10 principi fondamentali della gestione del tempo per i manager
La gestione del tempo per un manager è importante perché determina la qualità dei risultati raggiunti dal team di cui sei responsabile.
Questo articolo si concentra sulla gestione del tempo per il manager e i membri del team.
Ecco brevemente i nostri 10 consigli per una migliore gestione del tempo come manager:
1 – Individua i compiti più importanti per raggiungere gli obiettivi dell’azienda
2 – Gestisci le energie durante il giorno
3 – Gestisci ciò che dipende totalmente o parzialmente da te
4 – Delega tutto ciò che puoi alle persone giuste
5 – Consenti ai tuoi dipendenti e a te stesso di commettere errori: diventa un manager di successo
6 – Comunica efficacemente col tuo team
7 – Ascolta le esigenze dei tuoi dipendenti
8 – Complimentati con la tua squadra
9 – Identifica le motivazioni dei tuoi collaboratori
10 – Riposati e sii soddisfatto!
1 – Individua i compiti più importanti per raggiungere gli obiettivi dell’azienda
La gestione del tempo per i manager consiste innanzitutto nell’identificare ciò che è più importante.
Ciò significa identificare le azioni che consentiranno di avvicinarsi il più possibile e il più rapidamente possibile agli obiettivi fissati dai dirigenti dell’azienda.
In questo senso, ciò è coerente con il principio di Pareto applicato alla gestione del tempo.
Secondo questo stesso principio, chiamato anche principio 80/20, il 20% delle azioni che un individuo mette in atto, consentono di ottenere l’80% degli obiettivi che si è prefissato.
In pratica, è importante valutare il ritorno sull’investimento nel tempo di un determinato compito al fine di stabilire elenchi di attività più efficienti.
If you want to learn how to use a to-do list, I suggest you read my article on how to make an effective to-do list.
Alcuni autori consigliano di scrivere elenchi che non superino le 6 attività quotidiane.
Ciò non solo ti consente di eseguire tutte le attività, ma permetter anche di gestire gli imprevisti perché non riempi eccessivamente l’agenda.
2 – Gestisci le energie durante il giorno
La gestione del tempo per un manager è influenzata dalla gestione dell’energia.
Queste energie dipendono da molti fattori come dieta, riposo, attività fisica, stress, emozioni vissute quotidianamente, ecc.
Il tuo ruolo di manager è quello di identificare i fattori che influenzano positivamente e negativamente le tue energie fisiche e mentali.
Cerca di capire quali situazioni ti aiutano a mantenere buoni livelli energetici complessivi e quali altre circostanze ti privano di energia.
È anche importante prestare attenzione ai fattori che influenzano le energie della squadra.
In termini concreti, pianifica del tempo per elencare tutte le attività che danno energia a te e alla squadra.
Poi fai lo stesso per le attività che producono una perdita di energia per te e / o il tuo team.
Organizza le tue giornate in funzione di attività ad alto beneficio energetico e trova soluzioni concrete per ridurre le attività che influenzano negativamente le prestazioni complessive del team.
3 – Gestisci ciò che dipende totalmente o parzialmente da te
La gestione del tempo per un manager consiste anche nel capire ciò che dipende totalmente da te, ciò che puoi influenzare e ciò che non dipende da te.
Focalizza l’80% del tuo tempo e delle tue energie su attività che dipendono da te e sulle quali eserciti un controllo quasi totale. Poi, utilizza il restante 20% delle tue energie per attività che puoi influenzare anche se non dipendono direttamente da te.
Cerca di ridurre il più possibile il tempo e le energie che tendi a perdere in attività che non dipendono da te e sulle quali non hai controllo.
Concretamente, ricorda le situazioni passate in cui hai investito molta energia e sulle quali non hai avuto controllo.
Classifica queste situazioni e prova a vedere se esiste una categoria che ti ha causato molto tempo perso.
In tal caso, inizia a trovare soluzioni per ridurre rapidamente l’impatto di queste attività.
4 – Delega tutto ciò che puoi alle persone giuste
Per gestire efficacemente il tuo tempo è necessario riconoscere i tuoi limiti e quelli dei tuoi collaboratori in termini di competenze e tempo.
Devi accettare che non puoi fare tutto e devi imparare a collaborare efficacemente con il tuo team.
Devi investire un pò del tuo tempo per insegnare ai tuoi collaboratori come svolgere attività meno strategiche ma comunque necessarie.
Delega solo quando le persone conoscono perfettamente le attività che gli chiedi di svolgere.
Se non riesci a formare il tuo personale, trova qualcuno che possa farlo.
Se non padroneggi un determinato aspetto del tuo lavoro, impara da uno dei tuoi collaboratori o cerca al di fuori dell’azienda le risorse e le competenze necessarie.
5 – Consenti ai tuoi dipendenti e a te stesso di commettere errori: diventa un manager di successo
Essere un manager efficace consiste a rinforzare i legami con tuo team essendo te stesso con le tue qualità e i tuoi difetti.
Se commetti errori, ammettili e vedrai che i tuoi collaboratori faranno lo stesso.
Mostrando il tuo lato più umano e vulnerabile creerai legami profondi con i tuoi colleghi.
