Come gestire le priorità al lavoro e nella vita privata

Come gestire le priorità al lavoro e nella vita privata

Come gestire le priorità al lavoro e nella vita privata

In questo articolo scoprirete consigli utili su come dare priorità ai compiti nel vostro lavoro e più in generale nella vostra vita privata.

Prima di passare ai consigli, vi ricordo che potete beneficiare della competenza di un time management coach della nostra società di coaching per migliorare in modo più efficace la vostra produttività e quella dei vostri colleghi e collaboratori.

Di seguito trovate i miei consigli su come gestire le priorità sul lavoro e nella vostra vita privata.

1 – Date priorità ai vostri compiti in base a ciò che è importante adesso

2 – Mettete in discussione la vostra gestione del tempo professionale e personale

3 – Siate più assertivi

4 – Pianificate del tempo per priorizzare i vostri compiti più importanti

5 – Capite cosa vi fa procrastinare

6 – Priorizzate tenendo conto delle esigenze, delle qualità e delle specificità del vostro team

Adesso vi propongo di passare al mio primo consiglio.

1 – Date priorità ai vostri compiti in base a ciò che è importante adesso

Avete già sentito parlare del concetto di importante e urgente che si può trovare in strumenti come la matrice di Eisenhower.

Il mio obiettivo non è quello di ricordarvi questi principi, ma piuttosto di utilizzarli da una prospettiva diversa.

Se volete gestire meglio il vostro tempo, dovete prima chiarire ciò che è importante per voi ora!

Senza questo, non sarete in grado di dare priorità ai vostri compiti in modo efficace, sarete esposti maggiormente allo stress e non sarete produttivi.

Se siete alla ricerca di altri consigli per migliorare la vostra produttività, vi suggerisco di leggere l’articolo 14 consigli per essere più produttivi sul lavoro e nella vostra vita personale.

In pratica vi consiglio di:

  • diventare consapevole di ciò che è importante per voi ora
  • individuare eventuali incongruenze tra ciò che è importante ora e ciò che era importante prima
  • riadattare la gestione del tempo e le azioni in base alle nuove priorità

Sviluppate l’abitudine di chiedervi ciò che è importante per voi come persona e quella di mettere in discussione il vostro ambiente professionale e personale.

Le situazioni, gli obiettivi e le persone si evolvono e lo stesso vale per voi!

Rimanere aggiornati su ciò che è più importante per voi è importante anche per mantenere un buon equilibrio tra la vostra vita privata e lavorativa.

Se siete un manager, avete bisogno do comunicare costantemente con i vostri responsabili per essere sicuriia di eventuali cambiamenti in termini di obiettivi e priorità.

In questo modo sarete in grado di sostenere efficacemente il vostro team nella realizzazione dei progetti più vitali dell’azienda. Allo stesso tempo, per migliorare il vostro stile di management è necessario sviluppare le abitudini giuste per gestire le vostre priorità come manager.

Per approfondire il tema della gestione di una squadra come manager, vi consiglio di leggere l’articolo 10 principi fondamentali della gestione del tempo per i manager.

Se siete un imprenditore dovreste parlare costantemente con i vostri clienti delle loro esigenze e dei loro problemi più importanti. Questo vi permetterà di migliorare la pertinenza della vostra offerta commerciale e di avere più successo come imprenditore.

In alcuni casi, agirein questo modo vi permetterà anche di anticipare le esigenze dei vostri clienti.

Se decidete di non aggiornare la vostra comprensione di ciò che è importante ora:

  • avrete meno successo
  • vi sentirete facilmente demotivati
  • non sarete soddisfatti
  • sarete più stressati sul lavoro e nella vita privata

Se desiderate approfondire il tema della gestione del tempo o time management, vi invito a leggere l’articolo 7 consigli semplici per superare gli ostacoli della gestione del tempo.

Ora che avete imparato l’importanza di essere consapevoli di ciò che è importante per voi adesso, il prossimo consiglio consiste nel mettere in discussione il vostro modo di gestire il tempo.

2 – Mettete in discussione la vostra gestione del tempo professionale e personale

Come tutti, anche voi avete un vostro modo di pensare e di lavorare.

Nel corso degli anni avete sviluppato il vostro personale sistema per organizzare e gestire il vostro tempo.

Possedete procedure e strumenti che utilizzate regolarmente nella vostra attività professionale.

Ma se volete migliorare la vostra gestione del tempo è probabilmente perché alcune delle vostre abitudini e dei vostri metodi non vi sono più utili come lo erano prima.

Avete diverse opzioni per migliorare la vostra gestione del tempo.

Potete partire da un determinato compito e trovare alcune procedure alternative per eseguirlo in un tempo più breve e con un livello di qualità equivalente o superiore.

Potete dare priorità ai vostri compiti non solo in base al loro livello di importanza, ma anche tenendo conto del vostro livello di energia mentale e fisica. Ciò significa che pianificherete le attività più importanti in base al vostro cronotipo.

Se volete diventare più organizzati sul lavoro, vi consiglio di leggere l’articolo 13 consigli scientificamente provati per diventare organizzati e più efficienti sul lavoro.

