7 consigli su come gestire un team di lavoro da remoto
In questo articolo scoprirete consigli utili su come gestire un team di lavoro da remoto.
Per gestire bene un team di collaboratori a distanza è necessario adattare il vostro stile manageriale alle specificità del lavoro da casa.
Per raggiungere questo obiettivo, non è sufficiente applicare tecniche di management che sono spesso inefficaci anche all’interno dell’ azienda.
Per avere successo nel management a distanza, dovete mettervi nei panni dei vostri collaboratori.
Ecco alcuni consigli utili per implementare una gestione efficace e costruttiva dei vostri team e per portare a termine con successo la vostra missione di manager da remoto.
1 – Imparate a fidarvi di più dei vostri dipendenti
Il primo consiglio è imparare a fidarsi dei vostri dipendenti anche più di come lo fareste se foste nella vostra azienda.
In questo senso, Kurland (2002) mostra che esiste un legame tra il livello di controllo esercitato sui dipendenti e il livello di isolamento provato dai dipendenti.
L’isolamento psicologico “è la sensazione di essere scollegati dagli altri, di non avere legami sociali e influenze desiderate e che il bisogno di supporto, comprensione e altri aspetti sociali ed emotivi dell’interazione non vengano soddisfatti” (Shepherd-Banigan e al., 2016).
Se siete una persona che tende a voler controllare tutto, probabilmente avete un problema di autostima.
In questo caso, dovrete fare un lavoro su voi stessi avvalendovi della professionalità di un coach aziendale.
Come potete intuirlo, per imparare a fidarvi degli altri, dovete prima di tutto fidarvi di voi stessi.
Come si può ottenere questo risultato?
Un modo per raggiungere questo obiettivo consiste nell’iniziare per gradi.
Dimostrate di avere fiducia nei loro confronti incoraggiando la loro autonomia.
Gajendran e al. (2015) mostrano che quando un dipendente ha un certo grado di autonomia, basandosi molto sulla fiducia del manager nel dipendente per raggiungere gli obiettivi di lavoro, le prestazioni migliorano indipendentemente dall’intensità del telelavoro.
Come promuovere l’autonomia?
Ad esempio, definite con loro un obiettivo preciso da raggiungere in un tempo ragionevole, definendo con il vostro collaboratore momenti precisi per verificare l’avanzamento del lavoro svolto.
In sintesi, optate per uno stile di gestione più partecipativo, dando fiducia al vostro team di lavoro e responsabilizzandolo.
2 – Definite gli obiettivi, ma siate flessibili
Per rendere efficace la gestione a distanza è necessario fissare degli obiettivi.
Allo stesso tempo, è necessario essere flessibili per quanto riguarda gli orari di lavoro e le modalità di raggiungimento degli obiettivi.
Evitate di pianificare orari di lavoro fissi e limitatevi a tenere una sola riunione giornaliera per esaminare le azioni da intraprendere e le principali difficoltà incontrate dalla vostra squadra.
Alla fine quello che conta sono i risultati e il benessere del personale.
Se, per vari motivi, capite che alcuni membri del team preferiscono adattare gli orari di lavoro alle esigenze della loro vita privata, siate comprensivi.
Se il vostro team sta facendo progressi e i risultati sono buoni, allora il vostro management è efficace.
Allo stesso tempo, stabilite alcune regole per evitare il rischio di burnout.
Ad esempio, definite il tempo minimo di pausa al mattino e al pomeriggio.
Ricordare alle persone l’importanza di disconnettersi mentalmente e praticamente dal lavoro la sera.
Suggerite una procedura semplice e rapida per contattarvi in caso di necessità.
Organizzate anche alcuni orari prestabiliti per parlare delle difficoltà che riguardano tutti.
Se possibile, assicuratevi che i primi 10 minuti di una riunione siano utilizzati per mantenere il legame sociale tra tutti i dipendenti.
In sintesi, stabilite alcuni principi generali da seguire, ma non pianificate tutto.
Adattate l’esecuzione del lavoro alla situazione specifica di ciascun individuo.
Non si tratta di una mancanza di disciplina, ma piuttosto di un modo intelligente ed efficace di dirigere in modo intelligente e premuroso.
3 – Ascoltate le esigenze di ogni persona
Ogni dipendente è unico e può incontrare difficoltà personali legate al telelavoro.
Alcune personalità sono più a rischio di isolamento.
Può trattarsi di persone molto perfezioniste o, ancora più spesso, di persone che vogliono lavorare bene ma che hanno difficoltà a comunicare apertamente le proprie esigenze ed emozioni.
Per evitare la perdita dei legami sociali ma anche i rischi psicosociali, pianificate un incontro settimanale con ogni singolo dipendente, preferibilmente in videoconferenza.
In questo modo, potrete accertarvi che stiano bene o, al contrario, capire se stanno attraversando un momento di sofferenza psicologica.
Questi scambi devono essere informali e hanno lo scopo di mettervi al corrente di eventuali difficoltà personali o professionali che stanno attraversando.
Se avete dubbi sullo stato di salute di un collega, non esitate a parlarne con le risorse umane, che potranno contattare il collaboratore e il medico del lavoro, se necessario.
Inoltre, altri colleghi possono lavorare anche se sono malati. Secondo Steidelmüller e al., (2020) il telelavoro può aumentare il rischio di lavorare nonostante la malattia, il cosiddetto presenteeismo: la probabilità di manifestare il presenteeismo aumenta con l’intensità del telelavoro.