Mostrando chi sei davvero li autorizzerai a fare la stessa cosa con te.
Quando uno dei tuoi collaboratori commette un errore, concentrati sul risultato che sta cercando di ottenere e aiutalo a trovare una soluzione.
In questo modo, libererai la creatività del tuo team e ti distinguerai dai manager esecutori per diventare un manager di successo.
Il manager ad alte prestazioni si affida alla creatività dei suoi dipendenti come strumento per raggiungere gli obiettivi dell’azienda.
Il manager ad alte prestazioni fa affidamento sulle differenze individuali come fonti di rinnovamento per il suo team e promuove l’unione di più intelligenze per raggiungere gli obiettivi dell’azienda.
Concretamente, non essere l’unico alla ricerca di soluzioni, ma consenti a ciascun membro della squadra di proporre le sue soluzioni.
Ciò ti consentirà di rafforzare ulteriormente i legami con i tuoi colleghi e di massimizzare i risultati.
6 – Comunica efficacemente col tuo team
Come manager, sai che raggiungere gli obiettivi richiede di aiutare i membri del tuo team a diventare più efficaci.
Per questo è necessario investire un pò del tuo tempo per insegnare al tuo team la gestione del tempo.
Ciò richiede di comunicare i compiti più importanti da svolgere per raggiungere gli obiettivi dell’azienda in modo preciso e dettagliato.
Devi spiegare al tuo staff come ciascun membro del team partecipa alla realizzazione di un determinato progetto e quindi al raggiungimento di un determinato obiettivo.
Spiega a ciascun collaboratore in che modo il suo contributo, espresso nella realizzazione di un compito importante, consentirà al resto del team e dell’azienda di raggiungere gli obiettivi fissati.
7 – Ascolta le esigenze dei tuoi dipendenti
Gestire il tuo tempo manageriale consiste nel capire che i tuoi dipendenti devono sentirsi compresi, ascoltati e supportati.
È necessario pianificare in anticipo gli appuntamenti con ciascun collega per verificare se si sentono bene all’interno della squadra.
Assicurati che tutti possano esprimere il loro punto di vista e ascoltali in modo empatico.
Ciò equivale a smettere di giudicare i tuoi colleghi al fine di comprendere appieno la loro percezione dell’attività lavorativa.
Pratica l’ascolto attivo e le domande efficaci per accogliere pienamente il loro punto di vista.
Essendo il più vicino possibile a loro, sarai in grado di aiutarli a sentirsi meglio e a farli contribuire al successo della squadra.
8 – Complimentati con la tua squadra
Gestire il tuo tempo richiede di congratularti con la tua squadra e valutare i risultati raggiunti dal team nel suo insieme.
Ciò permette di ridurre alcune tensioni tra colleghi e di riconosce il contributo di tutti i collaboratori.
Se possibile, organizza anche riunioni al di fuori dell’azienda per rafforzare i legami tra colleghi e ridurre le eventuali tensioni all’interno del team.
A volte è utile uscire dall’ambiente lavorativo per creare nuovi legami e creare nuove dinamiche nel funzionamento collettivo.
9 – Identifica le motivazioni dei tuoi collaboratori
Se vuoi gestire il tuo tempo e raggiungere i tuoi obiettivi, devi assolutamente capire le motivazioni individuali dei tuoi dipendenti.
Poni domande per capire cosa motiva la tua squadra. Ecco alcuni esempi: i soldi, il riconoscimento, il prestigio, l’essere in grado di gestire le responsabilità, mantenere una certa indipendenza, un progetto personale, il desiderio di imparare, il desiderio di contribuire al successo dell’azienda, il desiderio di dimostrare di essere all’altezza di ciò che viene richiesto, ecc.
Prenditi del tempo per determinare cosa motiva maggiormente ciascuno dei tuoi collaboratori e rimarrai stupito dai risultati che otterrai.
Concretamente, non offrire bonus identici a tutti. Proponi appuntamenti individuali per capire cosa motiva maggiormente ogni singolo collaboratore.
10 – Riposati e sii soddisfatto!
Gestire il tempo efficacemente richiede di prevedere dei momenti di riposo e di relax per distaccarti completamente dal tuo lavoro.
Diversi studi dimostrano che fare pause regolari consente di essere più efficienti, aumentare il proprio livello energetico, sentirsi più soddisfatti, trovare soluzioni migliori ai problemi professionali, ridurre lo stress, migliorare la qualità delle interazioni. con i collaboratori, ecc.
Concretamente, fai delle pause e non dimenticare di prenderle!
Stai lontano dal tuo ufficio e sfrutta al massimo la tua pausa per ricaricare le batterie fisicamente e psicologicamente.
Per conclusere, ricorda che l’obiettivo più importante della gestione del tempo è essere felice sul lavoro!
Se hai apprezzato questo articolo condividilo adesso con in tuoi colleghi tramite mail e i sui social network.
Se vuoi saperne di più, sul coaching manageriale scrivici usando il nostro modulo di contatto.
Questo articolo è disponibile anche in altre lingue
English: 10 uncommon principles of time management for managers
Français : 10 principes phénoménaux de la gestion du temps pour les managers