Time blocking: 5 passi per creare un programma giornaliero perfetto

In questo articolo vi invito a scoprire un’altra strategia per migliorare la vostra produttività, chiamata time blocking.

Prima di scoprire come utilizzare questo strumento a vostro vantaggio, credo sia importante definire cosa sia il time blocking.

Definizione del time blocking

Il time blocking è una strategia semplice per gestire meglio il tempo sia al lavoro che nella vita privata.

Consiste nel pianificare la giornata in blocchi di tempo e nel programmare ogni blocco in base alla sua importanza.

Lo scopo di questo approccio è quello di:

imparare a concentrarsi su ciò che è essenziale per massimizzare la probabilità di raggiungere gli obiettivi più importanti
evitare di dedicare troppo tempo ad attività che non procurano nulla di importante.

Il time blocking ha il vantaggio di fornire una visione globale del vostro tempo, perché create blocchi di tempo sia per il vostro lavoro che per la vostra vita privata.

Questo vi permette di:

avere una visione chiara delle vostre azioni durante la giornata
essere consapevoli di come utilizzate il vostro tempo e modificare il vostro comportamento, se necessario

Di seguito, vi fornisco alcuni consigli basati sulla mia esperienza di time management coach e sulle mie ricerche nel campo della gestione del tempo.

Passiamo ora al primo consiglio.

1 – Programmate almeno un’ora al giorno per voi stessi

Dovete dedicare almeno un’ora al giorno a voi stessi, perché altrimenti rischiate di dimenticarvi e di non mettere il vostro benessere al centro del vostro sistema di organizzazione personale.

Questo tempo personale è il più prezioso perché è il momento in cui lavorate su voi stessi.

Se non sapete come utilizzare questo tempo personale, ecco alcune idee per aiutarvi a pianificarlo.

Potete utilizzare il vostro tempo per:

dedicarvi ad attività che vi permettano di rilassarvi, come praticare la meditazione, fare sport, incontrare amici, suonare uno strumento, cantare, ecc.
sviluppare le vostre conoscenze e competenze in modo da essere sempre al massimo delle vostre possibilità
prendetevi del tempo per riflettere sulla vostra vita in modo globale per identificare e risolvere i vostri problemi, trovare nuove strategie per lavorare in modo più produttivo, migliorare la vostra creatività, superare la procrastinazione, gestire meglio lo stress e usare le emozioni a vostro vantaggio

Se non vi concedete questo tempo per voi stessi, pagherete un prezzo elevato in termini di salute e questo non è un bene né per voi né per gli altri.

Riconoscete di meritare tutta l’attenzione possibile perché, indipendentemente dagli strumenti di gestione del tempo che utilizzate, se non vi prendete cura di voi stessi, sarete improduttivi, insoddisfatti e in cattiva salute.

Ora che avete capito l’importanza di ritagliarvi un po’ di tempo ogni giorno, vi propongo di passare al prossimo consiglio: decidete che cosa è più importante per voi.

2 – Decidete cosa è più importante per voi

Il time blocking è davvero efficace solo se prima avete identificato ciò che è importante per voi.

Il mio consiglio è di decidere cosa è essenziale identificando i vostri valori personali.

Si tratta di aspetti come la salute, la famiglia, la libertà, l’onestà, ecc.

Non solo dovete capire quali sono questi valori, ma dovete anche essere in grado di stabilire delle priorità.

Sarà poi necessario verificare se esiste un conflitto di valori che potrebbe innescare comportamenti di autosabotaggio.

Per quanto riguarda il vostro lavoro, spesso sono i vostri manager a definire le vostre priorità, ma potete sempre individuare le vostre.

Se invece avete una posizione di maggiore libertà o se siete lavoratori autonomi, sarà necessario individuare e perseguire obiettivi coerenti con i vostri valori personali.

Una volta individuato ciò che è essenziale per voi, assicuratevi di prevedere un tempo sufficiente per svolgere queste attività.

Il mio consiglio è di riservare del tempo supplementare per ogni attività e di fare almeno 10 minuti di pausa tra un incarico e l’altro.

Cercate di fare le vostre pause facendo qualcosa che vi disconnetta completamente dal lavoro.

Questo vi consentirà di ricaricare le batterie per poter svolgere meglio le altre attività che dovete portare a termine.

Ora vi suggerisco di passare al consiglio successivo, che consiste nel dedicare del tempo a ciascun compito.

3 – Dedicate del tempo ad ogni compito

Se abitualmente pianificate solo la vostra vita lavorativa, vi consiglio di pensare al vostro tempo in modo più globale.

È importante trasformare la vostra agenda in uno strumento visivo che vi permetta di avere una panoramica completa della vostra giornata e della vostra settimana in un colpo d’occhio.

Per quanto possibile, vi consiglio di programmare ogni attività lo stesso giorno e alla stessa ora.

