Come molte persone, ti stai chiedendo come organizzarti al lavoro, avere più successo e raggiungere i tuoi obiettivi lavorativi.
In questo articolo, scoprirai 13 consigli scientificamente provati per diventare organizzati e avere più successo nel tuo lavoro.
Per ogni consiglio, troverai il riferimento scientifico corrispondente e come mettere in pratica ciò che hai appena imparato per sentirti sempre più a tuo agio nel tuo lavoro.
Ecco in breve i nostri 13 consigli.
Come diventare organizzati al lavoro?
- Pianifica in anticipo la settimana e ogni giorno
- Fissati degli obiettivi che ti permettano di evolvere professionalmente
- Valutati in modo positivo
- Aumenta la tua influenza nel tuo ambiente lavorativo
- Dormi abbastanza
- Sviluppa la tua creatività
- Usa il multitasking in modo strategico
- Valuta con precisione il tempo necessario per completare ciascuna attività
- Rafforza la tua consapevolezza professionale
- Utilizza le intenzioni di implementazione
- Prenditi cura del tuo ambiente lavorativo
- Sviluppa la tua intelligenza emotiva
- Aumenta la tua autoefficacia
Scopri in dettaglio questi 13 consigli basati sui risultati di articoli scientifici pubblicati.
1 – Pianifica la tua settimana e la tua giornata in anticipo
Molte persone non capiscono il valore della pianificazione del proprio lavoro e semplicemente lavorano in una modalità di emergenza che li induce a rispondere costantemente alle richieste e alle urgenze dei loro supervisori e colleghi.
In tal modo diventa complicato avere una buona organizzazione al lavoro e diventare più efficiente. Inoltre, sei più esposto allo stress e questo può avere un impatto negativo sulla tua salute e sul tuo benessere.
L’esperienza sul campo mostra che le persone che pianificano la loro settimana e il giorno lavorativo in anticipo sono più efficaci, più felici e meno stressate.
Questo perché pianificare in anticipo consente di iniziare a lavorare immediatamente ed evitare di perdere tempo per decidere quali attività sono più importanti. Di conseguenza, realizzi di più in meno tempo, sei più soddisfatto e ti senti meglio.
Se non sei convinto, ti propongo di scoprire la regola della gestione efficace o indispensabile del tempo proposta da Hisrich e Peters (2002) e che afferma che il 10% del tempo impiegato per pianificare in anticipo le attività permetterà di risparmiare il 90% dello sforzo necessario per raggiungere l’obiettivo più tardi.
Riassumendo, secondo questi scienziati, pianificare le attività in anticipo facilita il loro conseguimento e il raggiungimento dei tuoi obiettivi professionali.
Al fine di rendere operativa questa raccomandazione, ti propongo di svolgere il seguente esercizio.
Inizia la prossima settimana misurando tutto il tempo che perdi ogni giorno per decidere da dove iniziare il tuo lavoro.
Quindi calcola il tempo complessivo che hai perso alla fine di questa settimana. Per finire, moltiplica questo numero per i giorni lavorati in un mese e poi in un anno.
Adesso scrivi questo numero, che rappresenta la quantità di tempo che perdi ogni anno a causa della tua decisione di non pianificare in anticipo il tuo lavoro.
Come ti senti al riguardo?
Ti senti a tuo agio con questo risultato o vuoi mettere in atto qualche cambiamento?
Ciò che è certo è che ora sei consapevole di come stai perdendo parte del tuo tempo al lavoro.
È possibile pianificare la settimana in anticipo durante il fine settimana e la giornata in anticipo la sera dopo il lavoro o la sera dopo il ritorno a casa. Questo ti consentirà di iniziare a diventare più organizzato e più efficiente sul lavoro.
2 – Fissati degli obiettivi che ti permettano di evolvere professionalmente
Organizza la tua settimana e la tua giornata per raggiungere i tuoi obiettivi professionali.
Centinaia di studi mostrano l’impatto positivo della definizione degli obiettivi sull’efficacia professionale. Ad esempio, Locke e Latham (1990) mostrano che fissarsi degli obiettivi è una tecnica ben documentata per migliorare il livello delle prestazioni individuali.
Ma è molto importante distinguere tra obiettivi vincolanti e obiettivi di sviluppo della carriera.
