti proviene dal 20% delle cause. Ecco i principi fondamentali di questa teoria:

1. Distribuzione disuguale: Pareto ha osservato che la distribuzione della ricchezza nella società è disuguale, con l’80% della ricchezza detenuta dal 20% della popolazione. Questo concetto si è esteso a molte altre aree, in cui una piccola proporzione di cause produce la maggior parte degli effetti.
2. Prioritizzazione: Nel campo della gestione del tempo e dell’organizzazione, il principio di Pareto suggerisce che dovremmo concentrarci sul 20% delle attività che producono l’80% dei risultati. Ciò consente di ottimizzare la nostra efficienza e produttività.
3. Analisi: Il principio di Pareto può essere utilizzato per analizzare i dati e identificare le cause principali o le aree ad alto impatto. Ciò può aiutare a prendere decisioni più informate ed allocare efficacemente le risorse.

È importante notare che le proporzioni esatte dell’80/20 possono variare; l’idea chiave è che la maggior parte dei risultati proviene da una minoranza di cause. Consapevoli di questo principio, possiamo concentrarci sulle attività più importanti e migliorare la nostra efficienza.

Applicare la legge di Pareto alla gestione del tempo può essere molto efficace, ma ci sono anche errori comuni da evitare:

1. Ignorare il restante 80%: Anche se il 20% delle azioni può produrre l’80% dei risultati, non bisogna trascurare completamente il restante 80%. Alcune di queste attività potrebbero non essere molto produttive, ma potrebbero comunque essere importanti.
2. Definire male il 20%: È essenziale capire bene quali sono le azioni del 20% che producono l’80% dei risultati. Un’identificazione errata di queste azioni chiave può portare a una cattiva allocazione di risorse e tempo.
3. Ignorare il contesto: Il principio di Pareto non è una regola assoluta che si applica uniformemente in tutti i contesti. In alcuni casi, la distribuzione può essere diversa, ad esempio 70/30 o 90/10. È quindi cruciale adattare l’applicazione del principio alla situazione specifica.
4. Negligere l’evoluzione nel tempo: Ciò che costituisce il “20%” può cambiare nel tempo. Le priorità cambiano, i mercati si modificano e le attività che erano molto produttive potrebbero non esserlo più. È quindi importante rivalutare regolarmente quali sono il 20% delle azioni che producono l’80% dei risultati.
5. Sottovalutare l’importanza della qualità: La legge di Pareto non dovrebbe essere usata per giustificare una scarsa qualità. Il fatto che alcuni sforzi producano più risultati non significa che la qualità debba essere sacrificata nel resto del lavoro.

Consiglio pratico

Utilizza la legge di Pareto (o regola dell’80/20) per identificare il 20% degli sforzi che produrranno l’80% dei risultati nel raggiungimento dei tuoi obiettivi.

Fare ciò ti permetterà di progredire più rapidamente e rafforzerà la tua motivazione a dare il massimo.

Ogni volta che migliori un aspetto della tua organizzazione, ricompensati. Fare ciò ti permetterà di creare un ciclo di successo.

3 – Pianifica le tue attività rispettando i tuoi obiettivi più importanti

La pianificazione efficace delle tue giornate rispettando i tuoi obiettivi prioritari è una competenza essenziale nella gestione del tempo.

Questa pratica ti consente di guadagnare chiarezza, concentrando la tua attenzione ed i tuoi sforzi sulle attività che contribuiscono veramente ai tuoi obiettivi a lungo termine. Contribuisce ad aumentare la tua efficienza e produttività eliminando lo spreco di tempo su attività non essenziali, mentre favorisce una migliore gestione dello stress evitando sovraccarichi di lavoro e scadenze strette.

Per farlo, un metodo efficace è adottare la matrice di Eisenhower.

La matrice di Eisenhower

Questo metodo comporta la divisione delle tue attività in quattro categorie: importanti ed urgenti, importanti ma non urgenti, non importanti ma urgenti e non importanti e non urgenti.

