Essere produttivi e organizzati lavorando a casa: la guida definitiva

In questo articolo scoprirete come essere produttivi e organizzati lavorando da casa o, più in generale, al di fuori della vostra azienda.

Questo articolo si rivolge sia agli imprenditori che ai lavoratori dipendenti. Se lavorate già da casa o vi state preparando a fare il grande passo, questo articolo basato sulla letteratura scientifica e sull’esperienza sul campo vi fornirà una nuova chiave di lettura per migliorare la vostra vita lavorativa e la vostra produttività.

L’organizzazione del lavoro a distanza è essenziale per essere produttivi.

Se da un lato il lavoro da casa o in una sede diversa da quella aziendale presenta notevoli vantaggi, dall’altro il telelavoro comporta anche alcuni svantaggi.

In questo articolo scoprirete consigli pratici basati su ricerche scientifiche relative al telelavoro.

Ma prima di passare a questi consigli, vi suggerisco di scoprire rapidamente i principali vantaggi e svantaggi dello smart working.

Quali sono i vantaggi del lavoro da casa?

Ecco i principali vantaggi del lavorare da casa:

comodità
flessibilità degli orari di lavoro
possibilità di una migliore autogestione
un lavoro più tranquillo e silenzioso
risparmio di tempo grazie all’assenza di mezzi di trasporto
maggiore disponibilità della famiglia in caso di necessità

Questi benefici sono evidenziati dalla ricerca scientifica, come dimostrato da Daniels e al., 2000; Royal College of Art, 1999, e il lavoro a domicilio permette di sperimentare familiarità e comfort, flessibilità, autogestione, tranquillità e lavoro in pace, assenza di trasporti, stare con i bambini.

Secondo Demerouti e al (2014), l’orario di lavoro flessibile può dare ai lavoratori l’opportunità di conciliare meglio il lavoro e la vita privata, in quanto possono ripartire il tempo tra le attività lavorative e quelle familiari nel modo più adatto alla loro situazione (Parasuraman e Greenhaus, 2002). La possibilità di scegliere il luogo di lavoro (ad esempio, lavorare da casa) consente ai dipendenti di programmare il lavoro in modo ottimale per ridurre al minimo le interferenze tra lavoro e famiglia (Gajendran e Harrison 2007).

Inoltre, la sensazione di controllo riduce lo stress (Lazarus e Folkman, 1984), contribuendo così indirettamente all’equilibrio tra lavoro e vita privata.

Ma questi stessi vantaggi possono trasformarsi in svantaggi se non si è in grado di adattare la propria mente alle specificità del lavoro da casa o del telelavoro.

Quali sono gli svantaggi del lavoro da casa?

Ecco i principali svantaggi del lavoro da casa:

difficoltà a stabilire i confini tra vita professionale e personale
maggiore difficoltà nella gestione dello stress
maggiore rischio di isolamento
minore benessere
minore produttività in caso di difficoltà ad autogestirsi

Duxbury e al. (1996) hanno riscontrato che i telelavoratori hanno maggiori probabilità di riscontrare un aumento dello stress e delle interferenze tra lavoro e famiglia.

Inoltre, si suppone che il telelavoro aumenti la permeabilità dei confini nelle aree della vita e il grado in cui la famiglia o il lavoro sconfinano l’uno nell’altro perché occupano lo stesso luogo e lo stesso tempo; il che può eventualmente portare a un conflitto lavoro-famiglia. Tale permeabilità può anche rendere più difficile il disimpegno psicologico dal lavoro, aumentando la probabilità che un conflitto temporale costringa i dipendenti a lavorare oltre il normale orario di lavoro. Questo può essere particolarmente vero per le persone che hanno difficoltà a separare le attività tra casa e lavoro (Gajendran, e al., 2007).

Di seguito scoprirete i consigli pratici basati sulle conclusioni di una sintesi della letteratura scientifica sul telelavoro. Seguendo questi consigli, potrete migliorare la vostra produttività, il vostro benessere e la vostra salute.