Potete anche applicare ad altri compiti una procedura che di solito utilizzate per altri tipi di attività.

Un’altra possibilità è quella di scoprire i metodi e gli strumenti di gestione del tempo utilizzati:

  • dai vostri colleghi con mansioni simili o diverse
  • da altri professionisti che esercitano la vostra professione o altre professioni

L’obiettivo di rimettere in discussione la proprio gestione del tempo è quello di capire cosa vi fa perdere tempo ed energie per attuare i cambiamenti necessari ad aumentare il vostro benessere e la vostra produttività.

Ora che avete capito l’importanza di mettere in discussione la vostra gestion del tempo, il prossimo consiglio consiste nel diventare più assertivi.

3 – Siate più assertivi

Imparare ad essere più assertivi consiste nell’esprimere il proprio punto di vista con fiducia, evitando di entrare in un rapporto conflittuale con gli altri.

Per fare questo è necessario prima di tutto procedere come segue:

  • diventare consapevoli di ciò che è importante per voi e quindi dei vostri valori
  • rinforzare fiducia in se stessi e l’autostima
  • convincere efficacemente gli altri
  • superare i blocchi mentali o le paure

Se avete difficoltà ad essere più assertivi sul lavoro, potreste avere difficoltà a dare priorità ai compiti, a dire di no, a delegare, a fare pause e a gestire lo stress.

L’assertività è un ottimo modo per:

  • riappropriarvi del vostro tempo
  • diventare più produttivi
  • sentirvi più appagati
  • avere rapporti lavorativi e personali più piacevoli
  • raggiungere i vostri obiettivi più facilmente ed essere più felici nella vostra vita

Diventare più assertivi è quindi essenziale per raggiungere i vostri obiettivi e migliorare la qualità della vostra vita professionale e personale.

Ora che avete imparato l’importanza di essere più assertivi, il prossimo consiglio consiste nel pianificare il tempo necessario per priorizzare i vostri compiti più importanti.

4 – Pianificate del tempo per priorizzare i vostri compiti più importanti

È importante definire un’ora specifica del giorno o della sera per pianificare e dare priorità ai vostri compiti.

Per guadagnare tempo ed essere più efficienti, potete pianificare solo i compiti più importanti, quelli che vi porteranno più vicini al vostro obiettivo.

Vi consiglio di pianificare e dare priorità ai vostri compiti sempre alla stessa ora momento del giorno.

In questo modo, diventerà un automatismo e non dovrete più pensarci.

Per identificare correttamente e dare priorità ai vostri compiti più importanti, vi suggerisco di iniziare da ogni obiettivo, poi di:

  • elencare tutti i compiti da svolgere per raggiungere l’obiettivo
  • scegliere l’azione della giornata che avrà il maggiore impatto
  • suddividere questa’azione in fasi chiaramente definite
  • elencare le risorse necessarie per completare con successo ogni attività
  • pianificare i 2 o 3 compiti più importanti tenendo conto del vostro carico di lavoro complessivo per quel giorno e del vostro cronotipo

Scegliete un posto tranquillo per pianificare e dare priorità ai vostri compiti.

Gli ambienti troppo rumorosi e affollati devono essere evitati perché possono ridurre la capacità di concentrazione.

Per quanto riguarda il vostro stato d’animo, cercate di pianificare e dare priorità ai compiti quando vi sentite bene e pieni di energia.

È anche importante:

  • non pianificare troppe attività
  • pianificare pause di una durata adeguata tra un’attività e l’altra
  • tenere conto del tempo perso a causa delle interruzioni
  • pianificare il tempo sufficiente per la pausa pranzo
  • disconnettersi mentalmente e tecnologicamente dal proprio lavoro

Prendere in considerazione tutti questi aspetti vi permetterà di pianificare e svolgere con successo i vostri compiti più importanti della giornata.

Ora che avete imparato l’importanza di pianificare il tempo per dare priorità ai vostri compiti più importanti, il prossimo consiglio consiste nel capire cosa vi fa procrastinare.

5 – Capite cosa vi fa procrastinare

Avete mai dovuto programmare e pianificare compiti importanti e procrastinarne la loro esecuzione per giorni o addirittura settimane?

Se la vostra risposta è sì, non disperate perché non siete soli in questa situazione!

D’altra parte, se la vostra strategia consiste nel riprogrammare queste attività senza capire le cause della vostra procrastinazione, non sarete in grado di progredire con la massima efficacia.

Per risolvere questo problema, vi consiglio di scrivere un elenco di attività che siete abituati a riprogrammare spesso e che sono fonte di stress sul lavoro o nella vostra vita privata.

Poi, accanto a ciascuna di esse, scrivete il motivo per cui procrastinate.

Uno dei motivi più comuni è quello di essere troppo perfezionisti. Per poter agire, dovete imparare ad accettare un’imperfezione temporanea per poter andare avanti nel vostro lavoro ed evitare problemi con i vostri responsabili o clienti.

Altre persone procrastinano perché trovano i loro compiti troppo sgradevoli. In questo caso, potete combinare questo compito sgradevole con uno che vi piace. Ad esempio, preparare le fature mentre ascolta la musica che vi piace.

