Come organizzare efficacemente una giornata produttiva tra casa e lavoro
In questo articolo su come organizzare efficacemente una giornata produttiva vi offrirò alcuni consigli molto efficaci per migliorare la vostra produttività e la vostra soddisfazione quotidiana.
Scoprite ora come applicare subito i miei consigli.
1 – Pianificate la vostra giornata in anticipo
Per avere una giornata ben organizzata, è necessario pianificare la giornata in anticipo.
Secondo la regola di Hisrich e Peters (2002) sulla gestione efficace o essenziale del tempo, il 10% del tempo impiegato per pianificare le attività in anticipo fa risparmiare il 90% dello sforzo necessario per raggiungere l’obiettivo in seguito.
Pianificando i vostri compiti la sera prima di andare a dormire, risparmierete tempo e vi occuperete subito dei vostri impegni.
Inoltre, sarete meno esposti a distrazioni e attività di poca o scarsa importanza.
Vedrete che applicando questo primo consiglio diventerete molto più efficienti.
2 – Programmate le vostre attività più importanti
Non è necessario programmare tutte le tue attività, ma dedicate del tempo a programmare quelle più importanti, cioè quelle che vi avvicineranno di più ai vostri obiettivi.
Se lo fate, avrete bisogno solo di 5 o 10 minuti per pianificare le attività più importanti nella vostra agenda.
Il tempo rimanente può essere utilizzato per affrontare le emergenze e le attività meno importanti della giornata.
Non limitatevi esclusivamente alle attività lavorative, ma pianificate anche i vostri appuntamenti personali.
Per assicurarvi che i compiti che programmate siano utili, collegate ogni attività a un obiettivo che è importante per voi.
Se ne avete la possibilità, cercate di pianificare le vostre attività più importanti in base al vostro livello di energia che dipende:
- dal vostro cronotipo
- dal vostro stile di vita
- dalla vostra capacità di affrontare efficacemente lo stress quotidiano
3 – Preparate i vostri compiti in anticipo
Dopo aver scritto tutti i compiti principali nella vostra agenda, potete chiudere gli occhi e visualizzare come volete eseguire ognuna di queste attività.
Questa è una forma di preparazione mentale che vi permetterà di verificare in anticipo se siete pronti ad eseguire ogni attività al meglio delle vostre capacità o se non lo siete.
In alcuni casi, potreste anche posticipare una di queste attività per darvi più tempo per prepararvi ulteriormente.
Poi, se capite che siete abbastanza pronti, pensate a cosa dovete fare per guadagnare del tempo il giorno dopo.
Se si tratta di un compito ripetitivo, pensate a nuovi modi per svolgere la stessa mansione in un tempo inferiore.
4 – Preparate soluzioni alternative
Siete pronti, avete pianificato le vostre attività più importanti e avete iniziato a prepararvi mentalmente per il vostro lavoro.
Ma siete pronti a gestire tutti gli imprevisti?
In caso contrario, iniziate a pensare a cosa accadrebbe se i vostri strumenti di lavoro smettessero di funzionare o se si verificasse qualsiasi altro imprevisto.
Lo scopo di questo ragionamento non è quello di essere pessimisti, ma piuttosto quello di risolvere in anticipo una serie di problemi che probabilmente si verificheranno, soprattutto se siete lavoratori autonomi e lavorate da remoto.
Esempi tipici di queste situazioni sono il computer che si rompe, internet che non funziona, un cliente che cancella un appuntamento all’ultimo minuto, una situazione familiare imprevista che richiede la vostra presenza, ecc.
Non si può prevedere tutto, ma si possono trovare soluzioni in anticipo alle difficoltà che si possono incontrare nel corso della vostra attività lavorativa.
5 – Limitate le distrazioni
Fate tutto il possibile per non essere disturbati durante il vostro lavoro.
Eliminate tutte le distrazioni che dipendono da voi come lo smartphone, le reti sociali e professionali, ecc.
Evitate di rispondere al telefono e di passare dalla vostra attività principale a fare qualcosa non importante.
Se vi sentite stanchi, è meglio fare una pausa che vi permetta di disconnettervi completamente dal vostro lavoro.
Così scoprirete che sarà più facile ritrovare la vostra concentrazione.
Se continuate a passare da un’attività all’altra, cercate di capirne le ragioni senza criticarvi.
L’obiettivo è capire cosa sta causando questi deficit di concentrazione.
Spesso la difficoltà a concentrarsi su un compito possono essere dovuti alla sua complessità ma anche a un alto livello di stanchezza fisica o psicologica.
In questi casi, se ne avete la possibilità, fate un piccolo riposo e tornate al lavoro, ma cercate anche di ritrovare una buona durata e qualità del sonno.
6 – Fate delle pause regolari
Per organizzare la vostra giornata e mantenere la produttività è necessario fare delle pause.
L’ideale sarebbe spostarsi dalla propria postazione di lavoro, uscire e camminare.
Fate una pausa che vi permetta di staccarvi completamente dalla vostra attività lavorativa.
Fare ciò vi manterrà produttivi, soddisfatti e di buon umore fino a sera.
Questo significa che è necessario pianificare le pause e prenderle anche se pensate di non averne bisogno.
Prendetele e non inventate scuse come: ho troppo lavoro, non posso fare una pausa ora perché il mio capo si aspetta che finisca questo compito.
Fate una pausa perché fa bene a voi e al vostro manager.
7 – Riesaminate la vostra giornata
Ogni sera prendetevi cinque minuti per rivedere gli eventi chiave della vostra giornata.
Concentratevi prima su ciò che è andato come previsto e annotate le scelte che vi hanno aiutato a lavorare bene.
Dedicate del tempo a complimentarvi con voi stessi per questi risultati, perché questo aumenta la fiducia e l’autostima.
Poi pensate a ciò che non ha funzionato bene e concentratevi su ciò che avete imparato da quella situazione.
Pensate a cosa potreste fare meglio rapidamente, in modo da iniziare a superare questi ostacoli una volta per tutte.
Trovate il tempo di dirvi con grande gentilezza: farò meglio la prossima volta.
Poi immaginate di rivivere mentalmente quello stesso giorno e pensate a cosa fareste diversamente se poteste rivivere l’esperienza.
Cercate di integrare ciò che avete imparato con ciò che potete migliorare.
8 – Superate la procrastinazione
Tendete a rimandare i compiti importanti per giorni, settimane o mesi?
Se è così, è essenziale capire cosa vi fa procrastinare.
Ci sono molte ragioni per cui la gente procrastina; eccone solo alcune.
Alcune persone procrastinano perché sono troppo perfezioniste e in questo caso è essenziale capire come smettere di essere perfezionisti.
Altre persone procrastinano perché hanno difficoltà a gestire le loro emozioni o perché considerano il compito troppo noioso.
Una volta identificata questa o queste ragioni, sarà necessario creare una strategia su misura per smettere di procrastinare.
Conclusione su come organizzare una giornata produttiva
In questo articolo, vi ho fornito 8 consigli su come organizzare la vostra giornata e andare verso una maggiore produttività, benessere e realizzazione professionale.
Se siete interessati al tema della produttività, vi invito a consultare tutti i miei articoli sulla produttività.
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Questo articolo è disponibile anche in altre lingue
English: How to make a productive day: 8 tips on how to have a more productive day
Français : Comment organiser sa journée : plus de productivité et moins de stress