Come non perdere tempo: 18 consigli da mettere in pratica da subito

Come non perdere tempo

La guida definitiva su come non perdere tempo

In questo articolo condivido con voi 18 consigli su come non perdere tempo e utilizzare al meglio le vostre 24 ore giornaliere.

Questi consigli sono frutto della mia esperienza come time management coach e delle ricerche scientifiche sul tema della produttività.

Se desiderate diventare più produttivi, migliorare la qualità della vostra vita e proteggere la vostra saluta, vi propongo di scoprire subito i miei consigli e applicarli quanto prima nella vostra vita.

Vi auguro una buona lettura!

Cosa vi fa perdere tempo?

Ci sono molte cose che ci fanno perdere tempo. Alcuni passano troppo tempo a guardare la televisione, altri a navigare su Internet.

Altri ancora possono perdere tempo leggendo libri che non gli piacciono o ascoltando musica che non gradiscono.

Il motivo principale per cui si perde tempo è la mancanza di chiarezza sulle proprie priorità.

Queste priorità dipendono dai valori di ogni individuo.

Se una persona non conosce i propri valori o non è in grado di stabilirne la priorità in modo efficace, non sarà in grado di sfruttare al meglio il proprio tempo.

Questo è un errore molto comune delle persone che sono sempre occupate ma che raramente realizzano qualcosa di significativo nella loro vita.

1 – Imparate a dire no

Per motivi diversi molte persone hanno paura di dire di no agli altri nel contesto del loro lavoro o nella loro vita privata.

Ma per riprendere il controllo del proprio tempo è necessario migliorare l’assertività.

L’assertività è la capacità di esprimere il vostro punto di vista in modo sicuro evitando di entrare in un rapporto conflittuale con gli altri.

Per diventare più assertivi cominciate a esprimere più spesso il vostro punto di vista in situazioni nelle quali la posta in gioco è bassa.

Poi passate gradualmente a dire come la pensate anche in circostanze sempre più difficili.

In tal modo aumenterete la fiducia in voi stessi e diventere anche più assertivi.

Se volete approfondire questa tema nel contesto lavorativo, vi invito a leggere il mio articolo su come dire no al lavoro mantenendo delle buone relazioni.

2 – Restate flessibili nel vostro approccio

La flessibilità è una delle qualità essenziali da sviluppare per avere successo nella vita.

Se desiderate imparare a gestire meglio il vostro tempo è necessario capire quando il vostro modo di pensare e di agire vi limita.

Col tempo avete sviluppato delle procedure che vi permettono di lavorare più rapidamente e che al contempo vi rassicurano.

Ma quando le vostre abitudini non vi sono più utili è necessario trovare il coraggio di reinventarsi.

Quello che ha sempre fuzionato fino a ieri potrebbe non essere più valido oggi.

La flessibilità è giustamente una delle componenti di base per acquisire una mentalità di crescita.

3 – Delegate alcune attività

Molte persone hanno difficoltà a delegare una parte delle loro responsabilità al lavoro o nella vita privata.

Ma non tutte le attività dovrebbero essere delegate.

Non delegate le attività che coincidono con i vostri punti forti o talenti innati.

Le attività che dovreste inziare a delegare quanto prima sono:

  • le mansioni che vi costringono a utilizzare i vostri punti deboli
  • le attività che gli altri possono eseguire più o meno bene come voi
  • gli impegni che vi fanno perdere molto tempo
  • le task obbligatorie delle quali non desiderate occuparvi

Se non sapete da dove iniziare per delegare una parte delle vostre attività agli altri, vi consiglio di leggere il mio articolo su come delegare efficacemente.

4 – Chiedete consigli alle persone giuste

Cosa fate quando avete un problema e avete bisogno di un consiglio?

A chi chiedete aiuto?

Sempre alle stesse persone o soltanto a coloro che possiedono una vera esperienza?

Spesso è la facilità a guidare le scelte delle persone quando cercano di superare le loro difficoltà.

Si tratta di un’abitudine poco produttiva che dipende da una certa pigrizia mentale.

La prossima volta che avrete una sfida da affrontare, fermatevi un attimo e rispondete a questa domanda.

La persona alla quale sto chiedendo un consiglio possiede davvero l’esperienza o le competenze per aiutarmi?

Se la risposta è no, continuate a cercare la persona giusta.

I minuti che impegherete per trovare la persona che fa al caso vostro vi permetteranno di evitarvi mesi o anni di problemi futuri.

5 – Eliminate le attività inutili o controproduttive

Le abitudini posssono essere utili, inutili o controproducenti.

Lo stesso avviene per le attività che svolgiamo per semplice abitudine.