Inizia la tua giornata trattando le attività importanti ed urgenti, quindi dedica tempo alle attività importanti ma non urgenti.

Le attività non importanti ma urgenti possono essere delegate, e le attività non importanti e non urgenti dovrebbero essere eliminate dalla tua lista.

Questo approccio ti aiuterà a rimanere concentrato sui tuoi obiettivi prioritari gestendo efficacemente il tuo tempo.

L’applicazione della matrice di Eisenhower alla gestione del tempo può essere estremamente vantaggiosa, ma ci sono anche alcuni errori comuni da evitare:

1. Scarsa distinzione tra importante ed urgente: Molte persone faticano a differenziare ciò che è importante da ciò che è urgente. Spesso l’urgenza è dettata da scadenze, mentre l’importanza è legata ai nostri obiettivi e valori personali. Non fare questa distinzione può portare a uno squilibrio nella suddivisione delle attività.
2. Negliggere le attività importanti ma non urgenti: Queste sono generalmente le attività che contribuiscono di più ai nostri obiettivi a lungo termine. Sono spesso trascurate a favore delle attività urgenti, ma questa negligenza può portare a problemi a lungo termine.
3. Troppe attività nella categoria “Urgente ed Importante”: Se ti ritrovi costantemente con un gran numero di attività in questa categoria, potrebbe essere un segnale che devi rivalutare il tuo sistema di pianificazione e gestione del tempo.
4. Non delegare: La matrice di Eisenhower consiglia di delegare le attività che sono urgenti ma non importanti per te. Se non riesci a delegare queste attività, rischi di disperdere il tuo tempo su compiti che potrebbero essere svolti da qualcun altro.
5. Ignorare le attività non urgenti e non importanti: Anche se queste attività dovrebbero essere le meno prioritarie, non bisogna ignorarle completamente. Possono includere attività di relax e svago che sono essenziali per il tuo benessere.

Evitando questi errori, puoi utilizzare in modo più efficace la matrice di Eisenhower per migliorare la tua gestione del tempo.

Per approfondire ulteriormente questa matrice, ti invito a leggere il mio articolo in cui propongo un approccio diverso alla matrice di Eisenhower.

Consiglio pratico

Dedica del tempo ogni sera per pianificare la tua giornata successiva, includendo blocchi di tempo per le attività prioritarie. Fare ciò ti permetterà di evitare di perdere tempo per passare all’azione e completare il tuo lavoro.

4 – Agisci in base al tuo cronotipo e alle tue qualità innate

Ognuno di noi ha un ritmo biologico unico, o cronotipo, che influenza il nostro livello di energia durante il giorno.

Alcune persone sono più efficaci al mattino, altre nel pomeriggio o alla sera.

Agendo in armonia con questo ritmo, puoi massimizzare la tua efficienza e le tue prestazioni.

Puoi, ad esempio, pianificare le attività più importanti quando sei in grado di eseguirle al meglio.

Al contrario, puoi programmare le attività meno importanti in altri momenti della giornata.

Questo non è sempre possibile, specialmente se sei un dipendente o hai poco controllo sull’organizzazione del tuo lavoro.

Tuttavia, cerca di fare del tuo meglio e vedrai che diventerai più efficiente nel tuo lavoro.

Non tenere conto del cronotipo nella gestione del tempo può comportare diversi svantaggi.

Per prima cosa, può portare a una minore produttività, poiché potresti cercare di svolgere compiti complessi durante i periodi in cui la tua energia e la tua concentrazione sono al minimo.

Inoltre, può causare stress e frustrazione, poiché stai lottando contro il tuo orologio biologico naturale per completare i tuoi compiti.

Infine, può avere un impatto negativo sulla tua salute e sul tuo benessere, poiché lavorare contro il tuo ritmo biologico naturale può portare a stanchezza e disturbi del sonno.

È quindi essenziale tenere conto del tuo cronotipo per ottimizzare la gestione del tempo e lavorare in modo più efficiente e sano.

