Aumentare la vostra produttività: 12 consigli per una maggiore efficacia
Come aumentare la produttività al lavoro e nella vita privata?
Questa è la domanda alla quale risponderò in questo articolo.
Scoprite ora i miei consigli.
1 – Iniziate con la vostra motivazione
Se volete aumentare la vostra produttività, il primo passo è capire la vostra motivazione per diventare produttivi.
Quali saranno i benefici per voi e per gli altri se riuscirete a migliorare la vostra produttività?
Rispondere a questa domanda è essenziale per impegnarsi pienamente in questo processo di sviluppo personale e professionale.
Cercate di pensare in modo olistico identificando tutti i benefici di una migliore produttività.
Se non dedicate del tempo a capire cosa vi motiva a fare dei progressi, non sarete in grado di trarre pieno vantaggio da tutti gli altri consigli che propongo in questo articolo e negli altri articoli e video sulla produttività che trovate sul sito.
Se invece capite in che modo una migliore produttività faciliterà il vostro successo, rimarrete motivati anche quando incontrerete difficoltà e incertezze.
Per approfondire il tema della motivazione, vi invito a leggere il mio articolo su come rimanere motivati.
Consiglio pratico
Scrivete una lista delle vostre motivazioni per aumentare la vostra produttività.
Poi assegnate un ordine di priorità a questa lista dalla motivazione più importante a quella meno importante.
Circoscrivete le tre motivazioni più importanti.
Poi scrivetele su un foglio di carta separato e tenetelo davanti a voi ogni giorno.
Fare questo vi permetterà di gestire meglio i vostri cali di motivazione.
2 – Misurate come usate il vostro tempo
Non si può cambiare ciò di cui non si è consapevoli.
Per aumentare la vostra produttività, dovete capire quanto tempo dedicate alle diverse attività durante la vostra giornata.
Nel corso della settimana, annotate quanto tempo assegnate a tutte le vostre attività, compreso il tempo dedicato al sonno.
Poi fate la media del tempo usato per ogni compito e identificate il tempo speso in attività importanti, poco importanti e non importanti.
Ora che avete un quadro chiaro della vostra situazione, pianificate nella vostra agenda e nella lista delle cose da fare un primo cambiamento che vorreste fare al vostro programma abituale.
Questo esercizio piuttosto semplice è in realtà molto efficace per rendervi consapevoli delle vostre scelte e dell’impatto che hanno sulla vostra vita.
Per esempio, potreste rendervi conto che non state dormendo abbastanza e, come probabilmente già sapete, il sonno ha un impatto significativo sulla produttività e sul benessere.
Potreste anche rendervi conto che tendete a procrastinare, cioè a rimandare una serie di azioni, forse per un eccesso di perfezionismo o per paura della reazione degli altri.
Non c’è bisogno di cambiare tutto subito.
L’importante è iniziare il processo di cambiamento.
Vedrete che con il tempo sarete in grado di diventare più efficaci.
Per approfondire il tema della gestione del tempo, vi consiglio di leggere il mio articolo sugli ostacoli della gestione del tempo.
Consiglio pratico
Iniziate a misurare come distribuite il vostro tempo al mattino per una settimana.
Poi eliminare, spostate o delegate le attività meno utili.
Fare questo vi permetterà di iniziare a migliorare la vostra efficacia al lavoro e nella vostra vita personale.
3 – Modellizzate i vostri giorni più produttivi
Un modo molto efficace per aumentare la vostra produttività è imparare da voi stessi e più precisamente trarre ispirazione dai vostri giorni migliori.
Per fare questo, pensate a un giorno specifico e scrivete tutti gli aspetti che vi hanno aiutato ad operare al vostro massimo livello.
Poi, preparate il terreno per ripetere gli stessi giorni o giorni migliori.
Ci sono molti fattori che possono creare le basi per una giornata super produttiva.
Eccone alcuni.
La produttività delle vostre giornate si prepara in anticipo perché, come ho scritto in un articolo precedente, l’abitudine di pianificare la vostra giornata in anticipo è importante per favorire la vostra produttività.
La qualità e la quantità del vostro sonno è altrettanto importante per mantenere un buon livello di attenzione, produttività e benessere.
Gli alimenti che scegliete di mangiare quotidianamente hanno un impatto importante sulla vostra salute e anche sulla vostra produttività. È quindi consigliabile scegliere cibi facili da digerire durante il giorno.
Anche la vostra capacità di affrontare lo stress in modo efficace è importante. Per questo, è essenziale pianificare un po’ di tempo ogni giorno per rilassarsi, fare sport, meditare, incontrare degli amici e in generale concentrarsi su attività piacevoli.
Consiglio pratico
Identificate almeno un’azione che vi aiuterebbe a migliorare la vostra produttività e svolgetela ogni volta che ritenete che sia rilevante per la vostra vita lavorativa o privata.
Continuate a farlo finché non diventa un’abitudine.
4 – Imparate a dire di no
Per essere più produttivi nella vostra vita lavorativa e in quella privata, dovete imparare a imporvi dicendo di no alle attività che non sono importanti per voi.
