Come fare una to-do list efficace per una migliore qualità della vita

In questo articolo scoprirai come fare una to-do list efficace. Questi suggerimenti sono il risultato dell’esperienza sul campo con persone che vogliono migliorare la propria produttività e della ricerca scientifica. Ecco brevemente questi 11 consigli su come creare una to do list efficace:

1 – Identifica i tuoi obiettivi più importanti e verifica se sono coerenti con i tuoi valori

2 – Associa le tue azioni ai tuoi obiettivi

3 – Compila la tua to-do list in modo strategico

4 – Trai vantaggio da ciò che impari per migliorarti

5 – Non pianificare troppe attività

6 – Pianifica le pause tra ogni attività

7 – Controlla se hai completato tutte le tue attività

8 – Elimina i compiti inutili

9 – Delega i compiti che possono essere eseguiti da altre persone

10 – Automatizza alcune attività

11 – Blocca del tempo per risolvere i tuoi problemi, migliorare la tua creatività e identificare le abitudini che ti limitano

1 – Identifica i tuoi obiettivi più importanti e verifica se sono coerenti con i tuoi valori

Prima di iniziare a scrivere la tua to-do list, è importante chiarire quali sono gli obiettivi più importanti che vuoi raggiungere quest’anno.

Per raggiungere questi obiettivi, dovrai intraprendere diverse azioni.

Ma se non hai una visione chiara di ciò che vuoi realizzare, scrivere un elenco di azioni ti darà solo l’illusione di un progresso. Agire in tal modo ti allontanerà da ciò di cui hai bisogno per migliorare la qualità della tua vita.

Se non sai come definire i tuoi obiettivi, ti suggerisco di scoprire il mio articolo su come definire e raggiungere i propri obiettivi.

È solo dopo la definizione dei tuoi obiettivi che potrai procedere alla stesura del tuo elenco di cose da fare.

Fai attenzione a non cadere nella trappola di fissare obiettivi che sono in contrasto con i tuoi valori più importanti o che possono scatenare un conflitto di valori e meccanismi di auto-sabotaggio.

I valori sono ciò che ritieni più importante nella tua vita. Esempi di valori sono la salute, l’amicizia, la libertà, l’integrità, il rispetto, la coppia, la famiglia, ecc.

Ogni individuo attribuisce un ordine di importanza diverso ai suoi valori. Affinché le tue azioni raggiungano obiettivi che ti diano una vera soddisfazione a medio e lungo termine, devi identificare e dare priorità ai tuoi valori.

Consiglio pratico: scrivi e definisci le priorità nella tua lista di valori e obiettivi

Rispondi alle seguenti domande:

Quali sono i miei 3 obiettivi più importanti che voglio raggiungere quest’anno e perché sono così importanti per me?

Quali sono i miei valori più importanti?

Scrivi un elenco provvisorio dei tuoi valori e preparati ad aggiornarlo nelle prossime settimane. All’inizio questo esercizio non è facile, ma con il tempo arriverai a un elenco stabile di ciò che è in linea con le tue priorità.

Poniti le seguenti domande:

Ci sono uno o più conflitti di valori? In tal caso, cosa posso fare per superare questi conflitti?

I miei obiettivi sono coerenti con i miei valori più importanti o devo ridefinire i miei obiettivi?

In questo modo avrai una visione chiara dei tuoi valori, obiettivi e azioni per raggiungerli.

Ora che hai una visione chiara dei tuoi valori, obiettivi e azioni, puoi passare al secondo suggerimento su come preparare una to-do list efficace, ovvero associare le azioni che desideri intraprendere ai tuoi obiettivi.

2 – Associa le tue azioni ai tuoi obiettivi

Al fine di creare una to-do list davvero efficace, ti propongo di associare ogni attività o azione a un obiettivo che è importante per te.

In questo modo ti assicurerai che le tue azioni siano coerenti con gli obiettivi professionali e personali che desideri raggiungere.