Scopri ora quando sei più efficiente durante il giorno effettuando il nostro test per identificare il tuo cronotipo.

Sfruttare le tue soft skills o competenze innate è anche essenziale per migliorare la produttività.

Queste competenze, che includono la comunicazione, l’empatia, il lavoro di squadra, la creatività e la capacità di risolvere i problemi, sono spesso trascurate rispetto alle competenze tecniche, ma possono apportare un valore immenso.

Ad esempio, una buona comunicazione può facilitare la coordinazione con i tuoi colleghi e evitare malintesi che rallentano i progetti.

L’empatia ti consente di comprendere le esigenze e i punti di vista dei tuoi clienti o compagni di squadra, migliorando la qualità del tuo lavoro e la tua efficienza.

La creatività può aiutarti a trovare soluzioni innovative alle sfide, mentre la capacità di risolvere i problemi ti consente di superare gli ostacoli rapidamente.

Sviluppando e sfruttando queste competenze, puoi non solo aumentare la tua produttività, ma anche migliorare la qualità del tuo lavoro e la tua soddisfazione professionale.

Tra le tecniche di gestione del tempo, puoi provare il time-blocking.

Il time blocking

Come le altre metodologie di gestione del tempo, il time blocking ha vantaggi e svantaggi.

I principali vantaggi del time blocking sono i seguenti:

1. Miglior concentrazione: Dedicare blocchi specifici di tempo a compiti specifici riduce le distrazioni, poiché la tua mente sa di doversi concentrare su un solo compito alla volta. Questo aumenta la qualità del lavoro svolto e la sua velocità di completamento.
2. Bilanciamento tra lavoro e vita personale: Il time blocking non riguarda solo il lavoro. Pianificando blocchi di tempo per le attività personali, come il tempo libero, il tempo in famiglia o il relax, garantisci un equilibrio più sano tra i tuoi impegni professionali e la tua vita personale.
3. Reduzione dello stress: La sensazione di essere costantemente in ritardo o sopraffatti può essere stressante. Avendo una visione chiara della tua giornata e sapendo quando e come verranno eseguiti i tuoi compiti, puoi ridurre il tuo livello di stress e migliorare il tuo benessere generale.

Gli errori comuni nell’applicazione del time blocking sono i seguenti:

1. Dimenare di prevedere del tempo per gli imprevisti: Gli imprevisti sono una realtà della vita professionale. Per evitare di sconvolgere la tua pianificazione, pianifica blocchi di tempo liberi per affrontare compiti non previsti che possono emergere. Per saperne di più su questo aspetto, ti invito a leggere il mio articolo su come gestire gli imprevisti sul lavoro.
2. Sottovalutare il tempo necessario per completare un compito: È comune sottovalutare il tempo necessario per completare un compito, specialmente se è complesso o nuovo. È quindi fondamentale rivedere e regolare regolarmente i tuoi blocchi di tempo in base alla tua esperienza effettiva per una pianificazione più precisa.

Per approfondire ulteriormente questa metodologia, ti invito a leggere il mio articolo sul time blocking.

Consiglio pratico

Utilizza il metodo del time-blocking per pianificare i tuoi compiti più impegnativi durante le tue ore di massima energia.

Allo stesso tempo, sfrutta al massimo le tue qualità innate per migliorare ulteriormente la tua produttività e il tuo benessere sul lavoro.

Facendo ciò, la tua routine lavorativa diventerà più piacevole e la tua efficienza aumenterà.

5 – Delega ciò che non desideri fare

L’arte della delega efficace è cruciale per un’organizzazione ottimale. Non solo ti libera tempo per concentrarti sulle tue priorità, ma consente anche agli altri di sviluppare le proprie competenze.

La delega delle attività è uno strumento potente nella gestione del tempo e nell’organizzazione efficace.

Innanzitutto, ti consente di concentrarti sulle attività più importanti e di alto valore.