Questo vi permetterà di creare delle abitudini che aumenteranno la probabilità di portare a termine queste attività e di combattere la procrastinazione.

È necessario programmare il tempo soprattutto per i compiti che richiedono più di un’ora per essere completati.

Si tratta di attività come la stesura di documenti, la ricerca, la revisione e altri progetti più lunghi.

Ma per mantenere la vostra produttività al lavoro, fate una pausa di 5 o 10 minuti ogni 50 minuti.

Se non siete sicuri se un compito richiede più di un’ora del vostro tempo, ponetevi queste domande:

Dovrò rifarlo?

C’è un altro progetto più urgente?

Quanto tempo richiede questo compito se lo svolgo bene?

Pianificate anche la vostra vita privata, anche se pensate che si tratti di una limitazione.

Ricordate che tutto ciò che pianificate ha una maggiore probabilità di essere portato a termine e se non pianificate la vostra vita personale, utilizzerete il vostro tempo per attività meno importanti.

Ora possiamo passare al prossimo consiglio: organizzare le attività in ordine di importanza.

4 – Svolgete le attività secondo un ordine di importanza solo se avete un cronotipo mattutino

Una volta classificati gli impegni in ordine di importanza, se avete due o più compiti ugualmente importanti, classificateli in base all’impegno da loro richiesto e poi in base al tempo necessario per portarli a termine.

Se seguite questo principio organizzativo, completerete la maggior parte delle attività importanti al mattino.

Questa strategia funziona se avete un cronotipo mattutino. Il cronotipo è una predisposizione genetica a rendere meglio in un determinato momento della giornata.

Ma se non siete mattinieri, questo consiglio non vi sarà utile.

Se il vostro cronotipo è diverso e vi sentite meglio nel pomeriggio o alla sera, vi consiglio di pianificare i vostri compiti in base al vostro cronotipo.

Di conseguenza, pianificherete le attività meno importanti al mattino o alla sera se siete una persona pomeridiana, oppure al mattino o al pomeriggio se siete una persona serale.

Se siete dipendenti dovrete adattarvi di più, ma potete proporre al vostro responsabile un leggero adattamento delle vostre mansioni per una o due settimane.

Ma se riuscirete a organizzare il vostro lavoro in base al vostro funzionamento, migliorerete la vostra produttività e la vostra soddisfazione.

5 – Non lasciatevi distrarre

La vostra capacità di essere produttivi dipende anche dalla vostra abilità nel rimanere concentrati sui compiti che avete pianificato.

A tal fine, è importante essere consapevoli di ciò che potrebbe distrarvi.

Semplificando, esistono due categorie principali di distrazioni: quelle che sono sotto il vostro controllo e quelle che provengono da altri.

Le distrazioni che potete controllare meglio sono quelle che dipendono da voi.

Per identificarle, iniziate a scrivere ogni tipo di distrazione che sperimentate durante la giornata.

Dopo aver completato l’elenco, annotate il bisogno che questa distrazione vi ha permesso di soddisfare.

Poi pensate ad altri modi più produttivi per soddisfare lo stesso bisogno.

Se queste distrazioni persistono, potete riflettere sul vostro livello di motivazione in modo da trovare una strategia per capire come motivarvi ulteriormente.

A volte la difficoltà a rimanere concentrati su un compito dipende anche dallo stile di vita di una persona.

Se, ad esempio, non si dorme abbastanza o si ha una scarsa qualità del sonno, non si riuscirà a rimanere concentrati sulle proprie attività.

Se si è dipendenti dallo smartphone e le notifiche sono costantemente attivate, avrete voglia di leggerle in continuazione.

Ci sono anche molte distrazioni che provengono dagli altri.

Il vostro posto di lavoro può essere una fonte di distrazione, ad esempio se è troppo rumoroso avrete più difficoltà.

Lo stesso vale se avete colleghi o un manager che vi disturbano mentre lavorate.

Imparate ad affermarvi spiegando che avete bisogno di concentrarvi per lavorare bene e proponete di continuare la conversazione dopo aver terminato il vostro compito.

Conclusione sul time blocking

In questo articolo vi ho presentato 5 consigli per creare l’agenda giornaliera perfetta e migliorare contemporaneamente la vostra produttività e il vostro benessere.

Se siete interessati al tema della produttività, vi invito a consultare tutti i miei articoli sulla produttività.

Se volete avvalervi dell’esperienza di un coach per la gestione del tempo, scriveteci subito utilizzando il nostro modulo di contatto o chiamateci telefonicamente o tramite WhatsApp al +33 6 69 46 03 79.

Se siete pronti a passare all’azione, scoprite adesso i nostri pacchetti di coaching:

Questo articolo è disponibile anche in altre lingue

English: Time blocking: 5 steps to create a perfect daily schedule

Français : Time blocking : 5 étapes pour créer un programme journalier parfait