La matrice Eisenhower: uno strumento senza limiti
In questo articolo vi parlerò della matrice di Eisenhower e di come può aiutarvi a :
migliorare la vostra gestione delle priorità
diventare consapevoli di ciò su cui dovete concentrarvi per migliorare la qualità della vostra vita
Cos’è la matrice Eisenhower?
Secondo Wikipedia è uno strumento di gestione e analisi del tempo.
È infatti uno strumento di analisi perché permette di capire il comportamento di un individuo ed è anche uno strumento di gestione del tempo perché permette di valutare in che tipo di attività una persona trascorre il suo tempo.
Ma la matrice Eisenhower è anche uno strumento per aiutare le persone a diventare consapevoli delle loro scelte e azioni.
Dietro queste scelte e azioni ci sono elementi essenziali come:
- valori personali
- credenze
- abitudini
Avete già letto altri articoli su questo argomento con la stessa tabella e consigli più o meno identici.
Ecco un altro grafico leggermente diverso che riassume la mia comprensione di questo strumento come coach e come usarlo a vostro vantaggio per raggiungere i vostri obiettivi.
Contrariamente a quello che potete aver letto altrove, la Matrice Eisenhower è molto più di uno strumento di gestione del tempo.
Se è vero che aiuta a diventare consapevoli del vostro attuale modo di organizzarvi, ha molte più applicazioni se si va al di là di ciò che è ovvio.
Per illustrare il mio proposito, vi propongo di passare attraverso i 4 principi di questo strumento.
Prima di passare ai consigli, se volete approfondire il tema della gestione del tempo, vi consiglio di leggere l’articolo 7 consigli facili per superare gli ostacoli della gestione del tempo.
Importante ma non urgente
La prima parte riguarda ciò che è importante e non urgente nella vita di una persona.
Nella tabella ho collegato questi compiti al concetto di valore.
I valori rappresentano ciò che è più importante per una persona e ogni persona ha valori diversi.
Se una persona conosce i suoi valori, per essere più produttiva dovrà dar loro la priorità e fissare degli obiettivi che siano coerenti con i suoi valori.
Se invece un individuo non conosce i suoi valori, dovrà identificarli rapidamente per evitare di perseguire obiettivi che non gli porteranno nulla di significativo a lungo termine.
Lo strumento quindi non solo aiuta a focalizzarsi sulle attività importanti legate ai valori, ma anche a verificare la coerenza tra :
- valori
- obiettivi
- compiti pianificati
- azioni realmente eseguite
Importante e urgente
Si tratta di attività che erano importanti ma che non sono state affrontate immediatamente.
Per spiegare questa forma di procrastinazione possiamo di nuovo basarci sui valori e più precisamente sul conflitto tra valori.
È possibile che una persona sia inizialmente motivata a svolgere un determinato compito, ma che questo sia legato a un valore che è in conflitto con un altro valore di simile importanza.
Se è così, quella persona dovrà identificare il valore legato a quel compito e poi rendersi conto di quel conflitto per risolverlo in modo da poter pianificare e portare a termine quell’importante attività.
Urgente ma non importante
Queste sono attività che voi o altri considerano urgenti e che voi rimandate perché avete una credenza limitante.
Per esempio, alcune persone possono esercitare una pressione psicologica su di voi per soddisfare immediatamente le loro aspettative.
Può trattarsi di un manager, un cliente, un fornitore o un collega.
Ma questo tipo di pressione esiste anche nella vita privata.
Vi trovate a cedere a queste richieste quando credete di dover rispondere rapidamente alle richieste degli altri, e quindi date più importanza ai loro bisogni piuttosto che alle vostre priorità.
La consapevolezza di questa convinzione è necessaria per riprendere il controllo delle vostre scelte, azioni e obiettivi.
Per approfondire il concetto di convinzione, vi suggerisco di leggere l’articolo come superare le convinzioni limitanti.
In alcuni casi, oltre al coaching su questa convinzione limitante, la persona può avere bisogno di supporto per imparare a dire no e ad essere più assertiva nella sua vita lavorativa e privata.
Non importante e non urgente
Sono attività che non solo non portano nulla di positivo, ma che a volte possono anche avere conseguenze negative.
Il più delle volte queste azioni sono legate ad abitudini improduttive o negative.
Per esempio, una persona può passare due ore del suo tempo ogni giorno a controllare le cattive notizie in televisione o su internet.
Questo non è importante o urgente e inoltre questa abitudine ha un impatto negativo sulla loro mente e anche sulla sua salute.
Tuttavia, questa persona non si rende conto del suo comportamento e continua fino a quando non subisce conseguenze negative per la salute.
Per uscire da questa spirale negativa, la persona dovrà diventare consapevole della routine improduttiva e delle sue conseguenze prima di poter cambiare.
In alcuni casi, la persona può ancora ripetere il comportamento improduttivo per soddisfare un bisogno inconscio.
In questo caso specifico, seguire le cattive notizie gli darebbe un’illusione di controllo su eventi sui quali non ha alcun potere reale.
Riassumendo sulla matrice di Eisenhower
In questo articolo, ho proposto una nuova interpretazione della matrice Eisenhower.
Oltre ad essere uno strumento di gestione del tempo, permette di :
- controllare se le azioni che pianificate sono coerenti con i vostri valori più importanti
- diventare consapevoli di possibili conflitti di valori che portano a situazioni di stress
- identificare le convinzioni che vi portano a preferire le priorità degli altri alle vostre
- individuare le abitudini improduttive o addirittura negative che vi trattengono da un maggiore successo e realizzazione
Per saperne di più su come diventare più produttivi, vi suggerisco di leggere i seguenti due articoli: 14 consigli per essere più produttivi al lavoro e nella vita privata e 13 consigli scientificamente provati per diventare organizzati al lavoro.
Se siete interessati al tema della produttività, vi invito a consultare tutti i miei articoli sulla produttività.
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Questo articolo è disponibile anche in altre lingue
English: Eisenhower matrix for time management: a new look at managing priorities
Français : Matrice d’Eisenhower : une nouvelle approche à la gestion des priorités