5 consigli su come organizzare l’agenda di lavoro o personale
In questo articolo vi propongo alcuni consigli utili sur come organizzare l’agenda di lavoro o personale al fine migliorare la vostra produttività, gestire meglio lo stress, superare la procrastinazione e raggiungere i vostri obiettivi più importanti.
In un altro articolo vi avevo già parlato degli ostacoli della gestione del tempo ovvero dei fattori che possono avere un impatto negativo sulla vostra organizzazione.
In questo articolo, troverete dei consigli pratici per trasformare la vostra agenda in un eccellente compagno di viaggio che vi aiuterà a restare concentrati sui vostri obiettivi più importanti.
Adesso vi propongo di passare ai consigli.
1 – Scegliete un’agenda adatta ai vostri bisogni
La scelta dell’agenda è essenziale per migliorare la vostra produttività.
Questo consiglio è particolarmente valido per le agende cartacee.
Evitate di avere due agende perché ciò costituisce une perdita di tempo e di produttività.
Preferite invece una sola agenda ma prendetene una sufficientemente grande.
Ecco un selezione di agende che vi consiglio di scegliere per aumentare la vostra produttività.
Dopo aver scelto il formato più adatto alle vostre necessità, è indispensabile pianificare in essa tutti i vostri appuntamenti e non soltanto gli impegni lavorativi.
In tal modo eviterete dello stress inutile e riuscirete a mantenere un miglior equilibrio tra la vostra vita privata e quella lavorativa.
Forse l’idea de pianificare anche le attività personali in un’unica agenda potrebbe generare dei dubbi in alcuni di voi.
Per esempio, alcune persone vedono in questa decisione una mancanza di libertà o di spontaneità.
Se avete dei dubbi, vi invito a testare questo consiglio per una settimana per verificare se vi è utile o meno.
Il prossimo consiglio consiste nel collegare ogni attività a un obiettivo importante.
2 – Collegate ogni attività a un obiettivo importante per voi
Per seguire efficacemente questo consiglio dovreste già avere una visione chiara dei vostri obiettivi più importanti o almeno di quelli più importanti per l’anno in corso.
Se non sapete come farlo, vi consiglio di leggere il mio articolo su come definire e raggiungere gli obiettivi.
Partiamo dal principio che consciate già i vostri obiettivi più importanti.
A questo punto, vi propongo di pianificare la vostra agenda collegando ogni attività a un obiettivo importante.
Per esempio, immaginiamo che il vostro obiettivo più importante sia quello di sviluppare il fatturato della vostra azienda.
In questo caso, avrete bisogno di identificare le attività che vi permetteranno di raggiungere questo obiettivo.
In seguito le pianificherete ogni giorno misurando se possibile il loro contributo nel raggiungimento del vostro obiettivo.
Col tempo eliminerete le attività poco efficaci privilengiado esclusivamente quelle che vi consentono di avvicinarvi più rapidamente al vostro obiettivo.
Se vi rendete conto che alcune delle attività che avete programmato nella vostra agenda non sono associate ad un obiettivo importante, cercate di capire il bisogno che queste attività vi permettono di soddifare. In seguito trovate un modo più produttivo di soddisfare questo stesso bisogno.
A volte, potreste ritrovarvi a pianificare molte attività urgenti e importanti, ovvero dei compiti che erano importanti ma per i quali avete procrastinato e che col tempo sono diventati urgenti.
Il tal caso, sarà importante capire perché avete rimandato questa attività.
Per approfondire il tema della procrastinazione, vi consiglio di leggere gli articoli 10 consigli per smettere di procrastinare e come vincere la procrastinazione a casa e al lavoro.
In altre occasioni, vi succederà di pianificare attività importanti e di procrastinare nella loro esecuzione.
In questo caso, avrete bisogno di capire cosa vi impedisce di agire.
Spesso la procrastinazione dipende dalla scarsa conoscenza dei vostri valori, delle vostre priorità e dei vostri bisogni.
In altri casi, questo comportamento può dipendere da una bassa autostima, dalla paura o dalla difficoltà a comunicare bene con gli altri.
Per capire meglio la differenza tra attività urgenti e importanti, vi consiglio di leggere il mio articolo nel quale fornisco una nuova interpretazione della matrice di Eisenhower.
Il prossimo consiglio consiste a non pianificare troppe attività.
3 – Lasciate degli spazi vuoti
Uno degli errori più comuni tra quelli commessi dalle persone che desiderano migliorare la loro produttività consiste nel pianificare troppi compiti.
Ma agire in tal modo rischia solo di aumentare lo stress e a lungo termine questa strategia può avere conseguenze negative sulla salute.