Gli obiettivi vincolanti sono quelli che è necessario eseguire per soddisfare le esigenze del tuo responsabile.
Alcuni individui commettono l’errore di organizzare il loro tempo solo in base a ciò che è importante per il loro manager.
Ma così facendo non riescono a progredire professionalmente perché in tal modo si limitano ad aiutare il loro manager e il loro capo a raggiungere i loro obiettivi professionali.
Poi, ci sono obiettivi di sviluppo della carriera, cioè quelli che ti consentono di soddisfare le tue esigenze personali e professionali.
In linea con l’importanza di fissare obiettivi per migliorare le prestazioni individuali, ti propongo di mettere subito in pratica questo consiglio seguendo questi passaggi.
In primo luogo, pensa a cosa puoi fare per raggiungere i tuoi obiettivi vincolanti in un tempo più breve. Questo è essenziale per risparmiare tempo e destinarlo ai tuoi obiettivi personali e professionali.
Secondo, identifica le azioni, le persone e le risorse che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi personali sul lavoro.
Poi, pianifica su base settimanale e giornaliera le azioni che è necessario intraprendere per soddisfare le esigenze aziendali.
Per finire, riduci il più possibile il tempo che assegni agli obiettivi vincolanti e concentra il tuo tempo lavorativo sulle azioni che ti permetteranno di soddisfare i tuoi bisogni e le tue motivazioni.
Questo ti permetterà di progredire in modo efficace verso i tuoi obiettivi. Nel corso del tempo, sarà probabilmente necessario rivedere la tua strategia per soddisfare le esigenze del tuo ambiente lavorativo.
Se non sai come definire i tuoi obiettivi, ti consiglio di leggere un articolo che spiega come definire e raggiungere gli obiettivi.
3 – Valutati in modo positivo
Come comunichi con te stesso durante la tua giornata lavorativa?
Ti valuti in modo obiettivo o tendi ad essere troppo critico con te stesso?
Valutarsi positivamente ha un impatto diretto sull’autostima e sulle prestazioni lavorative.
In questo senso, Judge e al. (2004) mostrano che l’autovalutazione positiva favorisce la definizione degli obiettivi, la motivazione, le prestazioni, la soddisfazione nel lavoro e nella vita privata, l’ambizione professionale e altri risultati desiderabili.
Valutarti positivamente significa diventare più consapevole di te stesso.
Fare questo richiede di smettere di criticarti costantemente quando non riesci ad organizzarti al lavoro e di perdonarti quando non sei abbastanza efficace come vorresti.
Ancora una volta, ti propongo di vedere come implementare questi suggerimenti nella tua vita professionale.
Prenditi qualche minuto per scrivere un elenco di tutto ciò che fai già bene nel tuo lavoro.
Quindi, congratulati con te stesso per tutti i risultati professionali che hai già raggiunto attraverso le tue attuali competenze.
Rivivi mentalmente uno di questi risultati finché non senti l’emozione positiva che questo evento ti ha portato.
Alza al massimo questa emozione e poi crea un’associazione mentale tra questa emozione e un gesto a tua scelta.
Avrai creato un’ancora mentale che potrai usare in qualsiasi momento per sentirti in uno stato mentale ottimale.
Questo ti permetterà di essere più comprensivo con te stesso, con i tuoi colleghi e ciò avrà un impatto positivo sul tuo benessere sul lavoro.
4 – Aumenta la tua influenza nel tuo ambiente lavorativo
Diventare ben organizzato e performante al lavoro non dipende solo dalla tua capacità organizzativa.
Il tuo successo professionale dipende anche dalla tua capacità di interagire in modo efficace con i tuoi colleghi e supervisori.
Sparrowe, Wayne e Kraimer (2001) mostrano che il livello di centralità di un individuo nella sua cerchia professionale gioca un ruolo chiave nelle sue prestazioni sul lavoro.
Ciò significa che per diventare più organizzato e di successo sul lavoro è necessario aumentare la tua influenza all’interno della tua rete professionale.
Per fare ciò, ti suggerisco di procedere come segue.
Prima di tutto, sii consapevole dell’influenza che hai già sul tuo ambiente lavorativo valutando te stesso da 1 a 10.