Delegando le attività routine o quelle che non rientrano nella tua area di competenza, puoi dedicare più tempo a ciò che conta di più per raggiungere i tuoi obiettivi.

Inoltre, la delega può migliorare l’efficienza e la produttività complessiva. Quando ciascuna persona del team lavora su ciò che fa meglio, il lavoro viene svolto più velocemente e con una migliore qualità.

Infine, la delega favorisce lo sviluppo delle competenze all’interno del team. Affidando compiti ai tuoi collaboratori, dai loro l’opportunità di imparare, crescere e sviluppare nuove competenze.

In sintesi, la delega è vantaggiosa non solo per te, ma anche per l’intero team.

Anche se la delega porta molti vantaggi a livello individuale e collettivo, alcune persone hanno difficoltà a delegare anche una piccola parte delle proprie attività.

Le principali barriere alla delega sono spesso le seguenti:

1. Mancanza di fiducia: il sentimento che nessun altro può svolgere il compito così bene come te. Questo può essere dovuto a una mancanza di fiducia nelle competenze degli altri o al bisogno di controllo.
2. Paura di sovraccaricare gli altri: questa preoccupazione può talvolta impedirci di delegare, anche se gli altri hanno la capacità di gestire efficacemente il proprio carico di lavoro.
3. Mancanza di tempo o risorse per formare gli altri: se il compito è complesso e richiede una formazione specifica, potresti esitare a delegare a causa del tempo o delle risorse necessarie per formare qualcun altro a svolgere il compito.
4. Paura di essere visti come pigri o inefficienti: alcuni potrebbero temere che la delega venga vista come un segno di pigrizia o inefficienza, quando in realtà è un segno di leadership efficace e di gestione strategica del tempo.

Per superare queste sfide alla delega, ecco alcune soluzioni pratiche:

1. Mancanza di fiducia: è cruciale sviluppare la fiducia nei confronti dei tuoi collaboratori. Per farlo, inizia delegando piccoli compiti e aumenta progressivamente la loro complessità man mano che la fiducia si rafforza. Puoi anche organizzare formazioni per potenziare le competenze del tuo team.
2. Paura di sovraccaricare gli altri: una comunicazione aperta è essenziale per comprendere la capacità lavorativa di ciascun membro del team. In questo modo, puoi distribuire equamente i compiti e assicurarti che nessuno sia sovraccaricato.
3. Mancanza di tempo o risorse per formare gli altri: puoi superare questo ostacolo pianificando la formazione in anticipo. Inoltre, considera l’investimento di tempo e risorse nella formazione come un investimento a lungo termine che aumenterà l’efficienza e la produttività del tuo team.
4. Paura di essere visti come pigri o inefficienti: cambia la tua prospettiva sulla delega. Invece di vederla come un’uscita, considerala uno strumento strategico per una migliore gestione del tempo e un aumento dell’efficienza. Comunica apertamente al riguardo con il tuo team per dissipare eventuali malintesi.

Per approfondire ulteriormente il tema della delega, ti invito a leggere il mio articolo su come imparare a delegare correttamente.

Tra le diverse metodologie di gestione del tempo, puoi utilizzare il metodo MoSCoW per decidere quali compiti delegare.

Il metodo MoSCoW

I vantaggi del metodo MoSCoW sono i seguenti:

1. Facilità di prioritizzazione : Il metodo MoSCoW struttura i compiti in quattro categorie distinte – Must-have (Deve avere), Should-have (Dovrebbe avere), Could-have (Potrebbe avere), e Won’t-have (Non avrà). Questa classificazione consente una prioritizzazione chiara e concisa dei compiti, aiutando a identificare rapidamente ciò che deve essere fatto per primo.
2. Chiarezza dei requisiti : Questo metodo offre una visione trasparente dei requisiti essenziali rispetto a quelli meno prioritari. Ciò aiuta a determinare quali elementi sono assolutamente necessari per raggiungere gli obiettivi e quali possono essere rimandati o completamente eliminati se necessario.
3. Gestione efficiente del tempo e delle risorse : Identificando chiaramente i compiti “Must-have”, il metodo MoSCoW consente di concentrare risorse e tempo sugli aspetti più cruciali di un progetto. Ciò evita lo spreco di preziose risorse su compiti di minore importanza.
4. Miglioramento della comunicazione : Il metodo MoSCoW rende le priorità trasparenti per tutti i membri del team, facilitando così la comunicazione. Ognuno sa esattamente cosa ci si aspetta e può lavorare in modo più efficiente e coordinato.