Avete delle attività che continuate a svolgere anche se non contribuiscono alla qualità della vostra vita?

Ci sono dei comportamenti che continuate a ripetere anche se hanno un impatto negativo sulla vostra salute, sulle relazioni che avete con gli altri e sui risultati che riuscite ad ottenere?

Vi propongo di redigere una lista di queste attività e di iniziare a riflettere a cosa vi motiva a ripeterle.

Riflettete al bisogno collegato ad ogni attività e cercate di soddisfare questo bisogno con attività più produttive o semplicemente con scelte che contribuiscano al vostro benessere.

Focalizzatevi su una sola attività alla volta e quando l’avrete gestita al meglio potrete passare a quella successiva.

6 – Non fate le cose a metà

Questo consiglio è utile per tutti e lo è soprattutto se siete motivati dal fatto di iniziare tante attività.

Se è il vostro caso ponetevi questa domanda: quante tra le attività che ho iniziato quest’anno sono riuscito/a a portare a termine?

Se ne avete portate a termine poche o nessuna, è il momento di cambiare qualcosa.

Cercate di creare o trovare in ogni fase della task dei fattori che continuino a motivarvi per portarla a termine.

Occuparvi di ogni attività dall’inizio alla fine vi aiuterà a raggiungere i vostri obiettivi più rapidamente e a rinforzare l’autostima.

La tecnica del time blocking potrà aiutarvi a completare i vostri impegni molto più spesso.

7 – Non perdete tempo eseguendo attività poco importanti

Come probabilmente già lo sapete, per raggiungere i vostri obiettivi più rapidamente dovreste focalizzare la maggior parte del vostro tempo e delle vostre risorse sulle attività importanti.

Si tratta delle attività che se eseguite con costanza vi permetteranno di ottenere quello che desiderate maggiormente.

A volte però, per cause diverse possiamo perdere di vista cos’è veramente importante.

Per esempio, quando ci sentiamo sotto pressione o quando siamo troppo stanchi abbiamo difficoltà a valutare in modo obiettivo le priorità.

Di conseguenza, possiamo preferire dei compiti che ci tengono occupati ma che in pratica ci allontanano da quello che importante per noi a livello personale e lavorativo.

Vi invito quindi a sviluppare la vostra consapevolezza di questi momenti nei quali ci si ritrova a compiere mansioni di poco conto.

In caso di dubbio, ponetevi una semplice domanda, per esempio: l’attività che sto svolgendo è davvero importante o me ne sto occupando solo perché cerco di evitare un’altra attività più importante?

Rispondete alla domanda e agite in modo coerente con la risposta che avete dato.

8 – Fate un riposino se ne avete bisogno

Per mantenere una buona produttività nel corso della giornata è necessario aver riposato bene la notte.

Infatti un sonno riparatore permette di migliorare il livello di attenzione e quindi la capacità di restare concentrati su un dato compito.

A volte possiamo provare il bisogno di fare un sonnellino pomeridiano perché:

  • abbiamo accumulato una certa stanchezza
  • ci sentiamo meno motivati
  • siamo più stressati
  • abbiamo mangiato troppo

Chiaramente non tutte le aziende promuovono un riposino pomeridiamo dopo pranzo e forse non tutti potranno applicare questo consiglio.

Ma se lavorate da casa come dipendenti o da liberi professionisti, non sentitevi in colpa se di tanto in tanto avete bisogno di riposarvi mezz’ora o anche un pò di più.

Il tempo che investerite nella siesta vi permetterà di ritrovare appieno la vostra produttività, ridurrà il vostro stress e migliorerà il vostro benessere.

Inoltre, il tal modo avrete anche più energie la sera per godervi appieno il vostro tempo libero in famiglia o con gli amici.

9 – Concentratevi su un solo compito alla volta

Come forse già lo sapete, la produttività diminuisce quando ci si concentra su più di un’attività allo stesso tempo.

Inoltre, ogni volta che passate da un compito all’altro perdete del tempo per ritrovare lo stato di concentrazione nel quale vi trovavate precedentemente.

Se avete la tendenza a passare spesso da un’occupazione ad un’altra nel corso della giornata, potete seguire tre strategie.

Prima di tutto potete semlicemente prendere atto del vostro comportamento senza giudicarvi e limitandovi a rifocalizzarvi sul vostro impegno iniziale.

Poi, potete identificare i momenti nei quali il vostro dialogo interno vi invita a passare ad un’altra attività.

Per finire, potete scrivere su un quaderno il vostro dialogo interno al fine di ridurre il carico cognitivo e il vostro stress.

Concentrandovi su una sola task alla volta diventerete più produttivi e di conseguenza aumenterete l’autostima e la fiducia in voi stessi.