Lavorare da casa nelle migliori condizioni richiede di essere assertivi, cioè di comunicare con sicurezza ciò che si vuole senza entrare in rapporti conflittuali.

Questo perché il telelavoro da casa è in grado di generare diversi problemi.

Il telelavoro può aumentare la permeabilità del confine lavoro-famiglia, rendendo più difficili i tentativi di conciliare lavoro e vita familiare (Bulos e Chaker 1995, Olson e Primps 1984, Crossen 1990, Foegen 1993, Gottliebet e al. 1998; Madigan e al., 1990; Royal College of Art, 1999; Sullivan, 2000).

Stabilite dei confini chiari sia con la vostra cerchia professionale che con quella familiare. Diventa quindi fondamentale definire un quadro e delle regole che consentano di lavorare nelle migliori condizioni.

1 – Definite dei limiti chiari con il vostro ambiente familiare e professionale

Come sapete, lavorare da casa è una scelta che crea interferenze tra la vostra identità professionale e quella personale. Questo perché sia il luogo di lavoro che la casa sono carichi di un’esperienza emotiva specifica.

Ora che vi trovate a mescolare questi due mondi, è importante porre dei limiti all’identità di questo nuovo luogo di lavoro che si creerà in casa vostra. Questa separazione è essenziale per poter lavorare nelle migliori condizioni.

Ricerche precedenti hanno dimostrato che il supporto e la tensione durante l’esperienza di telelavoro sono modellati dall’uso e dalla condivisione delle risorse spaziali (Bulos e Chaker, 1991 e 1995, Ahrentzen, 1990, Gurstein, 1991).

In linea con questa ricerca, Troup e Rose (2012) mostrano che i due ambiti del lavoro e della famiglia sono interconnessi o integrati e gli individui mantengono sempre dei confini rispetto ai loro ruoli lavorativi o familiari (Nippert-Eng, 1996). Per estendere questo punto di vista, Sonnentag e Zijlstra (2006) affermano che il confine abituale tra lavoro e vita familiare ha una funzione psicologica perché dà alle persone il tempo di riprendersi dalle richieste e dalle pressioni del lavoro.

Per tutti questi motivi, ben prima di iniziare a lavorare da casa, diventa importante delineare il nuovo ambiente lavorativo per essere produttivi ma anche per evitare tensioni con la famiglia.

Proteggere il proprio territorio in modo simile a quanto fa un animale è una questione psicologica e pragmatica che vi permetterà di lavorare nelle migliori condizioni e di proteggere il vostro benessere e la vostra salute.

Definire le regole di ciò che è accettabile per voi come parte del vostro lavoro è essenziale per il vostro benessere.

Se lavorate in proprio, dovreste comunicare le vostre regole ai clienti e ai clienti potenziali.

Se siete dipendenti, non dovreste accettare il telelavoro senza aver definito ciò che è accettabile e vantaggioso per voi e la vostra famiglia.

Questo vale soprattutto per le aziende che vendono il telelavoro come un privilegio riservato a un numero limitato di dipendenti.

Fate attenzione perché questo può portare a una sorta di reciprocità basata su una forma di manipolazione, in cui potreste sentirvi costretti a lavorare di più a casa, anche al di fuori del vostro orario di lavoro abituale. Questo può portare a un conflitto tra la vita familiare e quella lavorativa.

Come dimostrano Duxbury e Higgins (2002), il telelavoro può aumentare il conflitto tra lavoro e famiglia quando: i dipendenti che lavorano a casa dedicano una percentuale maggiore, o sproporzionata, del loro tempo ad attività lavorative retribuite; la flessibilità ottenuta con il telelavoro va a vantaggio dell’organizzazione lavorativa, ma non della famiglia del dipendente; il pendolarismo funge da cuscinetto tra il territorio domestico e quello lavorativo del dipendente, e la mancanza di un pendolarismo diminuisce l’opportunità per i dipendenti di ridurre il trasferimento dello stress da un settore all’altro.