Tra le attività lavorative ci sono anche le riunioni alle quali siete invitati, anche se la vostra presenza non è necessaria.
Se organizzate delle riunioni, dovreste assicurarvi di invitare solo le persone che possono contribuire, e lasciare che i vostri dipendenti si concentrino sulle attività prioritarie.
Vi consiglio di leggere il mio articolo in cui spiego in dettaglio come organizzare una riunione produttiva.
Lo stesso principio di imparare a rifiutare una riunione si applica alla vostra vita privata.
Se, per esempio, non andate d’accordo con certi membri della famiglia e ogni volta che li incontrate sentite un calo di energia, dovreste limitare o eliminare queste relazioni dalla vostra vita.
Lo stesso vale per amici o conoscenti che ogni volta che passate del tempo con loro, vi sentite esausti o arrabbiati.
Pensate a tutta l’energia che vi rimarrebbe se foste in grado di dire di no e a come potreste usare il vostro tempo per aumentare la vostra produttività e raggiungere più velocemente i vostri obiettivi.
Cambiare il proprio comportamento non è facile, ma è possibile farlo rafforzando la fiducia e l’autostima.
Per approfondire l’argomento, vi consiglio di leggere il mio articolo su come imparare a dire di no sul lavoro.
Consiglio pratico
Iniziate a dire di no alle richieste di scarsa importanza.
Ogni volta che riuscite a dire di no, congratulatevi con voi stessi o datevi una piccola ricompensa.
Quando non riuscite a dire di no a una richiesta, siate clementi con voi stessi e cercate di fare meglio la prossima volta.
Poi, man mano che progredite, datevi una ricompensa più grande.
5 – Progettate il vostro spazio di lavoro in modo più efficiente
Migliorare la produttività richiede anche la creazione di un ambiente di lavoro più funzionale e piacevole.
Se non siete soddisfatti del vostro ufficio, fate del vostro meglio per migliorare il vostro ambiente di lavoro.
In un articolo precedente, ho parlato dell’importanza di scegliere il monitor giusto per migliorare la vostra produttività.
Più in generale, concentratevi sui miglioramenti che potete apportare rapidamente al vostro spazio di lavoro per renderlo più armonioso e adatto alle vostre esigenze.
Ove possibile, create uno ambiente lavorativo che aumenti la vostra concentrazione, riduca le distrazioni e migliori il vostro benessere.
Consiglio pratico
Identificate un piccolo miglioramento che potete attuare immediatamente o al più tardi entro le prossime 24 ore.
Siate consapevoli dell’effetto che questo piccolo cambiamento ha sul vostro benessere e sulla vostra produttività.
Poi pianificate e implementate il cambiamento successivo.
Continuate fino a creare uno spazio di lavoro più piacevole e funzionale.
6 – Non rispondete alle telefonate
Avete mai deciso di rispondere a una chiamata mentre eravate nel mezzo di un’attività importante?
Se la risposta è sì, sapete che vi ha fatto perdere tempo e concentrazione.
La maggior parte delle chiamate che ricevete non sono urgenti o importanti.
Ma voi siete abituati a rispondere sempre.
Più si risponde, più si rinforza questo comportamento.
La prossima volta che decidete di rispondere a una chiamata non pianificata, guardate quanti minuti avete sprecato e come vi sentite in merito alla vostra scelta.
Non vi sto consigliando di non rispondere alle chiamate importanti.
Quello che vi suggerisco è di rispondere solo alle chiamate veramente essenziali, come quelle del vostro coniuge o della scuola dei vostri figli.
Tutte le altre persone vi lasceranno un messaggio se il motivo della loro chiamata è davvero importante.
Ma in quest’ultimo caso, terminate prima la vostra attività importante e definite in anticipo quanto tempo avete intenzione di dedicare a questa persona.
Consiglio pratico
Decidete i numeri di telefono delle persone a cui dovete rispondere.
Registrate un messaggio spiegando che non rispondete alle telefonate e che se è veramente urgente possono lasciare un messaggio sulla vostra segreteria telefonica e che li richiamerete il più presto possibile.
7 – Pianificate il vostro tempo sui social network e su quelli lavorativi
Se avete bisogno di utilizzare i network sociali e professionali per il vostro lavoro, vi consiglio di pianificare :
- delle fasce orarie per questa attività
- le azioni specifiche che volete intraprendere per raggiungere un obiettivo specifico
Se non pianificate bene questi tempi, la vostra attenzione sarà distolta dai contenuti offerti da altre persone e perderete tempo inutilmente.
Ricordate che l’obiettivo di questi network è di farvi passare più tempo possibile sui loro siti.
Perciò faranno di tutto per distrarvi.
Se volete usare queste reti a vostro vantaggio, seguite le istruzioni qui sopra.
Vi consiglio di fissare un limite di tempo anche per il vostro uso personale dei social network.
Per facilitare la pubblicazione dei vostri contenuti sulle reti sociali e professionali, vi consiglio di utilizzare Postcron.
Consiglio pratico
Usa il timer per il conto alla rovescia sul telefono ogni volta che usate internet per il networking sociale o professionale.