Poi, pensa alle esigenze del tuo posto di lavoro e cosa puoi fare per soddisfare tali esigenze.
In seguito, definisci una strategia per iniziare ad aiutare i tuoi colleghi a risolvere i loro problemi al fine di aumentare il tuo contributo all’interno della tua rete professionale.
Successivamente, pianifica le azioni che desideri intraprendere per influenzare positivamente il tuo ambiente lavorativo.
Per finire, rispetta i tuoi impegni e agisci per sviluppare la tua leadership e influenza nella tua sfera professionale.
Ciò ti consentirà di sviluppare la tua influenza diventando un punto di riferimento per tutti i tuoi colleghi e beneficiare di conseguenza di un maggiore supporto nel raggiungimento dei tuoi obiettivi.
5 – Dormi abbastanza
Diventare organizzati è importante, ma vivere quotidianamente questa organizzazione perseguendo i propri obiettivi professionali richiede una buona quantità di energia fisica e mentale.
Il sonno è uno dei fattori più importanti per avere quest’energia, sentirsi bene ed essere efficienti sul lavoro.
Snyder (2003) mostra che la mancanza di sonno e il sonno poco qualitativo hanno un impatto negativo sull’efficienza professionale.
Oltre ad avere un impatto negativo sulle prestazioni lavorative, la mancanza di sonno ha anche un effetto negativo sulla salute e sul benessere. In questo senso, Kahneman e Krueger (2006) mostrano che il sonno ha un impatto significativo sulla soddisfazione del lavoro.
Ora che sai che il sonno ha un impatto sulla salute, sul rendimento e sulla soddisfazione al lavoro, è il momento di agire per valutare se stai riposando abbastanza.
In un taccuino, nota ogni mattina quante ore hai dormito la sera prima. Fallo per due settimane.
Ogni mattina, nota come ti senti al mattino, pomeriggio e sera.
Assegna uno zero se non sei stanco, 3 se sei stanco al mattino, 2 se sei stanco nel pomeriggio e 1 se sei stanco durante la sera.
Se, ad esempio, sei stanco nel pomeriggio e alla sera, otterrai 3 punti per questo giorno.
Poi presta attenzione al rapporto tra il punteggio di fatica e le ore di sonno. Più alto è il tuo punteggio, più dovrai cambiare le tue abitudini per dormire di più e meglio.
Se ti interessa l’argomento del sonno, ti consiglio di leggere un articolo su come migliorare la qualità del tuo sonno.
In questo modo sarai in grado di apportare le correzioni necessarie per avere abbastanza energia, essere più organizzato al lavoro, più efficiente e sentirti bene al lavoro.
6 – Sviluppa la tua creatività
Diventare più organizzato e più efficiente al lavoro non dipende solo dall’attuazione di buone abitudini e buone azioni.
Per risolvere determinati problemi sul lavoro, è necessario uscire dalla tua zona di comfort e quindi da cosa è abituale.
Ciò che ha sempre funzionato per anni, può improvvisamente non essere più efficace.
Non importa che lavoro fai o in quale settore lavori. Questo è un fenomeno globale che stai già affrontando o che affronterai prossimamente.
Risolvere nuove sfide lavorative richiede l’utilizzo e lo sviluppo della tua creatività.
Ma essere creativi può anche aiutarti a diventare più organizzato ed efficiente al lavoro.
Ecco cosa mostrano gli studi. I risultati delle ricerche mostrano che la creatività è fortemente associata alla decisione di gestire il tempo (pianificazione quotidiana e fiducia nella pianificazione a lungo termine) e all’attitudine nei confronti del tempo (percezione del controllo del tempo, tenacia) e correlata negativamente alla preferenza per la disorganizzazione, Darini, Pazhouhesh e Moshiri (2011).
Ancora una volta, ti suggerisco di sfruttare questi risultati per integrarli alla tua strategia lavorativa.
Identifica il problema principale che stai riscontrando nel tuo lavoro. Questo potrebbe essere un problema che non riesci a risolvere da tanto tempo.
Fai una lista delle azioni che hai intrapreso finora per cercare di risolvere questo problema.
Prenditi il tempo necessario per scrivere un elenco di nuove azioni da portare a termine per risolvere questo problema.