Come avrete capito, la mancanza di separazione fisica e mentale tra lavoro e vita privata causata dal telelavoro può avere un impatto negativo sulla vita personale e professionale.

Una vasta ricerca in questo campo si è concentrata sull’impatto dell’iperdisponibilità professionale causata dall’uso di smartphone e altre tecnologie sulla capacità di disconnettersi mentalmente dal lavoro.

In questo senso Demerouti e al. (2014) mostrano che l’uso intensivo degli smartphone nella vita lavorativa crea una norma caratterizzata dal lavoro nomade e dalla comunicazione continua (ad esempio, Hassan 2003). La possibilità di rimanere connessi si espande in nuovi contesti e introduce nuove opzioni in termini di disponibilità, reattività e coordinamento (Mazmanian e al. 2006). Tuttavia, questa opportunità di accessibilità sempre e ovunque sembra trasformarsi in disponibilità ovunque e sempre (Katz e Aarhus 2002). Tutto lascia pensare che l’offuscamento dei confini porti a un deterioramento dell’equilibrio tra lavoro e famiglia (ad esempio, Derks e Bakker 2011; Jarvenpaa e Lang 2005).

Inoltre, questa difficoltà a staccare dal lavoro ha un impatto negativo sulla salute. In uno studio, Derks e Bakker (2011) hanno riscontrato che per gli utenti più assidui dello smartphone l’interferenza quotidiana tra lavoro e casa era maggiormente correlata all’esaurimento giornaliero rispetto ai dipendenti che si astenevano dall’uso dello smartphone durante le ore serali. In altre parole, i costi di un’elevata interferenza tra lavoro e casa gravano in modo sproporzionato su chi utilizza lo smartphone in modo intenso.

Capite bene che questa costante disponibilità, oltre a creare conflitti tra vita lavorativa e personale, diventa una fonte crescente di stress fortemente negativo per il vostro benessere e la vostra salute.

Come dimostrano le ricerche, lavorare da casa rimanendo connessi tramite e-mail e smartphone implica che il lavoro non si interrompe mai e si intromette nell’ambito familiare. In questo modo, sia l’orario di inizio che quello di fine del lavoro non sono chiaramente definiti (Hamilton, 1987).

Consigli pratici per un miglior equilibrio tra vita privata e lavorativa

Prima di accettare il telelavoro come dipendente, proponete al vostro datore di lavoro un periodo di prova per valutare questa nuova opzione e chiedete una modifica del contratto di lavoro.

Se siete voi stessi il vostro datore di lavoro, correte il rischio di non rispettare i confini tra la vostra vita professionale e quella personale.

È quindi necessario redigere un documento in cui si definiscono gli orari di lavoro in modo che siano chiari per voi e per la vostra cerchia professionale.

In caso contrario, rischiate di creare conflitti che potreste evitare.

In sintesi, sia che siate dipendenti o imprenditori, avete la responsabilità di proteggere la vostra sfera privata dalla vostra attività lavorativa.

Scegliete un luogo fisico specifico in cui lavorare, rispettatelo e stabilite delle regole per non essere disturbati dalla vostra famiglia durante gli orari di lavoro.

Poi, una volta terminata la giornata lavorativa, proteggete il vostro spazio fisico e familiare per evitare che il vostro datore di lavoro o i vostri clienti disturbino la vostra vita privata.

Se, nonostante tutte queste precauzioni, subite sollecitazioni inopportune, fissate un appuntamento con l’interessato per ricordargli le vostre modalità di lavoro. Dopo ogni appuntamento, inviate un’e-mail che riassuma nuovamente questi stessi principi.

2 – Proteggete il vostro benessere e la vostra salute

Proteggere il vostro benessere è essenziale per una migliore gestione dello stress e, lavorando da casa e volendo soddisfare le esigenze della vostra famiglia e quelle del vostro datore di lavoro, siete esposti maggiormente al rischio burnout lavorativo e personale.