10 – Mettete da parte il vostro perfezionismo

Negli articoli precedenti ho condiviso con voi diversi studi scientifici che mostrano come il perfezionismo aumenti la procrastinazione in molte situazioni della vita personale e lavorativa.

Il perfezionismo non è completamente negativo e comporta due componenti.

La prima consiste nell’avere degli standard elevati, la seconda consiste nel non essere mai soddisfatti dei propri risultati.

Per superare il perfezionismo dovete imparare a fare un compromesso accettando di eseguire un lavoro sufficientemente buono ma non perfetto per i vostri standard. Questo vi permetterà di evitare la procrastinazione.

In un secondo momento, potrete continuare a migliorare quello che avete iniziato per ottenere un miglior livello qualitativo.

Inoltre, avete bisogno di imparare ad attribuirvi i meriti dei vostri risultati al fine di accrescere la vostra autostima.

Con una migliore autostima sarete meno sensibili agli effetti negativi del perfezionismo e sarete ancora più motivati ad agire per cambiare in meglio la vostra vita.

Per approdondire il tema del perfezionismo, vi consiglio di leggere il mio articolo su come smettere di essere perfezionisti.

11 – Automatizzate alcune attività

Avete pensato ad automatizzare una parte delle vostre attività?

Ci sono molte cose che possono essere automatizzate, eccone alcune:

  • i pagamenti
  • la diffusione dei vostri post sui social
  • il backup del vostro computer
  • la redazione parziale o totale dei vostri articoli utilizzando i vantaggi dell’intelligenza artificiale

Sono solo alcuni esempi di cose che possono permettervi di guadagnare del tempo ogni giorno nel vostro lavoro o nella vostra vita privata.

Fatevi questa domanda: cosa posso automatizzare rapidamente nella mia vita lavorativa o privata?

12 – Riducete le interruzioni

Ogni volta che siete interrotti nel vostro lavoro perdete tempo sia per gestire l’interruzione che per ritrovare la concentrazione.

Di conseguenza la vostra produttività precipita drasticamente.

Inoltre, le continue interruzioni contribuiscono anche ad aumentare lo stress e questo è qualcosa che dovete evitare il più possibile.

Ci sono due categorie di interruzioni: quelle che provengono dagli altri e le altre che dipendono da voi.

Per ridurre le interruzioni che non dipendono da voi è fondamentale diventare più assertivi per chiedere agli altri di rispettare il vostro tempo.

Più spiegherete agli altri cosa è importante per voi e quando e come possono contattarvi e minori saranno le interruzioni provenienti dal vostro ambiente esterno.

Per ridurre quelle che dipendono da voi dovete migliorare la votra autodisciplina e capire perché non siete sufficientemente motivati.

Redigete una lista delle distrazioni esterne e interne e decidete cosa farete per ridurre le interruzioni nel corso della vostra giornata lavorativa.

13 – Non ripetete gli stessi errori

Se ci pensate bene, ci sono degli errori che continuate a ripetere e che vi fanno perdere tempo quasi tutti i giorni.

Pensate a questi errori e annotateli su un foglio.

Poi, vicino ad ogni errore scrivete perché lo avete commesso e cosa vi impedisce di cambiare.

Scoprirete che molti dei vostri sbagli dipendono:

  • da cattive abitudini
  • dalla difficoltà a utilizzare le emozioni in modo efficace
  • dalla difficoltà a comunicare bene con gli altri

Scegliete un errore nella lista e decidete cosa potete fare per eliminarlo nel corso di questa settimana.

Poi, pianificate le azioni che dovete intraprendere nella vostra to-do list e nella vostra agenda.

Fate quello che potete, continuate a fare del vostro meglio e occupatevi degli altri errori.

14 – Pianificate in anticipo la vostra giornata

Avevo già parlato dell’utilità di questo consiglio nell’articolo 13 consigli scientificamente provati per diventare organizzati e più efficienti al lavoro.

Programmare i vostri impegni in anticipo la sera prima di andare a dormire è importante se desiderate smettere di perdere tempo al lavoro e nella vita privata.

Si tratta di una nuova abitudine che vi aiuterà a guadagnare almeno un’ora al giorno.

Perché?

Prima di tutto programmando la vostra giornata in anticipo potrete iniziare a lavorare immediatamente perché non dovrete perder tempo per riflettere da dove iniziare il vostro lavoro.

Poi, pianificare il vostro lavoro vi permetterà di preparare in anticipo tutto quello che vi serve per svolgere al meglio i vostri compiti.

Per finire, organizzare le vostre attività la sera prima di dormire agirà come una specie di preparazione mentale che favorirà l’esecuzione delle vostre mansioni.