Errori da evitare nell’applicazione del metodo MoSCoW:

1. Confusione tra Should-have e Must-have : È fondamentale mantenere una distinzione chiara tra i compiti essenziali (“Must-have”) e quelli semplicemente importanti (“Should-have”). Una classificazione errata può portare a ritardi e a una cattiva allocazione delle risorse.
2. Sovraccarico della categoria Must-have : Se troppi compiti vengono classificati come “Must-have”, ciò può portare a un sovraccarico di lavoro e, alla fine, a un esaurimento professionale. È quindi importante bilanciare adeguatamente i compiti tra le diverse categorie.
3. Tralasciare i Could-have : Anche se questi compiti sono meno prioritari, possono comunque apportare valore aggiunto e non devono essere completamente ignorati. La loro omissione può comportare opportunità perse.

Consiglio pratico

Utilizza il metodo MoSCoW (Must, Should, Could, Won’t) per decidere quali compiti delegare.

Prenditi il tempo per scegliere la persona giusta e il primo compito da assegnare. L’importante è iniziare delegando un piccolo compito.

Farlo regolarmente ti aiuterà a sviluppare questa nuova abitudine e a superare gradualmente qualsiasi resistenza a questa pratica.

Per imparare a creare nuove abitudini, ti consiglio di leggere il mio articolo su come cambiare le tue abitudini.

6 – Rivaluta l’efficacia delle tue azioni ogni giorno

La risoluzione dei problemi è una competenza chiave nell’ottimizzazione continua del tuo sistema di organizzazione.

Al termine della giornata, prenditi il tempo per riflettere sulle azioni intraprese e sulla loro efficacia. Questo è un prezioso modo per migliorare costantemente le tue performance.

Focalizzati sulle azioni che puoi svolgere rapidamente e facilmente per diventare più produttivo. Farlo ti farà capire che il cambiamento è possibile e che hai il potere di avere successo.

Evita invece di concentrarti subito su elementi più complessi, poiché agire in questo modo potrebbe demotivarti e stressarti.

Per imparare a rimanere concentrati, ti consiglio di leggere il mio articolo su come rimanere concentrati.

La revisione quotidiana dell’efficacia delle nostre azioni svolge un ruolo essenziale nella gestione del tempo e offre numerosi vantaggi.

In primo luogo, ci offre l’opportunità di modificare rapidamente la nostra strategia se notiamo che alcune azioni non contribuiscono ai nostri obiettivi come previsto.

Inoltre, questa abitudine rafforza la nostra consapevolezza delle nostre prestazioni e della nostra produttività, il che può aumentare la nostra motivazione e il nostro impegno.

Inoltre, l’analisi quotidiana delle nostre performance può aiutarci a individuare gli ostacoli ricorrenti alla nostra efficienza, che siano distrazioni, cattive abitudini o compiti non prioritari che assorbono troppo tempo.

Infine, questa pratica ci spinge a essere più presenti e attenti nel nostro lavoro, il che può migliorare la qualità dei nostri risultati e la nostra soddisfazione professionale.

L’assenza di una rivalutazione quotidiana dell’efficacia delle nostre azioni può comportare conseguenze negative per la gestione del tempo.

Innanzitutto, potrebbe impedirci di notare che alcune azioni non portano il valore previsto o non ci avvicinano abbastanza ai nostri obiettivi.