Allo stesso tempo, fare ciò ti permetterà di diventare consapevole dei compiti che ti ostini a svolgere ma che non contribuiscono alla tua soddisfazione e al tuo sviluppo personale. Queste attività devono essere eliminate e sostituite con altre più produttive.

Consiglio pratico: scomponi ogni obiettivo e ogni to-do list

Una volta identificato il tuo obiettivo, scrivi un elenco delle azioni che potrebbero aiutarti a raggiungerlo. Continua a preparare questa lista senza fermarti per dieci minuti.

Ora controlla se queste azioni sono coerenti con il tuo obiettivo ed elimina quelle che non lo sono.

Poi stabilisci una priorità per queste azioni in base al loro probabile livello di efficacia. Se scopri che una di queste azioni è stata eseguita in passato senza successo, rimuovila dalla tua lista o se vuoi mantenerla, trova un modo per aumentarne l’efficacia.

Riassumendo, associando le tue azioni o compiti ai tuoi obiettivi riuscirai a rimanere concentrato sui tuoi progetti personali e lavorativi più importanti diventando consapevole di come sprechi il tuo tempo e le tue energie.

In questo modo, avrai una prima comprensione dei compiti che ti avvicinano e di quelli che ti allontanano ai tuoi obiettivi.

Ora che hai creato una coerenza tra i tuoi obiettivi e le tue azioni, puoi procedere alla stesura della tua to-do list.

3 – Compila la tua to-do list in modo strategico

Quando dovresti scrivere la tua to-do list?

Idealmente, dovresti prepararla la sera prima di andare a dormire perché in questo modo non perderai tempo per decidere quale compito iniziare e agirai immediatamente.

Che tipo di to-do list dovresti privilegiare?

Se non hai mai preparato una to-do list, ti consiglio di scriverne una per il giorno corrente. Altrimenti puoi compilare una to-do list settimanale.

Scrivi la tua to-do list:

includendo le azioni che avranno l’impatto più positivo sui tuoi obiettivi
priorizzando, pianificando ed eseguendo azioni durante la giornata, tenendo conto del probabile livello di efficacia e delle tue energie psicofisiche

Idealmente, dovresti identificare i tuoi compiti più strategici ed eseguirli quando hai più energia fisica e mentale.

In questo modo aumenterai le tue possibilità di completare tutte le tue attività importanti.

Se vuoi capire l’impatto dell’energia sulla tua produttività e sul tuo benessere, ti suggerisco di leggere l’articolo, alto livello di energia per una maggiore efficienza professionale e personale, che affronta in modo approfondito questo argomento.

Consiglio pratico: identifica le 3 azioni più importanti della giornata e misura il tuo livello energetico

Il giorno prima di andare a dormire, pianifica nella tua lista di cose da fare le 3 azioni che ti avvicineranno al tuo obiettivo e programmale quando ti senti al massimo delle tue energie.

Se sai che sei più produttivo al mattino, programma queste azioni in questo momento della giornata.

Identifica altre azioni importanti al di fuori delle prime 3 ed eseguile quando il tuo livello di energia è intermedio. Accanto a ciascuna azione del tuo top 3 scrivi:

perché questa azione è così importante per te
quali saranno i vantaggi se la completi
quali saranno gli svantaggi se procrastini e non agisci rapidamente

Se hai problemi con la procrastinazione, ti consiglio di leggere i seguenti due articoli: come smettere di procrastinare e 11 consigli per smettere di procrastinare sul lavoro e a casa.

Quando il livello di energia è più basso, pianifica ed esegui attività più semplici che richiedono meno concentrazione.

Ora che hai una visione chiara delle azioni strategiche e della variabilità del tuo livello di energia, puoi passare al quarto suggerimento su come scrivere una to-do list efficace, vale a dire utilizzando ciò che impari per migliorarti.

4 – Trai vantaggio da ciò che impari per migliorarti

Dopo tutto, ciò che conta non è solo ciò che hai realizzato, ma anche quello che hai imparato su te stesso.

Sii curioso e poniti sempre domande produttive:

Cosa ho imparato dalla mia lista di cose da fare?