Non giudicare questa lista. Includi eventuali risposte tra cui alcune inusuali o stravaganti.
Continua a scrivere senza fermarti per almeno 10 minuti.
Poi, inizia a testare queste idee nel tuo lavoro. Facoltativamente, puoi combinare questo elenco con:
- azioni passate che ti hanno già dato dei risultati
- delle tue ricerche su altre persone che hanno già risolto un problema simile al tuo
- scambi con colleghi che hanno più esperienza di te relativamente al tuo problema
Puoi anche visualizzare questo problema come già risolto sul lavoro e sperimentare il tuo elenco di soluzioni con la tua immaginazione per vedere come può adattarsi alla tua realtà professionale prima di agire.
7 – Usa il multitasking in modo strategico
Hai l’abitudine di fare molte cose contemporaneamente?
Se la risposta è si, ritieni che agire in questo modo ti aiuti ad essere organizzato ed efficiente sul lavoro?
Se è vero che il multitasking dà l’impressione che si stia facendo di più, è anche vero che così facendo puoi ottenere un impatto negativo sulla qualità di ciò che stai facendo.
Adlera e Benbunan-Fich (2012) dimostrano che un pò di multitasking migliora la produttività, ma che troppo multitasking ha un effetto negativo e ciò tanto più che le prestazioni vengono valutate in base alla precisione e in questo caso più multitasking ha un effetto deleterio sull’efficacia della prestazione.
Vediamo come puoi utilizzare queste informazioni a tuo vantaggio.
Inizia a classificare le tue attività professionali in ordine di importanza.
Assegna un numero compreso tra 1 e 5 in termini di precisione richiesta per eseguire ciascuna attività.
Dai un punteggio vicino a 5 se l’attività richiede più precisione e un valore vicino ad 1 se l’accuratezza è meno importante.
Idealmente, inizia il tuo lavoro al mattino con i compiti importanti e che richiedono una grande precisione e quindi maggiore concentrazione. Per queste attività, non è consigliabile procedere in modalità multitasking.
È possibile passare al multitasking per attività di minore importanza e per quelle che richiedono un livello di precisione compreso tra 1 e 2.
In questo modo sarai in grado di realizzare ciò che è veramente importante con una messa a fuoco ottimale mentre gestisci compiti minori in un tempo più breve.
8 – Valuta con precisione il tempo necessario per completare ciascuna attività
Sai quanto tempo ci vuole per completare ciascuna delle tue mansioni lavorative?
Ti è già successo di non essere in grado di rispettare una scadenza al lavoro?
Se hai avuto questo problema, probabilmente è perché non ne sei consapevole del tempo necessario per realizzare correttamente il tuo lavoro.
Come mostra Kelly (2002), per poter usare il tempo in modo efficace, le persone devono essere prima di tutto in grado di predire quanto tempo è necessario per completare ogni compito.
Il modo migliore per prevedere questa durata è misurarla a partire dalla realtà oggettiva del tuo lavoro. Passiamo immediatamente all’operazionalizzazione di questo suggerimento.
Ricordati dei compiti per i quali non sei riuscito a prevedere una valutazione esatta del loro tempo di realizzazione.
Crea una tabella di tre colonne. Scrivi un elenco di questi compiti sulla prima colonna, sulla seconda colonna il tempo stimato per completarli e sulla terza colonna il tempo reale di esecuzione. Fallo per ogni compito che devi svolgere.
Ora, misura e osserva la differenza tra la realtà e la tua stima per ogni attività. Puoi fare lo stesso per attività importanti o frequenti nel tuo lavoro.
Ciò ti consentirà di essere più obiettivo nel gestire il tuo tempo e rispettare le scadenze richieste.
La tua pianificazione diventerà più efficiente, sarai più organizzato e meno stressato al lavoro.
9 – Rafforza la tua consapevolezza professionale
Migliorare la tua organizzazione richiede di diventare consapevole del tuo modo di funzionare al lavoro e al di fuori del lavoro.
Le ricerche mostrano che il fattore di personalità della coscienza è positivamente associato alle prestazioni lavorative (Barrick, Mount e Judge 2001, Judge e Bono 2001, Liao e Chuang 2004) e negativamente alla procrastinazione (Van Eerde, 2003).