Come avete letto in precedenza in questo articolo, la letteratura scientifica dimostra che per alcune persone e in determinate condizioni, il lavoro da casa può essere una fonte di maggiore stress. Di conseguenza, il telelavoro può avere un impatto sul benessere e sulla salute dei telelavoratori.

Tra i principali rischi identificati ed evidenziati dagli studiosi, c’è il rischio di isolamento per le persone che lavorano fuori sede, a casa o in luoghi diversi dal loro ufficio abituale.

Le ricerche dimostrano che i dipendenti che si confrontano a questi “nuovi modi di lavorare” soffrono di un senso di isolamento, hanno difficoltà a lavorare senza una struttura, subiscono interruzioni da parte di familiari e amici (Allen e al., 2003) e si lamentano del sovraccarico di lavoro (Galinsky e al., 2001).

Questo isolamento può dipendere da diversi fattori, sia individuali che organizzativi, quando l’azienda non prepara sufficientemente la transizione al telelavoro per i suoi dipendenti o quando l’imprenditore non è in grado di organizzarsi bene.

Bentley e al. (2016) dimostrano che l’isolamento professionale percepito dai telelavoratori favorisce la percezione dello stress professionale. Infine, alcuni studi evidenziano l’isolamento sociale dei telelavoratori (Hilbrecht e al., 2008, Vayre e Pignault, 2014). Quest’ultimo può riferirsi alla mancanza di interazione sociale nella sfera amicale o alla sensazione di evolversi in contesti sociali in cui i telelavoratori hanno difficoltà a sentirsi “al loro posto” (per gli uomini il fatto di essere immersi nella vita quotidiana in ambienti altamente femminilizzati, come l’ingresso/uscita da scuola, dal momento che telelavorano).

Questo isolamento sociale può anche essere la conseguenza di una difficoltà a gestire efficacemente il cambiamento di identità provocato dal telelavoro.

Questa sensazione di isolamento può essere molto forte e può portare al disimpegno professionale, al burnout e a una riduzione del benessere del telelavoratore.

In questo senso, gli studi dimostrano che, anche se i telelavoratori riescono a conciliare meglio la sfera professionale e quella familiare, hanno poco tempo per prendersene cura, riposare, giocare nel tempo libero o uscire (in altre parole, disinvestono la loro sfera personale e sociale dopo l’ingresso nel telelavoro; (Hilbrecht, Shaw, Johnson, e Andrey, 2008, Ortar, 2009, Vayre e Pignault, 2014).

In sintesi, la cattiva gestione del telelavoro può provocare una sensazione di ritiro che induce alcuni telelavoratori a dimenticarsi di se stessi, mettendo a rischio il proprio benessere, la propria salute, il proprio lavoro e la propria vita privata.

Consigli pratici per proteggere il vostro benessere

Lavorare da casa non è un processo di poco conto, ma un cambiamento considerevole che può mettere in discussione la vostra identità, il vostro ruolo sociale, familiare e professionale.

Isolandovi, vi assegnate l’ultimo posto e vi dimenticate di voi.

Ecco come trovare un equilibrio migliore.

Prendete tempo per familiarizzarvi con la vostra nuova identità e con il fatto che il cambiamento di posto di lavoro ha un impatto su tutta la vostra vita.

Mettete da parte la vostra vecchia vita e preparatevi a entrare in una nuova vita che richiede un nuovo equilibrio.

Compiendo questo passo, avete abbandonato ciò che pensavate di essere e diverrete una persona diversa con nuovi ruoli, responsabilità e opportunità.

Ecco un semplice esercizio che vi permetterà di affrontare meglio questo cambiamento di identità.