Come posso implementare domani ciò che ho imparato oggi?

Come ho completato con successo la mia lista di cose da fare?

Sono davvero soddisfatto di ciò che ho realizzato o dovrei cambiare alcuni elementi?

Cosa mi ha impedito di svolgere i miei 3 compiti più importanti della giornata?

Cosa succederà se non applico ciò che ho appena imparato?

Rispondere a queste domande è importante per creare fiducia in se stessi, migliorare la produttività e sentirti più felice e soddisfatto.

Consiglio pratico: fai un bilancio giornaliero e settimanale della tua to-do list

Alla fine della giornata e della settimana fai una sintesi:

delle azioni che ti hanno ravvicinato ai tuoi obiettivi per implementarle in maggior misura
delle cose che non hanno funzionato bene ma che potrebbero funzionare se trovi un modo per migliorarle
dei pensieri che hanno scatenato emozioni che ti mantengono motivato e produttivo
dei pensieri improduttivi che hanno avuto un impatto negativo sul tuo morale
delle attività che è possibile eliminare, automatizzare o delegare ad altri

Poi programma ed esegui le azioni che ti permetteranno di perfezionare ulteriormente la tua to-do list.

Ciò ti consentirà di trasformare la tua to-do list in uno strumento di produttività e di sviluppo personale altamente efficace.

Ora che hai identificato le azioni da intraprendere per migliorare l’efficacia della tua lista di cose da fare, puoi passare al quinto suggerimento su come redigere una to-do list efficace, vale a dire non pianificando troppe attività.

5 – Non pianificare troppe attività

Molte persone tendono a sopravvalutare ciò che possono realizzare in un giorno.

Di conseguenza, pianificano troppe attività e sperimentano una grande frustrazione perché non possono realizzare tutto.

Giorno dopo giorno, questa frustrazione può avere un impatto negativo sull’autostima.

Quando ciò accade, diventa difficile concentrarsi sul proprio apprendimento e si tende a criticarsi, a trovarsi difetti e a mettere in discussione le proprie capacità.

In caso di dubbio, è meglio pianificare un po’ meno del previsto e, se necessario, utilizzare il tempo in eccesso per altre attività importanti.

Fissati 3 azioni davvero importanti che vuoi portare a termine e fai del tuo meglio per realizzarle.

Prevedere momenti imprevisti della giornata è anche importante per gestire meglio gli inevitabili eventi imprevisti a cui siamo tutti esposti e sui quali abbiamo pochissimo controllo.

La tendenza a pianificare troppi compiti può essere correlata alla difficoltà nel valutare correttamente il tempo necessario per completare una determinata azione. Se vuoi approfondire questo argomento, ti consiglio di leggere il suggerimento numero 8 dell’articolo 13 consigli scientificamente provati per organizzarti sul lavoro e diventare più produttivo.

Ma potrebbero esserci altri motivi, ad esempio il perfezionismo.

Consiglio pratico: pianifica al massimo 3 compiti principali al giorno

Identifica Il tuo top 3, vale a dire le 3 azioni che devi assolutamente compiere durante la giornata.

Definisci la loro priorità e agisci. Non passare ad altre attività se non le hai completate.

Se uno dei tuoi 3 compiti più importanti richiede più di mezza giornata, pianificalo ed eseguilo nel corso la settimana.

Se ti ritrovi a dare la priorità a un’azione che non fa parte del tuo top 3, concentrati nuovamente su queste 3 azioni. Se ciò accade spesso, ricorda cosa ti motiva a intraprendere queste azioni per rafforzare la tua motivazione e agire al meglio.

Se noti che tendi a sottovalutare il tempo necessario per completare le 3 attività più importanti, concediti un margine di manovra maggiore e identifica le soluzioni per eseguire queste attività in meno tempo.

Ora che hai identificato il tuo top 3, puoi andare al sesto consiglio su come scrivere una to-do list efficace, vale a dire, pianificando sempre delle pause tra le tue attività.