Anche se si tratta di un fattore di personalità, e quindi un aspetto piuttosto stabile del comportamento di un individuo, è sempre possibile diventare più presenti o consapevoli al lavoro se lo decidete e se passate all’azione.
Diventare professionalmente consapevoli significa diventare un attento osservatore di come agisci al lavoro. Ciò richiede tempo per osservare:
- come funzioni
- i comportamenti che ti permettono di essere organizzato e performante al lavoro
- i comportamenti che influenzano negativamente la tua performance
- le emozioni che provi durante il giorno
- cosa puoi migliorare
L’obiettivo è eliminare ciò che influisce negativamente sull’efficacia del tuo lavoro.
Ecco come riuscirci.
Non appena arrivi al lavoro, scrivi su un quaderno come ti senti, le emozioni che provi e i pensieri che hai.
Dopo aver completato ciascuna attività, prenditi qualche minuto per verificare il livello di energia, il livello di soddisfazione e come ti senti rispetto a ciò che hai appena finito.
Poi, annota i feedback positivi e negativi della tua cerchia professionale. Pensa a questi feedback e decidi se ti rappresentano o no.
Se ti sembrano pertinenti, usali per diventare più presente al lavoro e apportare modifiche al tuo modo di lavorare.
Così facendo diventerai un osservatore sempre più attento e obiettivo di te stesso.
Ciò ti permetterà di superare più facilmmente i tuoi limiti e di diventare più organizzato e più efficiente al lavoro.
10 – Utilizza le intenzioni di implementazione
Diventare più organizzati e più efficienti sul lavoro richiede anche di anticipare gli ostacoli che si possono incontrare per prepararsi a superarli nelle migliori condizioni possibili.
Un modo per anticipare le difficoltà future e rispondervi in modo appropriato è l’uso delle intenzioni di implementazione.
Gollwitzer (1993) propone che il successo nel raggiungimento di un obiettivo sia facilitato non solo dalla definizione degli obiettivi ma anche dall’uso delle intenzioni di implementazione del tipo “se-allora” che specificano quando, dove e come la persona svilupperà soluzioni che l’aiuteranno a raggiungere il suo obiettivo.
Come funzionano queste intenzioni d’implementazione?
Questo è quello che dicono altre ricerche in questo settore.
Formare le intenzioni d’implementazione crea una forte associazione mentale tra una situazione e una risposta comportamentale. Pertanto, quando una persona incontra una situazione pertinente rispetto al suo obiettivo, grazie all’intenzione d’implementazione, il comportamento orientato all’obiettivo viene attivato automaticamente (Aarts e Dijksterhuis, 2000b, Brandstätter, Lengfelder e Gollwitzer, 2001, Webb e Sheeran, 2003).
Riassumendo, le intenzioni di implementazione consentono di anticipare i comportamenti legati alla manifestazione di eventi futuri e di facilitare l’esecuzione di questi stessi comportamenti.
Come utilizzare le intenzioni d’implementazione per organizzarsi al lavoro?
Ecco cosa ti propongo. Inizia dalla tua esperienza in termini di gestione del tempo lavorativo.
Quali ostacoli incontri la maggior parte del tempo nell’organizzazione e nell’esecuzione delle tue mansioni lavorative?
Per ciascuno di questi ostacoli, definisci le intenzioni di implementazione sotto forma di un piano d’azione “se-allora”.
Ad esempio, la prossima volta che quest’ostacolo si presenta al lavoro (dove), durante una riunione (quando), agirò in modo diverso (come) per diventare più organizzato, per avere più successo e realizzarmi al lavoro.
Fare questo ti renderà meno reattivo e più proattivo nel tuo lavoro. Nel tempo, svilupperai una maggiore fiducia nella tua capacità di trovare soluzioni, nonché una migliore organizzazione ed efficienza professionale.
11 – Prenditi cura del tuo ambiente lavorativo: come organizzare il tuo ufficio
Le tue scelte consapevoli non sono gli unici fattori che influiscono sulla tua capacità organizzativa e sul tuo rendimento lavorativo.
Il tuo posto di lavoro ha ugualmente un ruolo importante nella messa in opera della tua organizzazione al lavoro.
In linea con questo, Robertson e Huang (2006) mostrano che lo spazio di lavoro ha un impatto positivo sulle prestazioni lavorative.