Disegnate una tabella di 4 colonne e scrivete nella:

prima, uno dei cambiamenti che state affrontando,
seconda, l’emozione che provate nei confronti di questo cambiamento
terzo, le conseguenze di questa situazione per voi
quarto, le azioni che effettuerete per gestire al meglio questo cambiamento

Poi, pianificate ogni azione nella vostra lista di cose da fare. In questo modo potrete familiarizzarvi con la vostra nuova identità e sarete più preparati per gestire la percezione di isolamento.

Dedicate del tempo e pianificate nella vostra to-do list sia le pause durante la giornata lavorativa sia le attività che vi fanno bene perché contribuiscono alla vostra crescita personale.

Così facendo, sarete in grado di prevenire e superare il senso di isolamento, proteggendo il vostro benessere e la vostra salute.

3 – Rimanete produttivi

Ora che siete consapevoli dei principali rischi per il vostro benessere, la vostra salute e la vostra produttività, è il momento di capire come potete rimanere produttivi lavorando da casa e al di fuori della vostra azienda.

In accordo con Vaire (2019), gli studi dimostrano che il telelavoro ha conseguenze positive in termini di equilibrio di vita e di arricchimento reciproco tra lavoro e “fuori dal lavoro” solo se i telelavoratori sviluppano competenze in termini di pianificazione e autogestione delle attività professionali (definizione degli obiettivi da raggiungere, identificazione e priorità dei compiti da svolgere, anticipazione delle fasce orarie e strutturazione della giornata di telelavoro) e attuano una rigorosa organizzazione temporale delle attività (Greer e Payne 2014, Metzger e Cléach 2004, Tietze e Musson 2005, Vayre e Pignault 2014). Inoltre, sottolineano l’importanza di sviluppare uno spazio fisico di lavoro dedicato in casa, associato alla realizzazione di comportamenti, regole e rituali, in concertazione con la famiglia, che permettano la delimitazione spaziale e psicologica (transizione di ruolo) dell’ambiente di lavoro in casa, e di stabilire una separazione tra la sfera professionale e quella privata (Fonner e Stache, 2012, Greer e Payne, 2014, Metzger e Cléach, 2004, Tietze e Musson, 2005, Vayre e Pignault, 2014).

Disconnettetetevi

La produttività quando si lavora da casa richiede la messa in atto di abitudini più qualitative.

Ciò comporta l’abitudine di disconnettersi puntualmente dal lavoro durante le pause e le attività extra-professionali.

Questo è importante per la salute, il benessere e la produttività. In questo senso, la ricerca empirica ha dimostrato che i dipendenti che riescono a disconnettersi dal lavoro durante le ore post-lavorative sperimentano livelli più elevati di soddisfazione e benessere (Sonnentag e Fritz, 2007) e mostrano prestazioni migliori (ad esempio, Binnewies e al. 2009, Demerouti e al. 2009, Meijman e Mulder 1998).

D’altra parte, una cattiva gestione dell’uso dello smartphone può avere un impatto sul benessere, sulla salute e anche sulla produttività. Come dimostrano Duxbury, Higgins e Lee 1994, gli utilizzatori di smartphone che subiscono forti interferenze tra lavoro e casa non sono in grado di recuperare. Ciò implica che essere connessi al lavoro la sera tramite uno smartphone ha conseguenze sulla capacità dei dipendenti di adottare strategie di recupero. Questo dato si spiega con il fatto che, nella maggior parte dei casi, la sollecitazione del lavoro provocata dallo smartphone è esterna e incontrollabile, e continua il confronto con i problemi legati al lavoro.

Imparare a staccare emotivamente dal lavoro è importante anche per gestire meglio lo stress e proteggere la salute. Come dimostra Sonnentag (2001), i dipendenti hanno bisogno di assentarsi dal lavoro per riprendersi dalle conseguenze dello stress.

Per concludere, la disconnessione dal lavoro ha un impatto sulla produttività; secondo Renneker e Godwin (2005), sebbene la disponibilità continua possa ridurre i ritardi del lavoro (accesso rapido alle informazioni), aumentando l’efficienza dell’organizzazione, può contemporaneamente portare a un aumento delle interruzioni del lavoro e a una maggiore disorganizzazione).