6 – Pianifica le pause tra ogni attività

Non siamo sempre produttivi e la maggior parte delle persone è generalmente meno produttiva dopo aver lavorato per più di 45 minuti in un’attività che richiede molta concentrazione.

Henning & al. (2010) mostrano che le pause frequenti e brevi hanno un impatto positivo sulla produttività e sul benessere.

Inoltre, Collewet e Sauermann (2017) mostrano che le persone diventano meno produttive quando aumenta il numero di ore lavorate.

Ricorda che un elenco di cose da fare non dovrebbe solo migliorare la tua produttività, ma dovrebbe pure contribuire al tuo benessere riducendo lo stress.

Se non gestisci le tue energie in modo efficace, rischi l’esaurimento personale o professionale.

Queste pause sono un’opportunità per pianificare attività che ti piace fare, come chiamare amici, leggere libri, guardare video, fare sport e così via.

Consiglio pratico: programma delle pause nella tua to-do list

Dopo aver programmato le 3 azioni più importanti, pianifica immediatamente dopo una lunga pausa di 20 o 30 minuti.

Usa queste pause per ricentrarti, ritrovare le tue energie e anche come una buona ricompensa per gli sforzi fatti.

Durante queste pause, non dovresti eseguire altre attività ma dovresti disconnetterti completamente dalla tua lista di cose da fare facendo qualcosa di piacevole.

Più riuscirai a dirigere la tua attenzione su altre cose e più la tua pausa sarà utile.

Ricorda di pianificare pause più brevi per tutte le altre attività.

Ora che hai programmato le tue pause, puoi andare al settimo suggerimento su come preparare una to-do list efficace, vale a dire controllando se hai completato tutte le tue attività.

7 – Controlla se hai completato tutte le tue attività

Alla fine di ogni giorno e di ogni settimana, è importante fare il punto della situazione sulle attività che hai inserito nella tua lista di cose da fare e su quelle che hai effettivamente svolto.

Questo è essenziale se vuoi trasformare la tua to-do list in uno strumento di successo professionale e personale.

Ecco alcune domande per valutare questo aspetto:

Quale percentuale delle attività pianificate ho effettivamente eseguito?

Cosa posso fare domani per migliorare questo punteggio?

Perché alcune attività non sono state completate o lo sono state solo parzialmente?

Ho pianificato troppi compiti?

Devo sviluppare nuove competenze?

Devo rivedere i miei obiettivi?

Devo verificare la coerenza tra i miei valori e i miei obiettivi?

Devo rafforzare la mia motivazione?

Devo sviluppare più visione a medio e lungo termine?

Quali aspetti della mia to-do list devo migliorare?

Rispondere a queste domande ti aiuterà a capire dove e come devi agire per migliorare la tua produttività.

Consiglio pratico: migliora del 10% il tuo tasso di esecuzione

Invece di voler cambiare tutto da un giorno all’altro, poniti un obiettivo chiaro e realizzabile per sconfiggere la procrastinazione e passare subito all’azione.

Individua le 5 azioni più promettenti che ti aiuteranno a migliorare di almeno il 10% il rapporto tra ciò che pianifichi e ciò che realizzi nella tua lista di cose da fare.

Priorizza le azioni in funzione del loro impatto potenziale, pianificale e agisci.

Poi misura il divario tra le tue previsioni e la realtà.

Procedi nuovamente con altre 5 azioni e continua a migliorare.

Ora che sei consapevole del divario tra ciò che stai pianificando e ciò che stai facendo e hai iniziato a diventare più produttivo, puoi passare all’ottavo consiglio su come preparare una to-do list efficace, vale a dire, eliminando i compiti inutili.

8 – Elimina i compiti inutili

In un giorno non c’è mai abbastanza tempo per gestire tutto.

Invece di lamentarti di non avere abbastanza tempo per realizzare tutto nella tua giornata, identifica le attività non necessarie per liberare tempo per quelle che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi.

Prenditi qualche momento per annotare tutto ciò che ti priva del tempo e dell’energia necessari per realizzare i tuoi progetti più importanti.

Possono essere cattive abitudini, cattivi collaboratori, pensieri negativi o persino distrazioni che non ti portano nulla.