Se hai la possibilità di adattare lo spazio di lavoro alle tue esigenze, allora puoi agire per migliorare la tua organizzazione al lavoro.
Ecco come sfruttare appieno i risultati di questo studio applicandoli alla tua situazione professionale.
Innanzitutto, identifica gli aspetti del tuo ambiente di lavoro che ti fanno perdere tempo ogni giorno. Poi, valuta quanto tempo perdi ogni giorno a causa loro.
Successivamente, annota questi aspetti nel tuo quaderno e calcola il tempo totale perso a causa di questi elementi.
Ora che sai tutto il tempo che perdi ogni giorno per questo, apporta subito le modifiche necessarie.
Inizia con i fattori che ti fanno perdere più tempo per guadagnare tempo velocemente.
Può trattarsi del modo in cui i file vengono posizionati e archiviati sul computer, documenti cartacei non classificati o classificati in modo inutile, strumenti lavorativi poco affidabili e così via.
Dopo aver agito sul tuo ambiente, misura il guadagno che hai ricavato da questi cambiamenti in termini di tempo e produttività.
Puoi anche personalizzare il tuo spazio di lavoro con oggetti che sono significativi per te e beneficiare delle emozioni positive che questi oggetti evocano per migliorare il tuo benessere sul lavoro.
Col tempo, questo ti consentirà di diventare più organizzato, più efficiente, meno stressato e più realizzato al lavoro.
Come organizzare il tuo ufficio
Gli psicologi hanno scoperto che la disposizione fisica dell’ambiente lavorativo è un fattore importante che influenza la produttività (Mazumdar, 2000), la soddisfazione sul lavoro e le prestazioni (Vischer, J.C., 2007).
È per questo motivo che per ottenere una migliore organizzazione e un maggior rendimento sul lavoro è necessario prendere in considerazione anche questi elementi. Vediamo subito cosa dicono le ricerche in questo settore.
Ecco come organizzare il tuo ufficio professionale:
- prenditi cura della tua postura
- organizza i tuoi spazi di lavoro in base alle attività che desideri realizzare
- crea un ambiente di lavoro tranquillo
- mantieni una buona qualità dell’aria e una temperatura ottimale
- goditi i benefici del sole
- usa i benefici della bellezza
- scegli il giusto colore, la buona forma e la corretta luminosità
Prenditi cura della tua postura
Che tu stia lavorando in un’azienda o a casa, la cura della tua postura è essenziale per la tua salute, il tuo benessere e le tue prestazioni.
Liao e Drury (2010) mostrano che la postura ha un impatto positivo sulle prestazioni e sull’efficienza professionale. Un modo per curare la postura mentre si pensa alla propria salute potrebbe essere l’uso di scrivanie elettriche ad altezza regolabile.
Organizza il tuo spazio lavorativo in funzione delle attività che vuoi completare
Se lavori a casa o hai l’opportunità di organizzare il tuo ufficio all’interno della tua azienda, dovresti pensare ad organizzare il tuo ambiente di lavoro in base alle tue attività professionali come proposto da Candifo, Thomas, Haddad, Zhang, Mackey e Ye (2018) e Mesthrige (2019).
Concretamente, definisci uno spazio fisico diverso in base alle tue attività più importanti e organizza queste parti in modo che siano ottimizzate per ciascuna di queste attività.
Crea un ambiente di lavoro silenzioso
Un ambiente di lavoro tranquillo favorisce la concentrazione sui compiti più importanti. Mak e Lui (2011) mostrano che diversi tipi di rumore sul luogo di lavoro e conversazioni hanno un impatto negativo sulla capacità di concentrazione e sulle prestazioni lavorative.
Se lavori a casa, hai più opportunità di creare un ambiente di lavoro tranquillo che favorisca la tua performance. Elimina qualsiasi distrazione per aiutarti a concentrarti e ridurre la possibilità di errore.
Mantieni una buona qualità dell’aria e una temperatura ottimale
La qualità dell’ambiente interno nella tua azienda o a casa, ha un impatto sul tuo benessere e sulle tue prestazioni, come dimostrato da Al Horr, Arif, Kaushik, Mazroei e Elsarrag (2016).