Secondo alcuni autori, infatti, la tutela del diritto alla disconnessione può influire sulla produttività aziendale, poiché, in generale, chi rispetta l’equilibrio tra vita privata e lavoro è molto più produttivo di altri: ciò significa che l’uso ininterrotto dei dispositivi elettronici emerge come un preoccupante fattore causale di diminuzione dell’efficienza aziendale (Poletti, 2017).

Organizzatevi

Un’altra abitudine importante è quella di organizzarsi pianificando la giornata lavorativa e proteggendosi da qualsiasi fattore che possa influenzare la to-do list e la produttività. Se non si stabilisce una priorità nel lavoro, ci saranno problemi organizzativi.

Gli orari di lavoro flessibili possono essere causa di maggiore stress a causa dei continui cambiamenti di orario che portano a un programma giornaliero altamente destrutturato (Tausig e Fenwick, 2001).

Per essere produttivi e realizzare quanto pianificato, è necessario gestire bene le interruzioni.

Come dimostra la ricerca, il passaggio da un compito all’altro comporta un ritardo prima di impegnarsi efficacemente in un nuovo compito, anche se il collaboratore era stato precedentemente impegnato in quello stesso compito. Ogni frammentazione di un compito aumenta il tempo totale necessario per completarlo (Rubinstein e al., 2001).

Una buona gestione delle energie è importante anche per pianificare le attività più importanti quando ci si sente meglio.

Come dimostrano le ricerche, i telelavoratori lavorano meglio perché possono seguire i loro ritmi biologici, sono meno soggetti alle interruzioni tipiche dell’ufficio (telefonate, contatti con i colleghi, pausa caffè), evitano lo stress legato ai trasferimenti e così via (Craipeau e Marot 1984; Strassmann 1985).

Motivatevi

Lavorare da casa richiede di fare appello alle proprie motivazioni più profonde, utilizzando strumenti diversi per mantenere la motivazione.

Come dimostra Niessen (2019), i telelavoratori part-time dichiarano un uso più elevato di auto-ricompensa, definizione di obiettivi e visualizzazione di prestazioni soddisfacenti nei giorni in cui lavorano a casa rispetto a quelli in cui lavorano in ufficio. L’associazione tra il luogo di lavoro e l’auto-ricompensa, la definizione di obiettivi, la visualizzazione di prestazioni di successo e la valutazione di credenze e aspettative è mediata dall’autonomia. I telelavoratori part-time sono risultati più soddisfatti del proprio lavoro alla fine della giornata lavorativa grazie alla definizione di obiettivi personali.

Consiglio pratico per migliorare la produttività: organizzare le vostre giornate

Pianificare le giornate in anticipo utilizzando una lista di cose da fare e gestendo le diverse distrazioni.

Disconnettetevi di tanto in tanto per rimanere produttivi e tutelate il vostro benessere.

Create un sistema personale per motivarvi costantemente:

utilizzando la definizione e il monitoraggio dei vostri obiettivi
riconoscendo i vostri progressi
dandovi delle ricompense
visualizzandovi produttivi

Ciò vi consentirà di lavorare nelle migliori condizioni, diventando più produttivi lavorando da casa.

Conclusione finale su come rimanere produttivi e organizzati lavorando da casa

Questo articolo su come rimanere produttivi e organizzati quando si lavora da casa è terminato.

Prima di lasciarvi, vorrei sapere quali consigli vi sono stati più utili e quando li metterete in pratica nella vostra vita.

Poi, vorrei chiedervi di condividere questo articolo con altre persone che, come voi, desiderano migliorare la propria vita lavorativa e personale.

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Questo articolo è disponibile anche in altre lingue

English: Productive and organized when working from home: the ultimate guide

Français : Rester productif et s’organiser quand on travaille chez soi : guide ultime