Scegli almeno una di queste attività ed eliminala questa settimana. Poi fai lo stesso per altre attività.

Consiglio pratico: misura la durata di tutti i tuoi compiti per una settimana

Questo è un esercizio che richiederà un po’ di tempo ma che te ne farà guadagnare tanto successivamente.

Annota nel tuo quaderno tutto il tempo che trascorri a svolgere i tuoi compiti importanti, urgenti e non necessari.

Alla fine di ogni giornata, calcola il tempo che hai perso occupandoti di compiti non importanti.

Alla fine della settimana, annota il tempo totale sprecato alle spese di attività importanti.

Questa cifra rappresenta il tempo che perdi ogni settimana e che continuerai a perdere la prossima settimana e il resto della tua vita se non cambi rapidamente le tue abitudini.

Cosa provi ora quando ci pensi?

Sei a tuo agio con questa situazione o vuoi cambiare?

Ora calcola il tempo impiegato per completare le tue attività importanti.

Sarai sorpreso di notare che questa tempo è inferiore o uguale al tempo che hai perso focalizzando la tua attenzione e le tue energie su attività improduttive.

Adesso sai cosa devi fare.

Vedrai che così facendo avrai abbastanza tempo per gestire tutte le attività veramente importanti nella tua to-do list.

Ora che sei consapevole dei compiti inutili che devi eliminare dalla tua vita, puoi andare al nono suggerimento su come redigere una to-do list efficace, vale a dire, delegando compiti che possono essere svolti da altre persone.

9 – Delega i compiti che possono essere eseguiti da altre persone

Alcune persone non riescono a delegare a causa della scarsa autostima che li porta a concentrarsi sulla paura del fallimento.

Altre persone non hanno problemi a delegare ma non prendono il tempo necessario per scegliere la persona giusta o per fornire le istruzioni prima di delegare.

Ti conviene delegare:

cosa non ti piace fare
ciò che gli altri possono fare bene quanto te o meglio di te
quello che ti fà perdere tempo in compiti che non contribuiscono al tuo successo e benessere
azioni che richiedono troppo tempo

Un modo per delegare i tuoi compiti consiste nel trovare un’assistente virtuale o nel chiedere aiuto a familiari o amici.

Consiglio pratico: inizia a delegare almeno un’attività questa settimana

Fai un elenco delle attività nelle quali trascorri molto tempo e che ti allontanano dal completamento del tuo top 3 o che ti impediscono di dedicare tempo ad attività importanti per la tua salute e il tuo benessere.

Classifica questi compiti in base al tempo perso per ciascuno di essi.

Prendi quello che ti fa perdere più tempo e agisci subito per decidere quando delegarlo e a chi.

Poi, delega quest’attività e calcola il tempo che hai guadagnato ogni settimana. Questo è il tempo del quale ti sei riappropriato per vivere meglio la tua vita.

Ora che sei consapevole dell’importanza di delegare, puoi passare al decimo suggerimento su come creare una to-do list efficace, ovvero automatizzando le attività che ti fanno perdere tempo ed energia.

10 – Automatizza alcune attività

La tecnologia ci offre una varietà di strumenti per automatizzare molte delle nostre attività. Ecco alcuni esempi di ciò che puoi automatizzare facilmente:

i tuoi pagamenti e i tuoi risparmi
la gestione delle tue pubblicazioni sui social network e per questo ti consiglio Postcron
il backup del tuo computer

Ovviamente, non è possibile automatizzare la tua decisione di iniziare ad automatizzare.

Consiglio pratico: inizia ad automatizzare almeno uno dei tuoi compiti

Identifica le attività che puoi automatizzare nella tua vita privata o lavorativa.

Calcola quanto tempo puoi guadagnare sbarazzandoti di queste attività e classificale in base al tempo che passi su di esse.

Poi, pianifica nella tua to-do list quando e come automatizzerai le attività che ti faranno risparmiare più tempo.

Successivamente, automatizzale e senti ciò che provi ritrovando del tempo per te stesso.