La capacità di controllare il flusso d’aria ha un effetto positivo sulla produttività, Obayashi, Miyagi, Ito, Taniguchi, Ishii e Shimoda (2019) e sulla soddisfazione lavorativa.
Le piante aiutano a prevenire la sindrome da costruzione insalubre secondo Fitzgerald e Dammer (2012), aumentano il benessere, il comfort psicologico, la soddisfazione lavorativa, la salute fisica, il comfort, la creatività e la produttività (Knight eHaslam, 2010, Smith e Pitt, 2009), e riducono i giorni di malattia e aumentano la produttività, Bringslimark, Patil e Hartig (2008).
Lan, Zhiwei e Pan (2010) mostrano che la temperatura ha un impatto sul benessere e sulla produttività. Tanabe, Nishihara e Haneda (2006) mostrano che oltre una certa temperatura, c’è una diminuzione della produttività.
In sintesi, è importante areare regolarmente il vostro ufficio e avere delle piante per godere di una buona qualità dell’aria e ottenere una temperatura che faciliti il tuo benessere e la tua flessibilità.
Goditi i benefici del sole
L’esposizione al sole ha un impatto positivo sulla soddisfazione lavorativa, sul benessere e riduce la probabilità che i dipendenti lascino l’azienda Leather, Pyrgas, Beal e Lawrence (1998).
Se puoi, posiziona il tuo ufficio in un luogo che ti permetta di godere il più possibile dei benefici della luce naturale.
Goditi i benefici della bellezza
Sander, Caza e Jordan (2019) definiscono tre dimensioni della relazione psicologica con l’ambiente di lavoro e mostrano che la focalizzazione, il senso della bellezza e i legami sociali influenzano fortemente il modo in cui le persone percepiscono il proprio ambiente di lavoro.
Scegli il colore giusto, la buona forma e la giusta luminosità
Garris e Monroe (2005) mostrano che il colore influenza non solo l’umore, ma anche il benessere e la produttività.
Poursafar, Sriram, Rodrigues e Devi (2019) mostrano che, a seconda della personalità dell’individuo, tre fattori dell’ambiente di lavoro, ovvero: colore, forma e luminosità hanno un impatto variabile sulle prestazioni lavorative.
In sintesi, prova a personalizzare il tuo spazio di lavoro inserendo oggetti con colori e forme che favoriscano la tua motivazione, le tue prestazioni e il tuo benessere.
12 – Sviluppa la tua intelligenza emotiva
Come sai, l’organizzazione e le prestazioni professionali non dipendono solo dalla realizzazione delle tue attività.
Sviluppare buoni rapporti con i colleghi è essenziale per diventare più organizzati, efficienti e soddisfatti sul lavoro.
Uno dei modi per sviluppare buone relazioni con gli altri è usare e sviluppare la tua intelligenza emotiva.
Thi Lam e Kirby (2002) mostrano che l’intelligenza emotiva ha un effetto positivo sulle prestazioni lavorative.
Ma cos’è l’intelligenza emotiva?
In accordo con Mayer e Salovey (1997), l’intelligenza emotiva non riflette un singolo tratto o abilità, ma piuttosto un insieme di distinte abilità di ragionamento emotivo: percepire, capire e regolare le emozioni.
Percepire le emozioni implica riconoscere e interpretare il significato dei diversi stati emotivi e la loro relazione con altre esperienze sensoriali.
Comprendere le emozioni implica comprendere come le emozioni di base siano combinate per formare emozioni complesse, come le emozioni siano influenzate da eventi legati alle esperienze e se siano possibili diverse reazioni emotive in un determinato contesto sociale.
La regolazione delle emozioni include il controllo delle emozioni in se stessi e negli altri.
L’intelligenza emotiva di una persona è un indicatore di come si percepiscono, si capiscono e si regolano le emozioni. Riassumendo, l’intelligenza emotiva è una forma di intelligenza che include “la capacità di monitorare i propri sentimenti ed emozioni e quelli degli altri, di differenziarli e di utilizzare tali informazioni per guidare i propri pensieri e azioni” (Salovey e Mayer, 1990, 189).
Ora vediamo come applicare queste informazioni alla tua organizzazione e alla tua efficienza professionale.
In accordo con le tre componenti dell’intelligenza emotiva evidenziate dalla letteratura scientifica, ti propongo di procedere come segue.