Inoltre, potrebbe ridurre la nostra sensibilità alla nostra produttività e alle nostre performance, il che potrebbe indebolire la nostra motivazione e il nostro impegno verso il lavoro.

Inoltre, senza questa analisi quotidiana, potremmo non identificare rapidamente gli ostacoli ricorrenti alla nostra efficienza, come distrazioni persistenti, cattive abitudini o compiti non prioritari che monopolizzano tempo prezioso.

Tra le distrazioni a cui potresti essere esposto, gli smartphone rappresentano una fonte significativa di distrazione. Per saperne di più su questo aspetto, ti consiglio di leggere il mio articolo sulla dipendenza dagli smartphone.

Infine, l’assenza di questa abitudine potrebbe ridurre la tua attenzione e presenza nel lavoro, con possibili impatti sulla qualità dei risultati e sulla soddisfazione professionale.

Consiglio pratico

Utilizza il metodo ABCDE per valutare i tuoi compiti e identificare quelli che hanno bisogno di essere riprioritizzati o modificati.

Cerca di misurare l’impatto potenziale che ogni compito potrebbe avere sui tuoi risultati e sul tuo benessere.

Poi, pianifica nuovamente i tuoi compiti in modo coerente con la tua valutazione. Successivamente, trova e testa modi alternativi per svolgere questi compiti prioritari.

Mantieni le strategie che si dimostrano efficaci ed elimina quelle che non ti aiutano. Questo ti aiuterà a migliorare l’efficacia del tuo sistema di organizzazione personale.

7 – Migliora il tuo metodo di organizzazione

Lo sviluppo personale è un viaggio senza fine, e migliorare il tuo metodo di organizzazione non fa eccezione.

In alcuni casi, può essere preferibile rivolgersi a un time management coach per progredire più rapidamente.

Qualunque metodo tu stia utilizzando, che sia il metodo PARA, il Pomodoro o un altro, resta sempre aperto all’apprendimento e all’adattamento del tuo sistema.

Ricorda che questi strumenti di gestione del tempo sono solo un punto di partenza nella creazione del tuo sistema di organizzazione personalizzato.

Ora ti propongo di esaminare i vantaggi e gli svantaggi di questi metodi che ho appena menzionato.

Il metodo PARA

Il metodo PARA, che significa Projects (Progetti), Areas (Aree), Resources (Risorse) e Archives (Archivi), è un sistema di organizzazione che classifica tutte le informazioni e le attività in una di queste quattro categorie. Questo approccio presenta diversi vantaggi e alcuni errori da evitare.

Vantaggi del metodo PARA:

1. Chiarezza: Il metodo PARA offre una visione chiara e strutturata di tutte le tue informazioni, poiché ogni elemento è classificato in una delle quattro categorie. Ad esempio, se stai lavorando su una relazione per un cliente (Progetto), sai esattamente dove cercare le informazioni necessarie (Risorse) e dove archiviare la relazione finale (Archivi). Questo semplifica la ricerca di informazioni e consente di avere una panoramica dei tuoi progetti e delle tue risorse.
2. Flessibilità: Il metodo PARA si adatta alle tue esigenze e può essere applicato su qualsiasi piattaforma o sistema di organizzazione. Che tu sia un appassionato utente di Evernote o preferisca mantenere documenti cartacei, il sistema PARA può essere integrato nel tuo metodo di lavoro senza difficoltà.
3. Produttività: Definendo chiaramente i tuoi progetti, le tue aree di responsabilità, le tue risorse e i tuoi archivi, puoi concentrarti sulle attività che contano davvero, aumentando così la tua produttività. Ad esempio, se sei responsabile della gestione dei social media per la tua azienda (Area), puoi identificare specifiche attività inerenti a questa area e gestirle in modo più efficiente.
4. Equilibrio: Separando i progetti dalle aree, il metodo PARA consente di distinguere gli sforzi a breve termine (progetti) dalle responsabilità a lungo termine (aree). Ciò può aiutarti a mantenere un equilibrio tra i tuoi diversi impegni.