Vi consiglio quindi di lasciare degli spazi vuoti tra ogni attività importante regolando questi intervalli di tempo in funzione del vostro livello di energia e di concentrazione nel corso della giornata.
Potete utilizzare questi spazi vuoti per diversi bisogni.
Per esempio, potete utilizzarli per gestire più facilmente gli imprevisti sul lavoro. Avevo già trattato questo tema in un precedente articolo su come gestire gli imprevisti sur lavoro.
Come lo sapete già, è molto raro che non ci siano problemi al lavoro ed è quindi meglio organizzarsi in anticipo per gestire al meglio ogni eventualità.
Questi spazi vuoti nella vostra agenda possono anche servire per dedicarvi del tempo a riflettere o per trovare delle soluzioni originali ai problemi che incontrate nella vostra vita.
Si tratta quindi di un’opportunità per utilizzare e rafforare la vostra creatività per esempio con l’obiettivo di diventare più produttivi al lavoro o con quello di trovare nuovi modi per eseguire meglio o più rapidamente il vostro lavoro.
Questi momenti senza attività programmate possono anche permettervi di fare qualche pausa in più nel caso abbiate bisogno di recuperare le vostre energie fisiche o mentali.
Questi spazi liberi nella vostra agenda possono anche essere utilizzati per verificare se le vostre azioni vi stanno permettendo di avvicinarvi ai vostri obiettivi o se al contrario avete bisogno di modificare la vostra strategia.
Come lo avrete senz’altro capito, potete utilizzare questi spazi non pianificati per adattarli alle vostre necessità e avere più flessibilità ogni giorno.
4 – Pianificate anche le pause
La vostra salute e la vostra produttività dipendono dalla vostra capacità di gestire al meglio le vostre energie fisiche e mentali.
Ciò richiede di pianificare e prendere le pause di cui avete bisogno.
Non è possibile definire una durata ottimale delle pause per ogni persona dato che ognuno di noi è diverso.
Tuttavia è indispensabile programmare la durata di queste pause e non trovare scuse per non farle.
Molte persone dicono di non avere il tempo di fare delle pause perché il ritmo del loro lavoro non glielo permette.
Pertanto queste stesse persone non si accorgono che meno fanno pause e meno diventano produttive nel loro lavoro.
Se permettete al vostro ambiente di lavoro di definire le vostre pause, riducete la vostra produttività e aumentate il vostro stress.
Nei limiti del vostro livello di autonomia al lavoro, cercate di prendere le pause di cui avete bisogno.
Se qualcuno cerca di impedirvi di farle, come per esempio succede con alcuni manager troppo stressati, spiegategli che la qualità del vostro lavoro dipende anche dal fare pause o consigliategli di leggere uno dei miei articoli sulla produttività e la gestione del tempo.
Per approfondire il tema della produttività, vi consiglio di leggere il mio articolo sui 13 consigli scientificamente provati per diventare organizzati o quello sui 14 consigli per essere più produttivi.
5 – Definite obiettivi intermedi da raggiungere ogni mese
Nei consigli precedenti vi ho mostrato l’importanza di definire in anticipo i vostri obiettivi più importanti.
Tra questi obiettivi, alcuni potranno essere raggiunti nell’anno in corso ma altri richiederanno più tempo.
Potete aumentare considerevolmente le vostre probabilità di raggiungere i vostri obiettivi nel tempo desiderato, programmando obiettivi mensili intermedi per ognuno dei vostri obiettivi importanti.
Fare questo è importante per diversi motivi.
Avere un obiettivo intermedio può aumentare la vostra motivatione per continuare a fare del vostro meglio giorno dopo giorno per avvicinarvi alla vostra meta.
Inoltre, mentre un obiettivo ambizioso può demotivare certe persone che possono considerarlo come qualcosa di impossibile da raggiungere, al contrario un obiettivo intermedio può essere percepito come più facile da raggiungere.
Inoltre, un obiettivo intermedio permette di adattare in tempo reale la vostra strategia alle difficoltà che incontrate. Questo permette di evitare le perdite di tempo e lo spreco di energie.
Conclusione su come organizzare l’agenda
In questo articolo vi ho proposto 5 consigli pratici sur come organizzare l’agenda per migliorare la produttività, ridurre lo stress e raggiungere più rapidamente i vostri obiettivi.
Se siete interessati al tema della produttività, vi invito a consultare tutti i miei articoli sulla produttività.
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Questo articolo è disponibile anche in altre lingue
English: How to use a planner agenda to increase productivity and reduce stress
Français : Comment organiser votre agenda professionnel ou personnel