Valutati per la tua capacità di:
- percepire
- capire
- regolare
le tue emozioni
Poi, prenditi del tempo per ricordare una situazione professionale che è andata male per te a causa di problemi relazionali.
Mentre ti assumi la responsabilità di questo evento, identifica quale fattore dell’intelligenza emotiva ha svolto un ruolo determinante in questa esperienza.
Successivamente, pensa a cosa potresti fare diversamente se fossi in grado di tornare indietro nel tempo. Per finire, scrivi ciò che hai appreso sul tuo quaderno.
Essere consapevoli del proprio margine di miglioramento in termini di gestione delle emozioni ti farà sentire più a tuo agio e sviluppare migliori relazioni professionali. Ciò avrà un impatto sulla tua organizzazione e sulla tua efficacia al lavoro.
13 – Aumenta la tua autoefficacia
Diventare organizzati e performanti al lavoro è soprattutto una questione di scelta e coerenza. Tutto dipende dalle convinzioni che hai sviluppato nel corso degli anni in relazione alla tua capacità di portare a termine un certo numero di compiti e ottenere risultati diversi.
In questo senso, Bandura (1997) definisce il concetto di auto-efficacia come la convinzione che una persona ha nella sua capacità di organizzare e realizzare il piano d’azione necessario per produrre il risultato atteso.
Ciò significa che più credi fortemente in te stesso, più lavori per migliorare te stesso e più ti fidi della tua capacità di riuscire in quello che fai.
Il concetto di auto-efficacia è valido anche nel contesto professionale, come dimostrato da una meta-analisi di 114 studi condotti da Stajkovic e Luthans (1998) che mostrano come l’autoefficacia contribuisca al 28% delle prestazioni lavorative.
In linea con questi risultati, possiamo dire che circa un terzo delle prestazioni professionali dipende dalla capacità di migliorare l’autoefficacia.
Ecco un esercizio per applicare immediatamente queste informazioni nel contesto della tua vita professionale.
Quale voto tra 1 e 10 ti dai in termini di auto-efficacia sul lavoro?
Come motivi questo numero?
Cosa puoi fare adesso per rafforzare la tua autoefficacia?
Rispondere a queste domande potrebbe evidenziare una convinzione limitante che ti impedisce di essere performante come lo vorresti.
È anche possibile che tu non abbia immediatamente tutti gli elementi necessari per decidere quali nuove azioni intraprendere per diventare più efficiente.
Di nuovo, cambiare richiede spesso di sfidare te stesso e di uscire dal tuo solito modo di pensare e agire.
Facendo più attenzione al lavoro e ponendoti queste domande regolarmente, sarai in grado di diventare più organizzato ed efficiente sul lavoro.
Conclusione finale su come diventare organizzati e più efficaci al lavoro
All’inizio di questo articolo, hai cercato di capire come diventare organizzato e avere più successo sul posto di lavoro.
Durante la tua lettura hai scoperto 13 principi scientificamente provati per diventare più organizzato nel tuo lavoro.
Inoltre, per ciascuno di questi 13 principi, ti ho proposto 13 consigli che puoi implementare subito per migliorare la tua organizzazione e la tua efficienza professionale.
Questo ti permetterà di diventare più organizzato, più efficiente e più soddisfatto al lavoro.
Prima di salutarti, vorrei farti una domanda e chiederti una cosa.
Innanzitutto, vorrei sapere come, quando e dove applicherai i consigli che hai appena scoperto?
In secondo luogo, ti chiedo di condividere questo articolo con i tuoi amici e colleghi perché le informazioni che hai appena scoperto sono in grado di avere un impatto positivo sulla vita di altre persone che come te vogliono migliorarsi.
Se siete interessati al tema della produttività, vi invito a consultare tutti i miei articoli sulla produttività.
Se desideri beneficiare di un coaching personalizzato per organizzarti al lavoro, scrivici passando per il nostro modulo di contatto per beneficiare di una prima sessione di coaching gratuita con un coach esperto in gestione del tempo.
Questo articolo è disponibile anche in altre lingue
English: 13 scientifically proven tips to become organized at work and more efficient
Français : 13 conseils scientifiquement prouvés pour devenir organisé au travail