Errori da evitare con il metodo PARA:

1. Classificazione errata: Può essere tentante classificare erroneamente un elemento per comodità. Ad esempio, un libro che stai leggendo per migliorare le tue competenze in gestione dei progetti potrebbe essere considerato una Risorsa, ma se prevedi di leggerlo all’interno di un progetto specifico, dovrebbe essere classificato come Progetto.
2. Sovraccarico della categoria Progetti: La categoria Progetti dovrebbe essere riservata per gli impegni con un obiettivo e una scadenza chiari. Evita di sovraccaricare questa categoria con attività che appartengono alle aree di responsabilità.
3. Negligere gli Archivi: Gli Archivi sono fondamentali per tenere traccia dei tuoi progetti passati e delle risorse non attuali. Ad esempio, un vecchio progetto di design di un sito web potrebbe essere spostato negli Archivi una volta completato. Non trascurare questa categoria, poiché potrebbe rivelarsi preziosa per futuri riferimenti.
4. Mancanza di riesame: È importante riesaminare regolarmente le tue categorie, in particolare la categoria Progetti. I progetti che non sono più rilevanti, come un piano aziendale per un’azienda che hai venduto, dovrebbero essere spostati negli Archivi per mantenere la chiarezza del sistema.

Il metodo Pomodoro

Il metodo Pomodoro è una tecnica di gestione del tempo che incoraggia periodi di lavoro concentrato seguiti da brevi pause. Il nome deriva dalla parola italiana per “pomodoro”, in riferimento al timer da cucina a forma di pomodoro utilizzato dall’ideatore del metodo. Ecco alcuni dei suoi vantaggi, oltre a degli errori da evitare.

Vantaggi del metodo Pomodoro:

1. Aumento della produttività : Il metodo Pomodoro consente di concentrarsi intensamente su un compito per un periodo definito (solitamente 25 minuti), il che può ridurre la procrastinazione e migliorare la produttività. Ad esempio, se devi scrivere un rapporto, puoi dedicare diverse sessioni Pomodoro a questo compito.
2. Riduzione della stanchezza : Le pause regolari previste dal metodo Pomodoro possono aiutare a evitare la stanchezza mentale e a mantenere un livello elevato di energia durante tutta la giornata.
3. Gestione efficace del tempo : L’uso del metodo Pomodoro può aiutare a stimare il tempo necessario per completare diverse attività, migliorando così la pianificazione e la gestione del tempo in futuro.

Errori da evitare con il metodo Pomodoro:

1. Ignorare le pause : Può essere tentante saltare le pause quando si è nel bel mezzo di un compito, ma ciò va contro il principio del metodo Pomodoro. Le pause sono essenziali per consentire alla mente di riposare e ricaricarsi.
2. Non adattare la durata delle sessioni : Anche se la durata standard di una sessione Pomodoro è di 25 minuti, questa durata potrebbe non essere adatta a tutte le attività o a tutte le persone. Se trovi che 25 minuti sono troppo brevi o troppo lunghi, non esitare a regolare la durata delle tue sessioni.
3. Mancanza di flessibilità : È importante rimanere flessibili nell’uso del metodo Pomodoro. Se un compito importante si presenta o se una riunione si prolunga oltre la tua pausa prevista, potresti dover adattare il tuo programma.
4. Trascurare la pianificazione : Il metodo Pomodoro non è solo una tecnica per gestire il tempo durante il lavoro, richiede anche una pianificazione preventiva. Assicurati di definire chiaramente i tuoi compiti prima di iniziare le sessioni Pomodoro.

Consiglio pratico

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Conclusion sull’importanza di creare un metodo di organizzazione personalizzato

Tutti gli strumenti e i metodi di gestione del tempo sono solo un punto di partenza per la creazione di un sistema di organizzazione personale che, per essere efficace, deve adattarsi ai tuoi valori, alle tue esigenze, ai tuoi obiettivi, alle tue preferenze e a ciò che ti rende unico.

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