Non appena suona l’allarme, scollegatevi senza cercare scuse.
8 – Trovate del tempo per voi stessi
La vostra produttività dipende da voi e dal vostro stato mentale e fisico.
La decisione di dedicare del tempo alle attività che vi piacciono è vitale per il vostro benessere e la vostra salute.
La vostra vita non dovrebbe diventare una corsa per raggiungere obiettivi a costo della vostra salute.
Quando organizzate le vostre giornate, programmate del tempo per voi stessi ogni giorno e concedetevi il tempo che meritate.
Fare questo vi permetterà di trarre energia dalle attività che vi fanno sentire bene, ma anche di gestire meglio lo stress nella vostra giornata.
Se vi sentite un po’ stressati, vi consiglio di leggere il mio articolo su come rilassarsi velocemente.
Consiglio pratico
Pianificate almeno un’attività piacevole la sera prima di andare a dormire in un momento specifico e realizzatela!
Se è possibile, alzatevi un’ora prima ogni giorno e trasformate questo appuntamento con voi stessi in un rituale, un’abitudine che manterrete nel tempo.
9 – Imparate dai vostri errori
Un modo estremamente efficace per aumentare la vostra produttività è quello di identificare i vostri errori e creare procedure che vi permetteranno di evitarli in futuro.
Quando commettete un errore non criticatevi perché ciò ha un impatto negativo sulla vostra autostima e sulla fiducia in voi stessi.
Bisogna invece essere empatici con se stessi e concentrarsi su come gestire al meglio la stessa situazione nel futuro.
Se non lo fate, continuerete a perdere molto tempo ed energia.
Di conseguenza, anche la vostra produttività, la motivazione e la fiducia diminuiranno.
Ma se fate la scelta di affrontare i problemi quando si presentano e trovare un modo per risolverli, vi sentirete molto meglio e le vostre azioni diventeranno molto più efficaci.
Consiglio pratico
Identificate un errore che vi fa perdere tempo e che continuate a fare più e più volte.
Pensate a due soluzioni per risolverlo una volta per tutte.
Testate le vostre soluzioni e correggetele se necessario.
Continuate fino a quando il problema è completamente risolto.
10 – Utilizzate gli strumenti di gestione del tempo
Potete semplificarvi la vita usando strumenti che vi aiutino a gestire meglio il vostro tempo.
Prima di tutto, usate un’agenda in cui pianificate sia i vostri incarichi di lavoro che le attività della vostra vita privata.
Tenete anche un quaderno accanto a voi per prendere appunti.
In questo modo, ogni volta che avrete nuove idee o semplicemente bisogno di ricordare informazioni importanti, sarete sicuri di annotarle.
Vi consiglio anche di avere un’agenda personale nella quale scrivere le cose importanti che avete imparato nella vostra vita, in modo da essere consapevoli di tutti i vostri progressi.
Poi create una lista giornaliera o settimanale di cose da fare, ma cercate di non sovraccaricarla con troppi compiti.
Infine, scegliete un metodo di gestione del tempo come la matrice Eisenhower o il metodo ABCDE.
Consiglio pratico
Scegliete un metodo di gestione del tempo e procuratevi tutti gli strumenti che ho appena descritto.
11 – Scrivete la vostra lista did list
Tutti conoscono la to-do list.
Ma pochi conoscono la did list.
Questa è la lista delle azioni che avete compiuto durante il giorno.
Quali sono i vantaggi di questa lista?
Vi permette di :
- rendervi consapevoli dei vostri progressi
- aumentare la tua motivazione
- migliorare la flessibilità della vostra strategia
- uscire dalla vostra zona di comfort
Quando dovreste scrivere questa lista?
Preferibilmente, scrivete la vostra lista alla fine della giornata o la sera prima di andare a dormire appena prima di scrivere la vostra lista di cose da fare.
Consiglio pratico
Create una tabella a due colonne in cui scrivete le azioni che avete fatto nella prima colonna e l’effetto che ogni azione ha avuto sui vostri obiettivi nella seconda.
12 – Pensate fuori dagli schemi
Per finire questo articolo, vi invito a provare nuovi modi di lavorare.
Con il tempo, avete sviluppato delle abitudini che vi rassicurano ma che possono anche limitare la vostra efficacia.
Vi suggerisco di passare un’ora al giorno a ricercare e testare nuovi approcci per lavorare più velocemente mantenendo la stessa qualità del lavoro.
Siate pazienti perché all’inizio i vostri risultati non saranno probabilmente soddisfacenti.
Ma se perseverate, comincerete a ottimizzare il vostro tempo e questo aumenterà sia la vostra produttività che il vostro benessere.
Consiglio pratico
Scegliete un’attività ricorrente che occupa molto del vostro tempo e provate a farla in un modo diverso.
Conclusione su come aumentare la vostra produttività
In questo articolo, vi ho dato 12 consigli su come aumentare la vostra produttività.
Se siete interessati al tema della produttività, vi invito a consultare tutti i miei articoli sulla produttività.
Se volete imparare la gestione del tempo, vi invito a scoprire il nostro corso sulla gestione del tempo.
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