In sintesi, programmate incontri regolari con ciascun dipendente per fornirgli il supporto professionale o umano di cui ha bisogno.
Così facendo, riuscirete a meritare la loro fiducia e a rafforzare il loro impegno nei confronti del lavoro da svolgere.
4 – Non fate ipotesi
Lavorare da remoto complica la qualità della comunicazione con i vostri team.
Gli scambi avvengono spesso via e-mail e il rischio di fraintendimenti e interpretazioni errate aumenta notevolmente.
In questa fase il pericolo maggiore è quello di iniziare a fare ipotesi sul comportamento delle persone.
Se questo atteggiamento persiste, il rischio di conflitti aumenta e ciò può avere un effetto negativo sulla motivazione e sulla produttività del team.
Per questo motivo, è meglio evitare di fare supposizioni.
Non appena iniziate a ipotizzare, verificate al più presto la situazione con la persona in questione.
Questo vi aiuterà a prevenire e ridurre i conflitti.
Anche se pensate di avere ragione, imparate a gestire meglio le vostre emozioni e non giudicate.
Non conoscete la vita privata dei vostri colleghi e i problemi che devono affrontare.
Ascoltando attivamente sarete in grado di comprendere appieno i vostri interlocutori.
In sintesi, gestite meglio le vostre emozioni, siate consapevoli del loro potenziale effetto nocivo e usate la vostra capacità relazionale per fornire il sostegno necessario ai vostri colleghi. Per imparare le competenze di base dell’ascolto attivo, consultate il mio ebook sull’ascolto attivo.
5 – Gestite gli introversi in modo diverso dagli estroversi
I consigli precedenti sono sempre validi, ma devono essere adattati alla personalità di ciascun individuo.
Alcuni colleghi sono estroversi, preferiscono comunicare in videoconferenza e si sentono più a loro agio in gruppo.
Altri sono introversi e preferiscono la comunicazione faccia a faccia o in piccoli gruppi.
In generale, gli introversi si trovano più a loro agio nel telelavoro rispetto agli estroversi, che si sentono maggiormente privi di interazioni sociali.
Per aiutare soprattutto gli estroversi, potete permettergli di organizzare riunioni più informali che favoriscano i legami sociali tra i dipendenti.
Anche se gli introversi amano lavorare a distanza più degli altri, sono anche più esposti al rischio di isolamento e burnout.
Per aiutarli, aumentate le interazioni individuali con questi collaboratori.
In sintesi, ogni individuo vive il telelavoro in modo molto diverso.
È quindi essenziale trovare strategie adeguate per fornire l’aiuto più pertinente a ciascun individuo.
6 – Tenete conto delle differenze culturali
Se lavorate con colleghi di cultura diversa dalla vostra, nello stesso paese o in un paese diverso, i consigli precedenti restano comunque validi.
Tuttavia, è essenziale essere consapevoli dell’impatto che ogni cultura ha sulla comunicazione.
Ad esempio, il concetto di puntualità non è lo stesso in tutti i Paesi.
Anche gli orari di lavoro possono essere diversi.
Anche la tipologia di management attesa può variare da una nazione all’altra.
Ciò significa che per gestire bene i team multiculturali nel telelavoro, è necessario incorporare quanto sopra e molto altro nel modo in cui gestite i vostri team.
Se al contrario vi rinchiudete nella vostra cultura, nella quale vi sentite sicuri, non sarete in grado di gestire efficacemente l’intero team.
Lavorare con un coach può aiutarvi ad ampliare la vostra visione di ciò che è “giusto” o atteso da persone che condividono norme culturali diverse dalle vostre.
In breve, è importante diventare consapevoli delle culture e integrare le conoscenze acquisite al vostro stile manageriale.
7 – Aiutate i vostri collaboratori a ridurre le fonti di stress
Sebbene il telelavoro presenti molti vantaggi sia per le aziende che per i dipendenti, può anche essere una fonte di stress.
Uno di questi fattori di stress è la difficoltà dei dipendenti di definire e far rispettare il limite tra la vita lavorativa e privata.
In linea con Putro e Riyanto (2020), è importante definire i confini spaziali e temporali del telelavoro. Confini spaziali per differenziare i luoghi di lavoro da quelli non lavorativi. Limiti di tempo per differenziare i momenti in cui ci si può occupare della casa da quelli in cui si devono svolgere attività lavorative.
In qualità di manager, avete la responsabilità di informare il vostro team sull’importanza di creare uno spazio di lavoro che faciliti l’esecuzione dei compiti, riduca lo stress del telelavoro e mantenga alta la produttività del telelavoro.
Un altro aspetto che può essere fonte di stress nel telelavoro è la necessità di mantenere un confine tra lavoro e vita personale in relazione all’azienda.
Lo studio di Obada-Obieh, Huang e Beznosov (2021) mostra che l’uso di una webcam per le comunicazioni di lavoro può essere vissuto come una violazione della privacy.
Per questo motivo, non dovreste mai obbligare un membro del vostro team ad attivare la webcam se non lo desidera.
Anche in questo caso, cercate di controllare la vostra tendenza a essere troppo autoritari, perché questo può avere un impatto negativo sul benessere dei vostri collaboratori.
Conclusioni su come gestire un team di lavoro da remoto
In questo articolo ho condiviso con voi 7 consigli su come gestire il vostro team a distanza.
Seguendo questi consigli, sarete in grado di diventare un manager più efficace e di essere apprezzati dal vostro team.
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English: How to manage remote teams like a pro in 7 simple steps
Français : Comment manager en télétravail comme un pro en 7 simple étapes