La procrastinazione può dipendere dal fatto che un compito sia percepito come poco importante o non importante, anche se in realtà è importante. Il problema in questo caso è che a volte questi compiti diventano urgenti e sono fonte di grande stress. In questo caso potete creare un senso di urgenza immaginando le conseguenze negative di non agire subito.

Altre persone procrastinano perché credono di poter essere efficaci solo se lavorano sotto pressione con un’alta dose di adrenalina. È importante aiutare queste persone a capire che questa è solo una convinzione limitante.

Per approfondire il tema della procrastinazione, vi invito a leggere i due articoli seguenti: 10 consigli fuori dal comune per smettere di procrastinare e 11 consigli per combattere la procrastinazione sul lavoro e a casa.

In sintesi, comprendere la causa della vostra procrastinazione e intraprendere le azioni necessarie per cambiare la vostra percezione di una data situazione è essenziale per diventare più produttivi nel vostro lavoro.

Ora che avete imparato l’importanza di comprendere ciòche vi fa procrastinare, il prossimo consiglio consiste nel gestire le priorità tenendo conto delle esigenze del vostro ambiente professionale e personale.

6 – Priorizzate tenendo conto delle esigenze, delle qualità e delle specificità del vostro team

Come imprenditore, dirigente o manager, non potete gestire efficacemente le priorità al lavoro se non conoscete le esigenze, le qualità e le specificità delle persone con cui lavorate.

Se siete responsabili di pianificare i compiti dei vostri collaboratori, dovete tenere conto:

  • del cronotipo di ogni collaboratore
  • dei bisogni specifici della loro vita personale
  • del periodo professionale specifico che ogni dipendente sta attraversando
  • del loro carattere, cioè più introverso o estroverso
  • di come comunicano

Diamo un rapido sguardo a questi diversi aspetti.

Cronotipo

In un articolo su come essere più produttivi, ho già spiegato in modo molto dettagliato l’importanza di tenere conto del cronotipo per migliorare sia il benessere che la produttività sul lavoro e nella vita privata.

Ma in parole povere, il cronotipo è una predisposizione innata per cui ogni individuo è più produttivo in diversi momenti della giornata.

Ciò significa che se avete due collaboratori di cui uno è più produttivo al mattino e l’altro lo è maggiormente nel pomeriggio, dovreste adattare il carico di lavoro al loro cronotipo, altrimenti saranno meno efficienti.

Esigenze personali

La vita personale non può essere separata dalla vita lavorativa. Se le persone con cui lavorate hanno difficoltà nella loro vita personale, la loro efficacia sul lavoro ne risentirà.

Se non ne tenete conto, aumenterete il loro stress e ridurrete la loro produttività.

Quando priorizzate i compiti dei vostri collaboratori, dovreste adattare il carico lavorativo tenendo conto delle loro preoccupazioni.

Periodi specifici

Le persone con cui interagite sul lavoro hanno livelli di motivazione diversi nel lavoro che svolgono.

Non si può assegnare a una persona demotivata lo stesso carico di lavoro di una persona altamente motivata.

Se sei un buon manager dovresti prima di tutto comprendere la fonte di questo minore livello di impegno professionale.

Poi, allo stesso tempo, dovresti adattare il carico di lavoro in base alle difficoltà professionali incontrate da questa persona.

Personalità introversa o estroversa

Non si può motivare un introverso e un estroverso allo stesso modo.

In termini di priorità dei compiti, gli introversi hanno bisogno di maggiore struttura e calma per svolgere bene i loro compiti.

Gli estroversi, invece, si godono la competizione e il lavoro di squadra. Alcuni compiti saranno eseguiti meglio da una persona piuttosto che dall’altra.

Stile comunicativo

Se volete motivare i vostri collaboratori a svolgere i compiti che avete pianificato e a cui avete dato priorità, è importante utilizzare un modo di comunicare adatto alla loro personalità e al loro modo di parlare.

Se desiderate approfondire questo argomento, potete avvalervi della competenza di un coach in comunicazione.

Se non tenete conto delle particolarità comunicative dei vostri collaboratori, avrete meno probabilità di fargli completare in tempo le attività pianificate.

In breve, gestire efficacement le priorità richiede lo sviluppo di una comprensione profonda delle esigenze e del funzionamento delle persone con cui interagite.

Conclusione su come gestire le priorità

In questo articolo, ho presentato 6 consigli per priorizzare le vostre attività in modo efficace, al fine di migliorare la vostra produttività, il benessere, la soddisfazione sul lavoro e nella vita privata.

Se siete interessati al tema della produttività, vi invito a consultare tutti i miei articoli sulla produttività.

Se volete avvalervi delle competenze di un time management coach, vi invito a scriverci subito utilizzando il nostro modulo di contatto o a richiedere le nostre tariffe per il time management coaching.

Questo articolo è disponibile anche in altre lingue

English: How to prioritize your tasks at work and in your private life

Français : Comment prioriser ses tâches au travail et dans la vie privée ? 6 conseils

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