Ora che hai iniziato ad automatizzare i tuoi compiti, puoi passare al suggerimento 11 su come redigere una to-do list efficace, vale a dire, bloccando del tempo per risolvere i tuoi problemi, migliorare la tua creatività e identificare le abitudini che ti limitano.

11 – Blocca del tempo per risolvere i tuoi problemi, migliorare la tua creatività e identificare le abitudini che ti limitano

In alcuni casi, ci si trova a dover affrontare sfide che richiedono di trovare nuove soluzioni, di uscire dalla nostra zona di comfort e di sviluppare la nostra creatività.

Affidarsi esclusivamente alla nostra mente razionale potrebbe non essere sufficiente di fronte a sfide inaspettate che sembrano superare le nostre capacità.

Diventa quindi essenziale riconnettersi a tutta la nostra intelligenza sfruttando il potenziale del nostro cervello creativo.

Si tratta di concedersi del tempo per connettersi alla nostra vera natura al fine di percepire il significato della vita, ciò che è importante per noi, la direzione che vogliamo dare alla nostra esistenza.

Fare questo richiede di sconnettersi dalle azioni quotidiane per iniziare a essere, a percepire e a vivere la nostra vita in un modo più sostenibile.

In questo modo, ridiventiamo capaci di sviluppare una nuova comprensione delle nostre azioni e abitudini.

In questo senso, Kets de Vries (2014) sottolinea che se non ci autorizziamo a sperimentare dei periodi di pensieri ininterrotti e liberamente associativi, è meno probabile che emergano crescita personale, intuizione e creatività (Ghiselin, 1952, Arieti, 1976). Gardner 1994, Amabile 1996, Sternberg 1988, 1999, Runco 2007). Se non ci autorizziamo mai ad annoiarci, non avremo mai periodi di riflessione che preparano i processi creativi.

Consiglio pratico: pianifica del tempo per pensare, sviluppare la tua creatività e risolvere i tuoi problemi

Scrivi una lista delle tue maggiori difficoltà nella vita professionale e personale.

Stabilisci un’ordine di priorità per queste difficoltà aiutandoti se necessario con la tua scala di valori.

Pianifica nella settimana due appuntamenti con te stesso per:

osservare e riflettere all’evoluzione della tua vita
identificare i cambiamenti che desideri realizzare
trovare soluzioni per iniziare a risolvere i problemi attuali o per risolvere i probabili problemi futuri
sviluppare la tua creatività per utilizzare appieno il tuo potenziale e migliorare la qualità della tua vita

Se dedichi un pò di tempo per pensare e sviluppare la tua immaginazione, sarai in grado di migliorare la tua produttività e la qualità della tua vita.

Conclusione finale su come fare una to-do list efficace

All’inizio di questo articolo, volevi imparare come fare una to-do list efficace.

Durante la lettura, hai scoperto 11 modi per riuscirci.

Inoltre, per ciascuno di questi 11 consigli, ti ho proposto un consiglio pratico che puoi implementare subito per migliorare la tua to-do list. In questo modo potrai trasformare la tua to-do list in uno strumento per la produttività e il successo.

Prima di lasciarti, vorrei farti una domanda e chiederti qualcosa.

Innanzitutto, vorrei sapere come, quando e dove applicherai i consigli che hai appena imparato?

In secondo luogo, ti chiedo di condividere questo articolo con il tuoi contatti perché le informazioni che hai appena scoperto possono avere un impatto positivo sulla vita di altre persone che come te vogliono crescere nella loro vita professionale e personale.

Se siete interessati al tema della produttività, vi invito a consultare tutti i miei articoli sulla produttività.

Se desideri beneficiare di un supporto personalizzato per migliorare la tua produttività, scrivici tramite il nostro modulo di contatto per goderti una prima sessione di coaching gratuita con un coach esperto nella gestione del tempo.

Questo articolo è disponibile anche in altre lingue

English: How to make an effective to-do list for a better quality of life

Français : Comment faire une to do list efficace pour une meilleure qualité de vie