15 – Fate una bilancio della vostra giornata

Ecco ancora una nuova abitudine produttiva che vi aiuterà ad avere sempre più tempo per quello che conta davvero nella vostra vita.

Alla fine della vostra giornata prendetevi 5 minuti per valutare se siete stati produttivi.

Focalizzatevi prima sugli aspetti positivi e successivamente su cosa potete migliorare.

Scegliete un problema che potete cominciare a risolvere rapidamente.

Agite su di esso, valutate l’efficacia delle vostre azioni e se necessario cambiate approccio fino a trovare quello che funziona meglio.

Vi consiglio di cominciare con piccoli cambiamenti per rinforzare la vostra motivazione e la fiducia in voi stessi.

Poi, potrete gestire dei problemi sempre più complessi.

16 – Collegate ogni attività ad un obiettivo

Questa strategia è semplice ma allo stesso tempo molto efficace.

Uno dei principali motivi per i quali le persone non raggiungono i loro scopi è perché perdono tempo in attività che li allontanano dai loro obiettivi.

Il primo passo consiste nel definire i vostri obiettivi. Se non sapete come procedere vi consiglio di leggere il mio articolo su come definire efficacemente gli obiettivi.

Chiaramente questi obiettivi devono essere coerenti con i vostri valori. Nel caso contrario potreste perdere tempo cercando di raggiungere un obiettivo che poi non vi darà nessuna soddisfazione.

Poi una volta definiti gli obiettivi per l’anno in corso, stilate la vostra lista di cose da fare e prima di pianificare le attività nella vostra agenda, verificate se ogni attività è utile per raggiungere i vostri obiettivi.

Se non lo è eliminatela. Non trovate scuse e pianificate nella vostra agenda esclusivamente cosa conta davvero.

Se non lo farete, vi troverete nuovamente con un’agenda piena di impegni. Di conseguenza, sarete sicuramente occupati ma ben poco produttivi.

17 – Eliminate le vostre abitudini improduttive

Quante abitudini improduttive avete?

Una, 10, 100?

Ognuno di noi ne ha qualcuna. L’importante è individuarle e capire cosa potete fare per migliorare la vostra vita.

In questo articolo mi limito a parlare di due abitudini improduttive molto diffuse.

La prima è la dipendenza dallo smartphone che riguarda principalmente un pubblico giovane.

Se vi limitate a farvi comandare dal vostro telefono, state perdendo e perderete ogni giorno diverse ore.

Un altro problema molto diffuso è il fatto che molte persone dormono sempre meno o hanno un sonno di scarsa qualità perché soffrono di procrastinazione del sonno.

Dal momento che il sonno è un fattore importante per la capacità di concentrazione, se non cambiate le vostre abitudini non soltanto sarete meno produttivi ma inoltre il vostro comportamento avrà sul medio e lungo termine delle conseguenze negative sulla vostra salute.

18 – Superate la procrastinazione

La procrastinazione è il modo più diffuso per perdere tempo e per non fare nulla per cambiare in meglio la propria vita.

Ho scritto diversi articoli sulla procrastinazione e vi invito a leggerli per saperne di più su questo argomento.

In particolare, vi consiglio di leggere 10 consigli fuori dal comune per smettere di procrastinare e 11 consigli per combattere la procrastinazione sul lavoro e a casa.

Molto spesso la procrastinazione dipende:

  • da una paura
  • dal perfezionismo
  • dalla difficoltà intrinseca al compito da svolgere

E voi perché procrastinate?

Una volta individuato il motivo, è importante identificare cosa vi motiva a passare all’azione.

Quando avrete trovato cosa vi spinge a fare qualcosa per cambiare la vostra situazione, continuate a cercare altre motivazioni più forti fino a trovare quella che vi permetterà di superare la procrastinazione.

Conclusione su come smettere di perdere tempo

In questo articolo ho condiviso con voi 18 consigli per smettere de mettere tempo, migliorare la vostra produttività, raggiungere più rapidamente i vostri obiettivi, diventare più soddisfatti e migliorare il vostro benessere.

Se siete interessati al tema della produttività, vi invito a scoprire tutti i miei articoli sulla produttività.

Per avvalervi delle competenze di un coach per la gestione del tempo, scriveteci utilizzando il nostro modulo di contatto o chiamateci telefonicamente o su WhatsApp al numero +33 6 69 46 03 79.

Se siete pronti a passare all’azione, scoprite adesso i nostri pacchetti di coaching:

Questo articolo è disponibile anche in altre lingue

EnglishHow to stop wasting time: 18 effective tips to implement right away

Français Comment arrêter de perdre son temps : 18 conseils à tester rapidement

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